在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前迈进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革如同一场风暴，冲击着企业传统的纸质档案管理模式，使其暴露出诸多痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，敏锐地捕捉到这一行业变革趋势，及时推出了合思档案，为企业应对财务档案管理挑战提供了有力武器，在风险控制与合规方面具有重要意义。
产品背景与行业痛点：传统档案管理的困局
在企业的日常运营中，财务档案管理是一项至关重要却又常常被忽视的工作。传统的纸质档案管理模式，就像一座陈旧的城堡，在新时代的冲击下，逐渐显现出千疮百孔。
首先是归档难题。企业在处理财务档案时，需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票等的一致性。每一张单据都需要人工仔细核对，如同在茫茫大海中寻找一颗针，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案容易遗失，一旦丢失，就意味着企业可能面临着巨大的风险，无论是财务数据的缺失，还是合规性方面的问题，都可能给企业带来严重的后果，这对企业的风险控制与合规构成了极大的威胁。
查找困难也是传统纸质档案管理的一大弊端。受时间和空间的限制，企业无法实时调阅和精准查找所需的档案。想象一下，当企业需要一份重要的财务档案来应对审计或者决策时，却只能在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，这不仅浪费了大量的时间和人力，还可能因为无法及时获取信息而导致决策失误，影响企业的合规经营。
成本高昂同样不容忽视。纸质档案管理对空间和人力的要求极大。企业需要专门的档案室来存放大量的纸质档案，这无疑增加了企业的租赁成本。同时，还需要配备专业的档案管理人员，进一步增加了人力成本。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，成本的增加无疑会给企业带来更大的压力，不利于企业的可持续发展，也不利于企业在风险控制与合规方面的投入。
此外，合规性问题也是传统纸质档案管理的一大隐患。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着信息技术的不断发展，电子数据的安全性越来越受到关注。如果企业的财务档案不能得到妥善的保存和管理，就可能面临数据泄露、篡改等风险，这不仅会损害企业的利益，还可能违反相关法律法规，给企业带来严重的法律后果，严重影响企业的风险控制与合规。
解决方案概述：合思档案的破局之道
面对传统纸质档案管理的诸多痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把利剑，为企业在财务档案管理的困境中开辟出一条新的道路，有效解决风险控制与合规方面的问题。
打破数据壁垒实现数据同源是合思档案的一大亮点。在传统的财务档案管理中，数据往往分散在各个系统中，形成了一个个“数据孤岛”。合思档案通过先进的技术手段，将这些分散的数据整合在一起，实现了数据的同源。这意味着财务人员可以一键联查相关数据，大大提升了工作效率。不再需要在不同的系统中来回切换，节省了大量的时间和精力，同时也减少了因数据不一致而带来的风险，有助于企业的风险控制与合规。
自动组装档案数据是合思档案的另一大优势。以内审以档案数据为标准，合思档案能够自动组装档案数据，提升审计效率。审计工作是企业风险控制与合规的重要环节，传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理大量的档案数据，不仅效率低下，还容易出现错误。合思档案的自动组装功能，使得审计人员可以更加便捷地获取所需的档案数据，提高了审计的准确性和效率，确保企业的财务档案管理符合相关法律法规的要求。
借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，高效管理实物档案。在传统的纸质档案管理中，实物档案的管理是一个难题。合思档案通过虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的一一对应。企业可以通过扫描二维码快速定位所需的实物档案，提高了实物档案的管理效率。同时，虚拟档案库房的建立，也减少了对物理空间的需求，降低了企业的成本，为企业的风险控制与合规提供了有力支持。
核心功能与优势：合思档案的强大实力
合思档案具有强大的功能蓝图和全生命周期管理能力，就像一台精密的仪器，每一个环节都紧密配合，为企业的财务档案管理提供全方位的支持，在风险控制与合规方面发挥着重要作用。
功能蓝图涵盖了多个方面。便捷调阅不打印，企业员工可以随时随地通过系统调阅所需的档案，无需打印纸质档案，既节省了成本，又提高了效率。混序归集免组装，合思档案可以对档案进行混序归集，自动完成档案的组装，无需人工干预，大大减轻了档案管理人员的工作负担。智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，构成了一个完整的档案管理体系，确保企业的财务档案能够得到妥善的管理和利用，有效降低企业在档案管理方面的风险，保障企业的合规经营。
全生命周期管理是合思档案的核心竞争力之一。档案采集阶段，实现了开放式接口互联与自主采集。企业可以通过多种方式将电子档案数据导入合思档案系统，确保数据的完整性和准确性。制档阶段，智能关联与自动组装功能使得档案的制作更加高效和规范。管理阶段，精准权限管控与目录灵活扩展，企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全性。同时，目录的灵活扩展功能，使得企业可以根据自身的需求，对档案目录进行调整和优化。利用阶段，多维检索与一站式预览，企业员工可以通过多种方式检索所需的档案，并且可以在一个界面上预览档案的详细信息，提高了档案的利用效率。
合思档案能够自动化归档，告别重复性工作。传统的纸质档案管理需要大量的人工操作，容易出现错误和遗漏。合思档案的自动化归档功能，使得企业可以将更多的精力放在核心业务上，提高了企业的运营效率。同时，自动化归档也减少了人为因素对档案管理的影响，确保了档案数据的准确性和一致性，有助于企业的风险控制与合规。
实现档案数据同源、透明流转，便于监控和分析。合思档案通过先进的技术手段，实现了档案数据的同源和透明流转，企业可以实时监控档案数据的流动情况，及时发现和解决潜在的问题。同时，系统还提供了丰富的分析工具，企业可以对档案数据进行深入分析，为企业的决策提供有力支持，进一步加强企业的风险控制与合规。
大幅节约成本也是合思档案的重要优势之一。在当前经济环境下，企业需要不断降低成本，提高效益。合思档案通过减少纸质档案的使用、降低人力成本和空间成本等方式，为企业节约了大量的成本。这不仅有助于企业提高经济效益，还可以将节约下来的资金投入到其他核心业务中，增强企业的竞争力，为企业的风险控制与合规提供坚实的经济基础。
应用场景与案例：合思档案的成功实践
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，这些案例充分证明了合思档案在财务档案管理方面的强大实力，以及在风险控制与合规方面的重要作用。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案减少了90%的人工耗时，预计减少综合成本20万元/年。在引入合思档案之前，好想你公司的财务档案管理工作繁琐且效率低下，需要大量的人工投入。合思档案的应用，使得公司的档案管理工作实现了自动化和智能化，大大提高了工作效率，同时也降低了成本。通过减少人工耗时，公司可以将更多的精力放在产品研发和市场拓展上，提高了企业的核心竞争力，确保了企业在风险控制与合规方面的良好表现。
COMMUNE幻师实现纸张使用量减少88%，年节约成本5000万元。纸张使用量的减少不仅降低了企业的成本，还符合环保理念。合思档案的电子档案管理模式，使得COMMUNE幻师可以不再依赖大量的纸质档案，减少了对纸张的需求。同时，电子档案的管理更加便捷和高效，提高了企业的运营效率。通过节约成本，企业可以在其他方面进行更多的投入，提升企业的整体实力，更好地应对风险控制与合规方面的挑战。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，预估节省总体成本30万+/年。档案匹配是企业财务档案管理中的一项重要工作，传统的档案匹配方式需要花费大量的时间和精力。合思档案的应用，使得金牌橱柜公司的档案匹配工作变得更加高效和准确。通过减少档案匹配耗时，公司可以更快地获取所需的档案信息，提高了决策的及时性和准确性。同时，节省的成本也为企业的发展提供了更多的资金支持，有助于企业在风险控制与合规方面取得更好的成绩。
合思档案凭借其先进的技术、完善的功能和显著的应用成效，已经成为企业财务档案管理的得力助手，在风险控制与合规方面发挥着重要作用。如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和优势，让合思档案助力您的企业走向未来财务数智化。
