在当今数字化浪潮风起云涌的时代，国家正大力推进电子凭证的数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局正式开启全面数字化的电子发票试点工作。到2023年12月1日，数电票已在全国36个省区市（含计划单列市）全面落地。紧接着，2023年5月，财政部发布了电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化有着诸多显著优势。它能够优化业务流程，有效改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能大幅降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。在这样的大背景下，企业的报销政策管理面临着新的挑战和机遇，而北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，成为了企业财务数字化转型道路上的得力助手。
合思是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它拥有敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并且在全国22个城市构建了直营服务网络，还通过500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。
国民零食品牌报销政策管理困境突围
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，在报销政策管理方面遭遇了重重困境。该品牌年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链极为复杂，多种销售渠道并行。其管理流程涉及多个系统，繁杂且低效。
在差旅费用方面，差旅平台的对账方案缺乏灵活性。由于企业对核算精细化管理要求颇高，财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后人工记账。这种方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务人员的真正价值。
事前事中管控的不连贯，使得差旅控制既不精细也不灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，这对企业的利润空间造成了严重挤压。
在会计档案管理上，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案时，极易出错，造成了高额的人力物力浪费。该品牌的报销政策管理急需一套行之有效的解决方案。
合思定制报销政策管理良方
针对该国民经典零食品牌的报销政策管理难题，合思量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工完成差旅申请后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。合思商城和TMC会为企业提供详细的对账单，方便企业进行后续的财务管理。
在财务核算和记账环节，合思设立了对账结算中心。如果是线上统一开票，系统可以实现自动拆分结算和自动记账；如果是线下统一开票，则进行线下结算和手工记账。这种灵活的处理方式，充分考虑了企业的实际情况，提高了财务工作的效率。
在档案管理方面，合思实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节也实现了L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有诸多显著特点。便捷申请方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印【合思费控】；同屏比价方面，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化【合思商城】；多源采集方面，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理【合思档案】。这些特点使得企业的报销政策管理更加高效、便捷。
合思方案驱动报销政策管理升级
合思的解决方案为该国民经典零食品牌的报销政策管理带来了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约了200万 + 。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右，大幅上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可以实现线上开票、自动对账记账，这极大地提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了60%。
在业财融合方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程，规范了档案室管理；简化的装订流程，大幅降低了成本；智能关联功能，使得凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率也得到了大幅提升。
合思的解决方案在报销政策管理方面优势明显。它帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、业财融合和财务数字化转型，提高了企业的管理效率和竞争力。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
合思作为专业的财务数智化服务提供商，将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，与企业共同推动行业的进步和发展。如果您的企业也想提升报销政策管理水平，开启财务数字化转型之旅，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思的产品和服务，还能免费试用，体验合思为报销政策管理带来的全新变革。
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