在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市。紧接着，2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。电子凭证无纸化不仅能够优化业务流程，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。
北京合思信息技术有限公司成立于 2014 年，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思在这一电子凭证数字化转型的大趋势下，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业挖掘更多净利润，展现出了非凡的重要性和影响力。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市建立了直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营。在这其中，报销流程标准化起到了至关重要的作用，它让企业的财务流程更加清晰、高效。
国民零食巨头财务困境探秘
有这样一个畅销 30 余年的国民经典零食品牌，它就像零食界的一颗璀璨明星，拥有庞大的销售版图，业务覆盖全国。然而，随着企业的不断发展，其财务方面却面临着诸多挑战与痛点。
该品牌年单据量高达 2.6 亿，供应链极为复杂，多种销售渠道并行。管理流程涉及多个系统，导致整体流程繁杂且低效。在差旅管理方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却极高。财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，然后人工记账。这样的操作方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。报销流程标准化的缺失，让整个差旅报销环节陷入混乱。
此外，该企业事前事中管控不连贯，差旅控制既不精细也不灵活，使得差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，这就像一艘在大海中航行却没有精准导航的船，迷失了方向。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。报销流程缺乏标准化，让这些问题变得更加棘手。
合思定制化解决方案登场
面对该国民经典零食品牌的财务困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，其中报销流程标准化是这一方案的核心亮点。
在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，既可以在合思商城订购，也可以通过 TMC 订购。合思商城会提供对账单，TMC 也有相应的对账单，让消费情况一目了然。这一过程中，报销流程标准化确保了每一笔消费都有规范的记录和审批流程。
在财务核算、记账方面，合思设有对账结算中心。对于线上统一开票的情况，可实现自动拆分结算、自动记账；对于线下统一开票，则是线下结算、手工记账。这种灵活的方式既满足了企业不同的业务需求，又通过报销流程标准化提高了财务工作的准确性和效率。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。这一创新的档案管理模式，借助报销流程标准化，实现了档案管理的智能化和高效化。
合思的解决方案还具备诸多实用功能。便捷申请功能让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地简化了报销流程，体现了报销流程标准化的优势。同屏比价功能可以统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了工作效率。多源采集功能则实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，进一步强化了报销流程标准化的实施效果。
合思方案带来显著成效
合思的解决方案为该国民经典零食品牌带来了显著的成果，而报销流程标准化在其中发挥了关键作用。
在成本节约方面，该企业年度节约了 200 万 + 的差旅费用。从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了 60%。报销流程标准化让每一笔费用都得到了合理的控制和管理。
在业财连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过报销流程标准化，业务数据和财务数据实现了无缝对接，让企业的财务管理更加科学、规范。
在数据采集与校验方面，合思打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这一过程中，报销流程标准化确保了数据的准确性和可靠性。
在线上线下一体化管理方面，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。报销流程标准化让企业的管理更加高效、有序。
合思引领财务数字化转型未来
合思凭借其强大的财务收支管理平台和专业的解决方案，帮助众多企业如该国民经典零食品牌实现了财务数字化转型，取得了显著的降本增效成果。在这个过程中，报销流程标准化成为了企业成功转型的关键因素。
电子凭证数字化转型是大势所趋，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和优化产品与服务，为更多企业提供有力支持。合思深知报销流程标准化对于企业的重要性，将不断完善相关功能，为企业提供更加优质的服务。
合思提供免费试用，有专业的客户成功团队为企业提供全方位服务保障，还有灵活定价模式和强大的集成能力等优势。企业若想在财务数字化浪潮中抢占先机，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思，拨打电话 400 – 105 – 6505 或访问网站 www.hosecloud.com 了解更多，开启报销流程标准化的全新之旅。
