合思档案:引领企业智能文档管理数字化转型

在数电票迅速扩张的当下,企业财务档案管理正面临着全新的挑战。传统的纸质档案管理方式不仅成本高昂、效率低下,而且难以适应数电票管理的特殊要求。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台,为企业提供了全方位的解决方案,助力企业顺利实现智能文档管理的数字化转型。

合思档案:引领企业智能文档管理数字化转型
在数电票迅速扩张的当下,企业财务档案管理正面临着全新的挑战。传统的纸质档案管理方式不仅成本高昂、效率低下,而且难以适应数电票管理的特殊要求。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台,为企业提供了全方位的解决方案,助力企业顺利实现智能文档管理的数字化转型。

行业痛点:传统管理的重重困境

  • 数电票管理的特殊挑战
    随着“数字化凭证时代”的到来,数电票管理有着特殊要求。企业必须以 XML 格式存档数电票,同时对 XBRL 文件有写入财务入账信息的要求。这意味着企业需要专业的平台来适应这些变化,否则将在数电票管理上陷入困境。

  • 纸电混合时代的各方困扰
    在纸电混合的时代,企业不同角色面临着各自的难题。企业高管承受着纸质档案管理成本高的压力,而且档案中的数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被档案整理工作耗费大量时间,手动匹配核对的工作枯燥又繁琐。业务人员也因报销流程的繁琐而烦恼不已。

  • 企业面临的多重成本与风险
    企业在传统档案管理中存在着高显性成本,如纸质凭证输出的耗材成本以及对大量存储空间的需求。同时,高隐形成本也不容忽视,手工装册归档的工作量巨大,数据利用效率却十分低下。此外,企业还面临着高合规风险,电子凭证管理手段的缺乏以及纸质档案易损坏的问题,都可能给企业带来不必要的麻烦。

解决方案概述:合思档案的多维度应对

  • 领先的单套制及场景化方案
    合思档案提供领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案,能够满足不同场景下的档案管理需求。它可以连接各类异构业财系统,实现发票、回单等的自动匹配,确保应收尽收。

  • 定制化方案服务不同角色
    针对不同角色,合思档案提供了定制化方案。为 CEO/高管沉淀数据资产,助力其做出更明智的决策。为归档员/财务提高工作效率,实现数据的透明流转。对于外部审计,实现档案外审的在线化,让审计工作更加便捷。

核心功能亮点:智能文档管理的强大支撑

  • 智能采集:多渠道资料汇聚
    合思档案通过外部生态规则引擎和内部多种采集方式,能够实现多渠道、多系统、多类型会计资料的采集。无论是来自何种渠道的会计资料,都能被高效地收集到系统中,为后续的档案管理工作奠定基础。

  • 智能制档:高效规范的档案生成
    规则引擎自动组装档案,字段映射方便查阅。同时,“四性检测 + 业务检测”为归档数据质量提供了有力保障。这使得档案生成过程更加高效、规范,确保了档案的准确性和完整性。

  • 档案管理:精准管控与灵活扩展
    在档案管理方面,权限管理能够精准管控,确保不同人员只能访问其权限范围内的档案。档案目录可以灵活扩展,系统还规范预置档号,方便档案的分类和管理。

  • 档案应用:便捷多样的查询与利用
    多维检索功能可以满足多场景的查询需求,一站式预览实现穿透联查。此外,系统支持外部系统调阅、可视化盘点和档案借阅等功能,让档案的利用更加便捷多样。

用户收益:合思档案带来的显著价值

  • 显著降本增效
    合思档案能够帮助企业节约纸张和整理成本,提升检索效率,同时保障管理的合规性。通过数字化的档案管理方式,企业可以减少不必要的开支,提高工作效率。

  • 全链路拉通
    电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”,拉通了业财税档全链路。这使得企业的各个环节能够更加紧密地联系在一起,实现信息的共享和协同。

  • 数据价值实现
    合思档案让数据“活起来”,实现数据的价值,助力企业决策。通过对档案数据的分析和挖掘,企业可以获取有价值的信息,为决策提供有力支持。

  • 管理能效提升
    资源重组,提升管理能效,实现企业效益的最大化。合思档案帮助企业优化档案管理流程,提高资源利用效率,从而提升企业的整体竞争力。

典型场景:合思档案的广泛应用

  • 企业高管:数据资产沉淀与利用
    企业高管可以通过合思档案沉淀数据资产,保障企业合规运营,提升档案的利用效率。有了准确、完整的档案数据,高管能够做出更加科学的决策,推动企业的发展。

  • 归档员/财务:效率提升与数据流转
    归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率,实现数据的透明流转。减少了繁琐的手工操作,让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

  • 外部审计:便捷高效的审计工作
    对于外部审计,合思档案实现了档案外审的在线化和一键查询借阅。审计人员可以更加便捷地获取所需的档案信息,提高审计工作的效率和准确性。

客户成功案例:真实见证合思档案的实力

  • 海亮教育:迈向无纸化的高效之路
    海亮教育在使用合思档案后,随着服务单位的增多,作业人员增加较少,凭证自动化率高,正逐步向无纸化迈进。这表明合思档案能够在不增加过多人力的情况下,满足企业业务增长的需求,提高工作效率。

  • 徐福记:全集团无纸化管理升级
    徐福记实现了全集团的无纸化管理,通过在线匹配组装和异地线上调阅,管理效率得到了显著提升。合思档案帮助徐福记打破了地域限制,让档案管理更加便捷高效。

  • 中交水规院:单套制落地成本降低
    中交水规院通过合思档案实现了单套制落地,减少了成本,审计工作也更加便利安全。单套制的实施不仅降低了企业的运营成本,还提高了审计工作的质量和安全性。

  • 金牌橱柜:清晰便捷的档案查阅体验
    金牌橱柜使用合思档案后,档案数据呈现清晰,查阅便捷高效。员工可以快速找到所需的档案信息,提高了工作效率。

合思档案凭借其强大的功能和丰富的实践经验,为企业提供了可靠的智能文档管理解决方案。无论是政策推动、合规要求,还是降本增效的目标,选择合思档案都是企业数字化建设的明智之选。如果您想体验合思档案带来的智能文档管理新变革,现在就可以免费试用,立即联系我们(电话:400 – 105 – 6505;网站:www.hosecloud.com),开启财务档案管理的数字化之旅!

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captaincaptain
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