在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化的新时代已悄然来临。然而，企业在财务档案管理领域依旧面临着重重挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其前瞻性的视野和卓越的技术实力，推出了智能归档平台——合思档案，为企业提供了行之有效的解决之道。
行业痛点剖析
- 档案管理困境重重
企业在财务档案管理的征程中，宛如置身于荆棘丛林，每一步都充满了艰难险阻。归档工作，如同一场耗时耗力的持久战。财务人员需要花费大量的时间和精力，去确认单据、发票、回单和凭证之间的一致性。哪怕是一丝一毫的疏忽，都可能导致档案遗失，给企业带来难以估量的损失。
查找档案更是让人头疼不已。纸质档案受限于时空的枷锁，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。在紧急需要某份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的文件中苦苦寻觅，效率之低下可想而知。
成本问题也是企业不得不面对的一座大山。大量的纸质档案管理，对空间和人力提出了极高的要求。不仅需要租赁宽敞的仓库来存放档案，还需要投入大量的人力进行整理、保管和维护，这无疑给企业带来了沉重的经济负担。
合规性方面，纸质档案管理办法犹如一座摇摇欲坠的大厦，难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。随着信息技术的飞速发展和法律法规的不断完善，企业面临的合规风险也日益增加。
此外，企业还面临着数据乱、存储贵、效率慢、利用难等诸多问题。业务和财务系统的数据互不连通，就像两座孤岛，无法实现信息的共享和协同。实物档案的存储成本高昂，而且容易受到损坏和丢失的威胁。纸质档案的录入操作不仅耗时费力，还容易出现错误，导致档案的准确性和完整性受到影响。档案的价值无法得到最大化的发挥，企业无法从档案中获取有价值的信息，为决策提供有力的支持。
解决方案概览
- 全流程打通的智能归档新方案
合思推出的智能归档平台——合思档案管理平台，犹如一把神奇的钥匙，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。它打破了数据孤岛的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等各种数据进行整合，实现了数据的同源。从此，企业的数据不再是一盘散沙，而是一个有机的整体，为企业的决策提供了更加准确、全面的信息支持。
智能归档平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份档案都有其独特的“身份证”——二维码，通过扫描二维码，就可以快速定位到对应的电子档案和实物档案，方便审计和查阅。
OCR技术的应用，更是让档案管理变得轻松高效。它可以自动识别和整理文档信息，将实物档案转化为数字化副本，并根据预设的规则自动进行归档。这不仅大大提高了归档的效率，还减少了人为错误的发生，保证了档案的准确性和完整性。
核心功能亮点
- 全生命周期管理的智慧之选
合思档案智能归档平台具有强大的全生命周期管理功能，为企业的财务档案管理提供了全方位的保障。
在档案采集阶段，智能归档平台通过开放式接口互联，实现了自主采集。它可以自动识别大文件，并将其进行切割处理，同时对数电票进行自动化解析，大大提高了采集的效率和准确性。
档案制档时，智能归档平台展现出了卓越的智能关联和自动组装能力。它可以对档案进行四性检测和业务检测，确保档案的合规性和准确性。同时，它还支持自定义版式文件，满足企业多样化的需求。
在档案管理方面，智能归档平台采用了精准的权限管控机制，确保只有授权人员才能访问和操作档案。档案目录可以灵活扩展，方便企业根据自身的需求进行调整和优化。水印管理功能则为档案的安全性提供了进一步的保障，防止档案被非法复制和传播。档号符合国标要求，保证了档案的规范性和统一性。
档案利用阶段，智能归档平台更是尽显优势。它可以实现多维检索和一站式预览，让用户可以快速找到所需的档案。支持在线借阅和异构系统联查，方便用户在不同的系统之间进行数据交互和共享。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让档案的管理更加直观、便捷。
用户收益洞察
- 降本增效的显著成果
使用合思智能归档平台，能为企业带来显著的收益。在时间成本方面，好想你健康食品股份有限公司通过使用智能归档平台，减少了90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这意味着企业可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高企业的竞争力。
成本降低也是智能归档平台带来的重要收益之一。多家企业通过使用智能归档平台，年节约成本从数万到数百万不等。同时，它还减少了仓储需求，节约了纸张、档案盒等资源，实现了低碳运营。
效率提升是智能归档平台的又一亮点。归档效率、审计效率、报销效率等都得到了大幅提升。企业可以更加快速地完成各项财务工作，提高工作效率和质量。
合规性方面，智能归档平台确保了档案的合规性和数据的安全可用。它可以帮助企业遵守相关的法律法规，避免因档案管理不善而带来的法律风险。
典型场景应用
- 多场景下的得力助手
在企业的财务日常工作、审计工作、档案查阅等场景中，合思智能归档平台都能发挥重要的作用。
在财务工作中，财务人员可以通过智能归档平台实现便捷利用。一键联查功能让他们可以快速找到相关的档案和数据，提高工作效率。
审计时，智能归档平台以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。审计人员可以更加快速、准确地获取所需的档案信息，减少审计时间和成本。
查阅档案时，用户可以通过电子查询定位实物位置，实现快速精准查找。无论是在办公室还是在外出差，只要有网络，就可以随时随地查阅档案，方便快捷。
客户成功案例
- 众多企业的共同选择
合思智能归档平台已经得到了众多企业的认可和好评。好想你健康食品股份有限公司通过使用智能归档平台，解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。大量的人工耗时和管理成本得到了有效降低，企业的财务工作更加高效、规范。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。成本得到了有效控制，报销效率得到了显著提高。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过使用智能归档平台，降低了档案匹配和查询耗时，预估节省总体成本30万+/年。同时，它还保证了档案的合规性，为企业的发展提供了有力的支持。
在当前企业对财务档案管理要求日益提高的背景下，合思智能归档平台无疑是企业的明智之选。如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思智能归档平台。现在，您可以免费试用合思智能归档平台，亲自体验它的强大功能和卓越性能。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，让合思助力您的企业开启财务数智化新征程。
