在数字化浪潮席卷而来的当下，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道。电子行程单作为电子凭证的重要组成部分，其全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。传统纸质档案管理在电子行程单等凭证的处理上，面临着诸多痛点。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了合思档案，为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业在电子行程单管理等财务工作中实现质的飞跃。
产品背景与行业痛点
- 电子行程单数字化浪潮下的传统管理困境
2024年，铁路、民航旅客运输领域大力推广使用全面数字化的电子发票，其中电子行程单的数字化开具也取得了显著进展，这标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配。然而，电子行程单在接收、报销、入账、归档等环节仍面临着重重难题。传统纸质档案管理模式在电子行程单处理上的弊端愈发凸显。
归档难题首当其冲。以好想你健康食品股份有限公司为例，在处理电子行程单等相关单据进行财务归档时，财务人员需花费大量时间确认单据的一致性。大量的电子行程单和其他凭证混杂在一起，人工核对的工作量巨大，而且档案遗失的情况也难以避免，这不仅影响了财务工作的效率，还可能带来潜在的合规风险。
查找困难也是传统管理的一大痛点。当企业需要查阅电子行程单等档案时，纸质档案的查找方式往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅。在快节奏的商业环境中，这种低效的查找方式严重影响了企业的决策速度和运营效率。
成本高昂同样不容忽视。大量的电子行程单等纸质档案管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。而且，纸质档案管理办法难以保证电子行程单等电子原文件的长期保存和数据安全可用，随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、丢失等情况，导致重要数据的丢失。
解决方案概述
- 合思档案打通电子行程单管理全流程
合思档案凭借其卓越的技术架构和创新的服务模式，全面打通了电子行程单等电子凭证会计处理的全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
针对不同企业在电子行程单管理等方面的业务痛点，合思档案提供了一系列切实可行的解决方案。打破壁垒、数据同源是其重要优势之一。通过合思档案，企业可以将电子行程单等各类财务数据进行整合，实现数据的统一管理和共享，避免了数据的分散和重复录入，提高了数据的准确性和及时性。
自动组装、审计便捷也是合思档案的一大亮点。系统可以自动对电子行程单等凭证进行组装和分类，减少了人工操作的工作量和错误率。同时，在审计环节，系统可以提供详细的审计线索和数据支持，让审计工作更加高效和准确。
实物高效管理方面，合思档案为企业提供了一套完整的实物档案管理解决方案。对于电子行程单等实物档案，系统可以实现混序归档和可视化盘点，让企业能够实时掌握档案的存储情况和使用状态，提高了档案管理的效率和安全性。
核心功能与优势
- 合思档案实现电子行程单全生命周期管理
合思档案在电子行程单等电子会计档案管理方面具有诸多核心功能和显著优势，能够实现电子会计档案的全生命周期管理。
便捷调阅不打印是合思档案的一大特色。企业员工无需打印电子行程单等档案，只需通过系统即可实现便捷调阅。这不仅节省了纸张和打印成本，还提高了工作效率。混序归集免组装则进一步简化了档案管理流程。系统可以对电子行程单等档案进行混序归集，自动完成档案的组装和分类，无需人工干预。
智能采集是合思档案的重要功能之一。系统通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了电子行程单等档案的自动采集。无论是从外部平台获取的电子行程单，还是企业内部系统生成的相关凭证，都可以快速、准确地采集到合思档案系统中。
预归档服务为电子行程单等档案的管理提供了有力支持。系统集成了多种服务，如规则引擎、元数据服务等，可以对采集到的档案进行预处理和分类，确保档案的准确性和完整性。
基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面。在电子行程单存储方面，系统采用了安全可靠的存储技术，确保档案数据的安全和稳定。检索功能支持多维检索和一站式预览，用户可以快速找到所需的电子行程单。借阅管理实现了在线借阅和审批，提高了档案的使用效率。销毁管理则严格按照相关规定进行，确保档案的合规销毁。
档案服务功能丰富多样，包括辅助审计、项目管理、统计分析等。在电子行程单管理中，辅助审计功能可以为审计工作提供详细的数据支持和审计线索，帮助企业及时发现和解决问题。项目管理功能可以对涉及电子行程单的项目进行全程跟踪和管理，确保项目的顺利进行。统计分析功能可以对电子行程单等档案数据进行深入分析，为企业的决策提供有力支持。
合思档案的优势还体现在全流程的合规化、自动化、数字化上。在档案采集环节，系统采用开放式接口互联自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析，确保了采集过程的合规性和高效性。档案制档实现了智能关联、自动组装，四性检测、业务检测、自定义版式文件，保证了档案的质量和规范性。档案管理方面，精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，提高了档案管理的安全性和合规性。档案利用环节，多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，让档案的使用更加便捷和高效。
应用场景与案例
- 电子行程单管理典范企业的成功实践
合思档案在多个行业得到了广泛应用，众多企业通过使用合思档案，在电子行程单等财务档案管理方面取得了显著成效。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过引入合思档案，在电子行程单管理等方面实现了质的飞跃。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。合思档案的高效管理模式，让好想你在电子行程单等财务档案处理上更加轻松自如，提高了企业的运营效率和竞争力。
餐饮行业的COMMUNE幻师同样受益于合思档案。上线电子会计档案管理系统后，在电子行程单等档案管理方面实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。电子行程单等档案的高效管理，让COMMUNE幻师在财务管理上更加精细化，为企业的发展提供了有力支持。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，通过合思档案提供的统一存储、搭建业务证据链、数据共享一站式查阅、银行回单无纸化等解决方案，在电子行程单管理等方面取得了显著效果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。合思档案的应用，让金牌橱柜在电子行程单等财务档案管理上更加规范、高效，提升了企业的整体形象和管理水平。
开启财务数智化新征程
合思档案为企业提供了高效、合规、低成本的电子会计档案管理解决方案，在电子行程单等财务档案管理方面具有显著优势。众多企业已经从中受益，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着电子行程单等财务档案管理难题，不妨选择合思档案，开启财务数智化的新征程。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的服务，让有限的资源发挥更有效的作用。立即联系我们，电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com。
