在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代,数电票正以前所未有的速度在企业间广泛应用,相关政策也在大力推动企业的数字化转型进程。然而,许多企业在财务档案管理方面却面临着诸多困境。传统的纸质档案管理方式不仅成本高昂,需要耗费大量的存储空间、人力和物力来进行保管和整理;而且效率低下,查找和调用档案时往往需要花费大量时间;更重要的是,还存在着较大的合规风险,容易出现档案丢失、损坏等问题。在这样的背景下,企业迫切需要一个专业的电子会计档案管理平台,以适应数字化凭证时代对财务档案管理的新要求,实现安全文档存储的目标。
解锁档案管理新密码:合思档案解决方案全景
合思档案凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力,为企业提供了一套领先的单套制解决方案(标准方案),同时还配备了六大场景解决方案。这六大场景解决方案涵盖了档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查以及大数据等多个方面。
通过档案扩展解决方案,企业可以根据自身业务的发展和变化,灵活地对档案管理系统进行扩展,满足不断增长的档案存储和管理需求,确保安全文档存储的容量能够随需应变。证据链完整性解决方案则保证了企业在档案管理过程中,每一份档案的相关证据链都完整无缺,为企业的合规运营提供了坚实的保障。共享调阅解决方案使得企业内部不同部门之间能够方便快捷地共享和调阅档案,提高了工作协同效率。数电票解决方案专门针对数电票的管理需求,实现了数电票的高效采集、存储和利用。实物备查解决方案则将电子档案与实物档案进行了有机结合,方便企业对实物档案进行管理和查询。大数据解决方案利用先进的数据分析技术,对企业的档案数据进行深度挖掘和分析,为企业的决策提供有力支持。这些丰富多样的解决方案,能够满足企业在不同场景下的档案管理需求,真正实现了安全文档存储的全方位覆盖。
合思档案核心功能:安全文档存储的强大引擎
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多源采集:数据汇聚的智慧之门
合思档案支持接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。它能够连接各类异构业财系统,无论是企业内部的财务系统、业务系统,还是外部的相关系统,都可以与之进行无缝对接。通过这种方式,合思档案可以广泛采集各种类型的数据,将分散在不同系统中的档案数据汇聚到一个统一的平台上,为企业实现安全文档存储奠定了坚实的数据基础。无论是电子发票、合同文件,还是其他重要的业务文档,都能够被准确无误地采集到系统中,确保企业的档案数据完整无缺。 -
智能制档:档案生成的智能魔法
在采集到大量的档案数据后,合思档案通过规则引擎自动组装档案。它能够根据预设的规则,对采集到的数据进行字段映射,将不同格式和来源的数据进行标准化处理。同时,系统还会进行“四性检测+业务检测”,即对归档数据的真实性、完整性、安全性和可用性进行全面检测,以及对业务逻辑的合理性进行检测。只有通过严格检测的数据才能被正式归档,从而保障了归档数据的质量,确保企业的安全文档存储真正做到了安全可靠。 -
档案管理:精细管控的得力助手
合思档案具备完善的权限管理功能,企业可以根据不同用户的角色和职责,设置不同的访问权限,确保档案数据的安全性和保密性。同时,档案目录可以灵活扩展,企业可以根据自身的业务需求和管理习惯,自定义档案目录结构,方便对档案进行分类和管理。系统还规范预置档号,使得每一份档案都有唯一的标识,便于快速查找和定位。这些功能使得合思档案能够多场景适配,满足档案在不同阶段的管理要求,无论是档案的创建、存储,还是查询和借阅,都能够实现高效、精细的管理,进一步提升了安全文档存储的质量和效率。 -
档案应用:数据价值的挖掘利器
合思档案实现了多维检索功能,用户可以根据档案的各种属性,如时间、类型、关键字等进行快速检索,大大提高了查找档案的效率。一站式预览功能让用户在检索到档案后,无需打开多个应用程序,即可在系统内直接预览档案内容。穿透联查功能则允许用户从一份档案关联到与之相关的其他档案和业务数据,实现了数据的深度挖掘和利用。此外,系统还支持外部系统调阅,方便企业与合作伙伴之间的信息共享;可视化盘点档案数据功能让企业对档案的存储情况一目了然;档案借阅服务则规范了档案的借阅流程,确保档案的安全使用。电子与实物档案高度融合,实现了档案全场景数字化利用,使得企业能够充分挖掘档案数据的价值,为企业的决策和发展提供有力支持,同时也进一步巩固了安全文档存储的应用价值。
合思档案应用:多角色赋能与成功实践
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多角色应用场景:为企业各层级保驾护航
对于CEO/高管而言,合思档案能够帮助他们沉淀数据资产。通过对企业档案数据的有效管理和分析,CEO/高管可以获取有价值的信息,助力决策数智化。同时,减少了传统纸质档案管理的成本,实现了降本增效。在安全文档存储的基础上,为企业的战略决策提供了坚实的数据支撑。
对于归档员/财务人员来说,合思档案提高了他们的工作效率。传统的档案管理工作往往需要耗费大量的时间和精力进行手工操作,而合思档案实现了数据的自动化采集和处理,使得归档员/财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。同时,数据的透明流转也让他们能够实时掌握档案的状态和流向,确保工作的准确性和及时性,进一步保障了安全文档存储的高效性。
对于外部审计人员,合思档案实现了档案外审在线化。他们可以通过系统在线调阅企业的档案,进行审计工作,无需再到企业现场进行繁琐的纸质档案查阅。而且,档案数据的可溯源性使得审计工作更加方便快捷,提高了审计效率和质量,为企业的合规运营提供了有力保障,也体现了安全文档存储在审计环节的重要作用。 -
客户案例:多行业成功转型典范
多个不同行业的企业都选择了合思档案来解决他们在会计档案管理方面的难题。例如,某制造业企业在使用合思档案之前,面临着会计档案纸电混合难管理的问题,手工作业效率低下,档案管理流程复杂。通过引入合思档案,该企业实现了业财一体,将财务系统和业务系统的数据进行了有效整合,提高了数据的准确性和及时性。同时,管理自动化和流程精简使得企业的档案管理工作更加高效,降低了管理成本,实现了降本增效的目标。在安全文档存储方面,该企业也得到了极大的提升,档案数据的安全性和可靠性得到了有效保障。
又如,某服务业企业在使用合思档案后,解决了档案管理过程中的合规风险问题。合思档案的证据链完整性解决方案确保了企业的档案数据在各个环节都有完整的记录和追溯,为企业的合规运营提供了有力支持。同时,档案的共享调阅功能提高了企业内部各部门之间的协同效率,促进了企业的业务发展,进一步验证了安全文档存储在企业运营中的重要价值。
电子会计档案是企业数字化建设的必然选择,也是实现安全文档存储的重要途径。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能与优势,以及丰富的成功案例,能够帮助企业解决档案管理难题,实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼,不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多,还可以申请免费试用,亲身体验合思档案为您带来的安全文档存储新体验。