在当今数字化时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。以高新兴科技集团为例，作为一家在智慧城市物联网领域深耕的产品与服务提供商，其在财务档案管理方面遭遇了重重难题。而合思的电子档案管理系统为其提供了行之有效的解决方案，开启了财务档案管理的新篇章。
客户简介：科技巨擘的档案管理困局
高新兴科技集团，一家在资本市场熠熠生辉的上市公司，亦是智慧城市物联网产品与服务的佼佼者。公司始终秉持创新驱动发展的理念，每年在研发上的投入占营业收入的10%以上，凭借强大的科研实力，拥有核心知识产权超过2000项。其规模更是不容小觑，员工数量达3000多人，国内服务网点多达170多个。然而，随着企业的不断发展壮大，大量的财务数据也随之而来，年银行回单数10万+，发票数15万+，电子凭证量30万+，传统的档案管理方式已难以适应企业的发展步伐，电子档案管理系统的需求愈发迫切。
业务痛点：传统档案管理的瓶颈之困
- 成本之殇
高新兴围绕智慧城市物联网产品与服务开展业务，传统的档案管理方式却成了企业发展的绊脚石。在报销、采购付款等业务流程中，需要耗费大量的人力进行打印、整理、装订及归档工作，库房人员的管理成本居高不下。而且，繁琐的借阅流程和实物借出手续，更是让员工苦不堪言，严重影响了工作效率。电子档案管理系统的缺失，使得企业在档案管理成本上背负了沉重的负担。 - 合规隐患
电子源文件未得到合规保存，这不仅不符合会计电子档案管理法规的要求，还为企业的档案管理埋下了合规性隐患。档案归档规范仅依靠人工控制，缺乏系统化的管理，使得档案管理犹如一座摇摇欲坠的大厦，随时可能面临风险。电子档案管理系统的引入，成为解决这一问题的关键。 - 利用低效
在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时，企业面临着巨大的困难。由于缺乏有效的管理系统，查询工作需要耗费大量的人力，而且不能实现跨系统调阅，严重影响了档案的利用效率。电子档案管理系统能够打破这一壁垒，提升档案的利用价值。
解决方案：合思系统的精准破局
- 低开发成本：无缝对接异构系统
合思的电子档案管理系统具有低开发成本的显著优势。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这种强大的兼容性，使得企业无需投入大量的资金和精力进行系统开发，即可实现档案数据的高效采集和管理。 - 自动制档：释放财务人员精力
该系统能够释放财务人员的精力，实现凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测，保障证据链的完整，档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。电子档案管理系统的自动制档功能，让财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来，专注于更有价值的工作。 - 全场景数字化利用：打破查询壁垒
合思的电子档案管理系统打破了传统档案管理需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，即可查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案全场景的数字化利用。这种便捷的查询方式，大大提高了档案的利用效率。
实施过程：步步为营打造高效体系
- 数据采集：自动获取档案信息
通过生成式接口，电子档案管理系统自动采集高新兴各系统的档案数据，确保数据的准确性和及时性。这为后续的凭证匹配和档案管理奠定了坚实的基础。 - 凭证匹配：实现自动关联组装
对凭证数据进行自动匹配组装，配置档案关联规则，使得不同系统会计凭证能够自动关联匹配。这一过程实现了档案数据的有序整合，提高了档案管理的效率。 - 数字化体系：建立跨系统查询机制
建立档案全场景数字化利用体系，实现跨系统的一键查询。电子档案管理系统让用户能够轻松获取所需的档案信息，打破了系统之间的界限，提升了档案的利用价值。
成果效益：显著提升与成本节约
实施合思的电子档案管理系统后，高新兴取得了显著的成果。归档效率提升了90%，这意味着企业能够更快地完成档案整理和归档工作，提高了工作效率。同时，为企业年节约成本30万+，电子档案管理系统的应用，实现了企业的降本增效。
客户评价：满意背后的降本增效
虽然高新兴并未明确给出评价，但从取得的成果效益可以推测，企业对合思的电子档案管理系统是非常满意的。该系统解决了企业档案管理的诸多痛点，实现了降本增效，为企业的发展提供了有力的支持。
众多像高新兴这样的企业，在合思电子档案管理系统的帮助下，实现了财务档案管理的优化和降本增效。如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思的电子档案管理系统。现在，您还可以免费试用电子档案管理系统，让合思助力您的企业实现财务数智化转型，让有限更有效。
