在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们以一家知名的国民经典零食品牌企业为例，看看它在财务数字化转型过程中遇到了哪些难题，合思又是如何凭借其专业能力和有效解决方案，帮助企业实现降本增效、提升管理效率的。
经典零食巨头风采
该客户是一家畅销30余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有极高的知名度和美誉度。它的销售版图覆盖全国，旗下有130多家门店，庞大的销售网络和广泛的市场覆盖，使其成为零食行业的佼佼者。多年来，凭借着独特的口味和优质的产品，赢得了消费者的喜爱和信赖。
业务困境与痛点剖析
- 复杂管理流程之困
随着企业的不断发展，其销售版图日益扩大，供应链也变得愈发复杂。多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，这使得整个管理过程变得繁杂且低效。各个系统之间的数据难以整合，信息流通不畅，导致企业在运营过程中面临诸多挑战。 - 差旅核算难题
差旅平台的对账方案不够灵活，而企业对核算精细化管理的要求却越来越高。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。每一笔差旅费用的核算都需要耗费大量的精力，而且容易出现错误。 - 差旅成本管控乏力
事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控。员工在差旅过程中的消费缺乏有效的监管，使得成本难以得到有效控制。 - 会计档案管理之难
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。每一次查找档案都需要耗费大量的时间和精力，而且还存在档案丢失或损坏的风险。
合思解决方案探秘
合思为该企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，通过一系列精准的流程设计，帮助企业解决了财务数字化转型中的难题。
– 员工消费流程优化
员工在进行差旅消费时，需要先进行差旅申请，经过业务审批后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。合思商城会提供对账单，TMC也会提供相应的对账单。这样的流程设计，使得员工的消费更加规范和透明。在这个过程中，电子行程单作为重要的消费凭证，贯穿整个流程。员工在TMC订购机票等行程时，电子行程单成为记录差旅行程和费用的关键依据。合思商城对账单和TMC对账单中，电子行程单的数据清晰呈现，方便财务人员进行后续的核算和管理。
– 财务核算与记账升级
在财务核算和记账方面，合思建立了对账结算中心。线上统一开票后，系统可以自动拆分结算并自动记账；线下统一开票则进行线下结算和手工记账。这种线上线下相结合的方式，满足了企业不同的业务需求。电子行程单在财务核算中发挥着重要作用，它作为差旅费用的有效凭证，被系统自动采集和识别，与其他费用数据进行关联和比对，确保财务核算的准确性和高效性。通过电子行程单，财务人员可以快速准确地完成费用的核算和记账工作，大大提高了工作效率。
– 档案管理电子化智能化
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。电子行程单作为重要的会计档案资料，被纳入到合思的档案管理系统中。系统可以对电子行程单进行电子化存储和管理，实现了档案的智能化检索和查阅。员工和财务人员可以通过系统快速查找和调阅电子行程单，无需再花费大量时间在纸质档案中寻找。同时，系统还可以对电子行程单进行加密存储，保障了数据的安全性。
转型实施步步为营
企业与合思展开合作后，将合思的解决方案嵌入到现有的财务系统中。通过打通多个系统，实现了会计凭证全链路的电子化管理。员工通过合思商城进行差旅消费，财务人员则可以在线上完成开票、自动对账记账等操作。在这个过程中，电子行程单的电子化流转和管理起到了关键作用。员工在获取电子行程单后，系统会自动将其与差旅申请、消费记录等信息进行关联，实现数据的自动采集和传递。财务人员在进行核算和记账时，可以直接从系统中获取电子行程单的相关信息，无需再进行人工录入和核对。档案管理也实现了电子化和智能化，电子行程单作为重要的档案资料，被妥善存储在系统中，方便随时查阅和管理。
显著成果效益彰显
- 费用节约与效率提升
通过合思的解决方案，企业在差旅费用方面实现了显著的节约，年度节约200万 + 差旅费用。同时，财务入账效率提升了60%。电子行程单的电子化管理和自动核算功能，使得财务人员可以快速准确地完成差旅费用的核算和入账工作，大大节省了时间和精力。 - 业财深度融合
合思的解决方案实现了业财的有机连接，电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化的闭环管理。电子行程单作为业务和财务之间的重要纽带，将差旅业务的消费信息准确无误地传递到财务系统中，确保了业务和财务数据的一致性和准确性。通过电子行程单，企业可以实现对差旅业务的全程监控和管理，提高了企业的运营效率和管理水平。 - 数据采集与档案管理优化
企业打通了12个系统，完成了数据的采集和自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链。电子行程单作为重要的档案数据来源，为档案管理提供了准确可靠的信息。系统可以对电子行程单进行自动识别和分类，与其他档案数据进行关联和整合，形成完整的档案证据链。这不仅提高了档案管理的效率，还保障了档案数据的安全性和可靠性。 - 线上线下一体化管理
实现了线上线下一体化管理，标准化的线上借阅流程规范了档案室的管理。同时，简化了装订流程，大幅降低了成本。电子行程单的电子化存储和管理，使得企业可以通过线上系统进行档案的借阅和查阅，无需再进行繁琐的纸质档案借阅手续。员工和财务人员可以随时随地通过系统获取电子行程单的相关信息，提高了工作效率。 - 数字化管理保障安全高效
凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。电子行程单作为凭证的重要组成部分，在树状结构中清晰展示其与其他单据的关联关系。通过数字化管理，企业可以对电子行程单进行实时监控和备份，确保数据的安全性和完整性。同时，数字化管理还提高了档案的检索和查阅效率，使得企业可以快速获取所需的档案信息。
客户盛赞转型成效
该企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思的解决方案后，成功打通了多个系统，实现了会计凭证全链路的电子化管理。130多家门店可以同时在线查阅全公司的会计档案，财务入账效率提高了60%。这一解决方案为其他门店企业提供了宝贵的参考经验。企业的财务负责人表示，合思的解决方案不仅解决了企业的实际问题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。电子行程单在整个解决方案中发挥了重要作用，它的电子化管理和应用，使得企业的财务数字化转型更加顺畅和高效。
在当前经济环境下，如果您的企业也面临着类似的财务问题，不妨选择合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅。合思的解决方案可以帮助您的企业实现降本增效、提升管理效率的目标。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受电子行程单在财务数字化转型中的强大助力。立即联系我们，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com 。
