在数字经济的浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的关键一步。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的敏捷财务收支管理平台和无需报销的解决方案，成功助力众多企业在这场转型中脱颖而出。接下来，我们将以某知名头部数字阅读品牌为例，深入探究合思报销系统如何帮助企业解决财务痛点，实现财务全流程数字化闭环。
客户背景：数字阅读巨头的财务困境
某知名头部数字阅读品牌，在业务飞速发展的进程中，遭遇了一系列棘手的财务难题。企业内部的数据分散在多个系统之中，业务流程如同破碎的链条，数据整合困难重重。这直接导致费用管控难以有效落实，预算超标现象频繁出现，让企业的财务管理陷入了混乱。
该企业每个财务月平均要处理超过500张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极为低下。不仅如此，全业务数据都要打印纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，每月造成了大量的纸张浪费。
更为严重的是，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，不得不从海量的纸质文件中翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求。在这样的背景下，企业急需一套高效的报销系统来解决这些问题。
解决方案：合思报销系统量身定制
为了解决上述问题，该企业精心构建了精细的系统服务商选型模型，经过多方比较和评估，最终选择与合思合作。合思为其量身打造了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面助力企业完成业财平台建设。
这个解决方案涵盖了从员工消费到财务核算、记账以及档案管理的全流程。首先，在差旅申请流程方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了差旅报销的流程。员工只需在系统中提交申请，后续的一切操作都由系统自动完成，节省了大量的时间和精力。
其次，合思报销系统具备同屏比价功能，能够帮助企业在消费环节进行成本控制。同时，系统支持统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，进一步提高了财务工作的效率。财务人员无需手动处理繁琐的对账和记账工作，系统会自动完成这些任务，减少了人为错误的发生。
此外，该方案还提供了多源采集方式，能够智能制档、实现实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。通过多源采集，系统可以自动收集各种财务数据，包括发票、凭证等，然后进行智能制档。实物档案混序归档则打破了传统的归档方式，提高了档案管理的灵活性。而档案借阅全线上化管理则让员工可以随时随地在线借阅档案，无需再到档案室翻找纸质文件。
成果展示：数字化转型成效显著
在合思报销系统的助力下，该企业取得了令人瞩目的数字化成效。
- 增效：提升财务管理效率
企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。通过系统的实时监控功能，企业可以随时了解每一笔付款的状态，及时进行跟进和处理。这不仅提高了付款的及时性，还减少了财务人员的沟通成本。
档案整理效率得到了极大提升。系统消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。财务人员不再需要手动整理这些繁琐的档案，系统会自动对档案进行分类和整理，大大节省了时间和精力。
形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。员工可以通过系统在线查阅各种档案，无需再到档案室查找纸质文件。同时，系统还提供了多种搜索和筛选功能，让员工可以快速找到所需的档案。
通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。系统会对实物档案进行精确的定位和标记，当员工需要查找实物档案时，只需在系统中输入相关信息，系统就会自动显示档案的存放位置，大大节省了查找时间。
- 降本：节约企业运营成本
减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。合思报销系统通过同屏比价功能和费用管控机制，帮助企业在差旅消费环节进行成本控制。员工在选择酒店、机票等服务时，系统会自动比较不同供应商的价格，推荐最优方案。同时，系统还会对员工的差旅费用进行实时监控，一旦发现超标情况，会及时提醒员工和管理人员。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。系统的自动化功能让财务人员从繁琐的手工工作中解放出来，企业可以减少财务人员的数量，降低人力成本。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。企业不再需要打印大量的纸质凭证和档案，不仅节省了纸张成本，还减少了打印机、复印机等设备的使用成本。
减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。数字化的档案管理方式让企业不再需要大量的档案室来存放纸质档案，节省了宝贵的办公空间。
- 合规：保障企业财务合规
发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。系统可以自动识别发票的真伪，防止企业收到假发票。同时，系统还会对发票的内容进行审核，确保发票的信息与实际消费情况相符。
审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。在报销流程中，系统会记录每一个审批环节的信息，员工和管理人员可以随时查看审批进度和结果。同时，系统还会对员工的借款和核销情况进行实时监控，确保借款能够及时归还，核销能够准确无误。
保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。系统采用了先进的存储技术，能够保证财务档案的原生性和完整性。同时，系统还提供了数据备份和恢复功能，防止数据丢失和损坏。
高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。合思报销系统的设计充分考虑了国家相关法律法规的要求，确保企业的财务档案管理符合法律规定。
- 先进性：引领行业发展潮流
灵活覆盖了因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。合思报销系统支持多种因公消费场景，包括差旅、办公用品采购等。员工在消费时无需自己垫资，只需使用企业指定的支付方式，系统会自动完成报销流程。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。系统将费用业务与日常办公紧密结合，员工可以在办公过程中随时提交费用申请，系统会自动进行审批和报销。这种数字化的管理方式不仅提高了工作效率，还提升了员工的满意度。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。合思报销系统采用单套制管理会计档案，不再需要打印纸质档案，大大降低了纸质耗材的使用量。这不仅符合国家的双碳目标要求，还为企业节约了成本。
实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。合思报销系统将消费、报销、入账、归档等环节有机结合起来，形成了一个完整的数字化闭环。企业可以通过系统实时掌握财务数据，进行精细化管理。
在当前经济环境下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。合思报销系统凭借其强大的功能和卓越的性能，成功帮助该知名头部数字阅读品牌解决了财务痛点，实现了财务全流程数字化闭环。如果您的企业也面临着类似的财务问题，不妨选择合思报销系统，开启免费试用，体验数字化转型带来的高效与便捷。
