智能发票处理助力企业财务档案管理变革

在当今数字化浪潮席卷的商业世界，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，催促着企业加速财务档案管理的信息化建设。数电票的出现，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息，这无疑给企业带来了新的难题。

而在纸电混合的时代，企业的各个角色都在财务档案管理中面临着不同的困扰。企业高管们为纸质档案管理的巨大成本而忧心忡忡，不仅花费高昂，储存占地，而且档案数据难以分析利用，如同深埋地下的宝藏，无法挖掘其价值。财务人员则深陷于手动逐一匹配、核对确认大量档案数据的繁琐工作中，枯燥重复的劳动消磨着他们的精力。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是耗费了大量时间。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，甚至不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，合规管理也面临挑战。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业带来了智能发票处理的全新体验，助力企业解决财务档案管理的难题。

精准施策：合思档案为不同角色定制良方

• 为企业掌舵者：数据赋能决策，低碳引领未来
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和挖掘者。它能够沉淀数据资产，保障企业合规管理，提升财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供数智化支持，让每一个决策都有数据的坚实支撑。同时，借助数字化手段，合思档案帮助企业节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，在环保与效益之间找到完美平衡。

• 给财务小能手：效率提升利器，流程透明无忧
  归档员和财务人员在合思档案的助力下，能够告别重复低价值的工作。它让档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

• 助审计好帮手：在线溯源便捷，沟通成本降低
  在外部审计方面，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。

功能大观：合思档案的全方位能力展示

• 多源采集：灵活多样，数据尽收囊中
  合思档案具备强大的多源采集功能。它通过接口互联可自主采集数据，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。无论是何种来源的数据，合思档案都能轻松采集，为企业财务档案管理提供丰富的数据基础。

• 智能制档：规则驱动，关联匹配精准
  合思档案拥有智能制档能力。通过规则引擎，它能够自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装。此外，还具备字段映射功能，让查询更加便捷，如同为企业财务档案管理配备了一位智能管家。

• 场景适配：权限管控精细，目录扩展灵活
  合思档案支持档案管理多场景适配。在权限管理方面，它能够精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限。档案目录也可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护，满足企业多样化的档案管理需求。

• 数字利用：多维检索高效，一站式预览便捷
  合思档案实现了档案应用全场景数字化利用。多维检索功能满足了多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、全文检索和批量检索。一站式预览可穿透联查多种类型凭证票据，呈现一站式预览效果，让企业财务人员能够快速准确地获取所需信息。

核心亮点：合思档案的独特竞争优势

• 领先方案：单套制与场景融合，便捷高效显神通
  合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，便捷调阅不打印，混序归集免组装。这种创新的解决方案，大大提高了企业财务档案管理的效率和便捷性。

• 大数据赋能：百亿单据秒匹配，海量数据快查询
  合思档案具备强大的大数据解决方案。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，让企业在海量数据中轻松找到所需信息。

• 扩展灵活：业务模型可扩展，档案管理无边界
  合思档案拥有档案扩展解决方案。它可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足企业不断发展的档案管理需求。

• 证据链完整：规则引擎可视化，合规保障无死角
  合思档案提供证据链完整性解决方案。通过可视化规则引擎，依照不同类型档案规则将零散档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动检测证据链完整性，保障财务合规，让企业在财务档案管理中无后顾之忧。

价值凸显：合思档案为企业带来的显著效益

• 降本增效：成本节约显著，检索效率飙升
  合思档案能够显著降本增效。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，实现档案不打印，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，将资源投入到更有价值的业务中。

• 全链拉通：补足信息化短板，业财税档一体化
  合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务信息更加流畅地在各个环节流转，提高了企业的整体运营效率。

• 数据激活：前后端同源，管理能效提升
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升，为企业的发展提供了强大的动力。

• 资源重组：效益最大化，政策顺应有保障
  合思档案帮助企业实现资源重组，实现企业效益最大化。它符合国家政策要求，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对市场变化，让企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

典型场景：合思档案在实际工作中的广泛应用

• 财务高效处理：多维查询一站式，档案工作轻松搞定
  财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式高效处理档案工作。无论是查找特定的发票信息，还是进行全面的财务档案分析，合思档案都能提供便捷的工具和高效的解决方案。

• 业务便捷开展：授权检索与借阅，工作推进更顺畅
  业务人员可进行授权检索和授权借阅，方便工作开展。在需要查阅相关财务档案时，能够快速准确地获取所需信息，提高工作效率。

• 审计精准完成：证据方案与抽凭，审计工作无压力
  审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能完成审计工作。合思档案为审计人员提供了全面、准确的财务档案信息，帮助他们高效完成审计任务。

• 管理决策辅助：统计报表与图表，数据洞察更清晰
  管理人员可通过统计报表、图表展示等了解档案数据情况，辅助决策。通过直观的报表和图表，管理人员能够快速掌握企业财务档案的整体情况，为企业的战略决策提供有力支持。

成功案例：合思档案在不同企业的卓越表现

• 海量单据企业：业财一体自动化，降本增效显奇迹
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等解决方案，帮助企业实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。如数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提高了企业的工作效率。

• 集团型企业：单套制管理标准化，成本降低效率升
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，电子会计档案占比大幅提高。

• 痛点企业：数据集成破孤岛，业务合规有保障
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配和查询耗时大幅减少。

• 教育集团企业：数据标准统一化，智能制档提效率
  某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案的数据集成方案统一数据标准，智能化制档方案实现自动组装，电子原文件独立管理为试点打下基础，形成多向、网状管理结构，提高了工作效率。

市场定位：合思档案的差异化竞争优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，荣获福布斯中国科技50强等荣誉。它拥有强大的技术实力，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，具备国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足企业接收管理数电票的需求。秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。

合思档案帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。未来，合思档案将持续创新和优化，不断提升产品性能和服务质量，更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求，助力更多企业实现数字化转型。企业应抓住机遇，选择合思档案，开启高效、合规、低碳的财务档案管理新模式，提升企业核心竞争力。如需了解更多信息，可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式与合思取得联系，还可以免费试用合思档案，亲身体验智能发票处理带来的便捷与高效。