合思档案：引领企业财务档案管理数字化变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在这样的背景下，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要处理海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差招待后，报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件不够精细、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

面对这些行业背景和痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了专业、全面的财务档案管理方案。

精准施策：合思档案为不同角色排忧解难

• 高管决策好帮手
  对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，大大提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的潜在价值。借助合思档案，企业可以实现决策的数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的道路上取得决胜优势。同时，通过数字化手段，合思档案能够帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定基础。

• 财务工作加速器
  对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，使档案数据同源，数据在全流程中透明流转，便于监控和分析。有了合思档案，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

• 审计工作新助手
  对于外部审计人员，合思档案提供了极大的便利。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。这不仅提高了审计工作的效率，还降低了沟通成本。

功能大观：合思档案尽显全面专业

• 全生命周期管理护航
  合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集方面，它可通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等进行数据采集，实现信息系统集成。预归档服务提供自动归档、业务检测等功能，确保档案在归档前的准确性和完整性。基础管理涵盖档号管理、账套管理等，为档案管理提供了坚实的基础。档案服务包括身份调查、全文检索等，方便用户快速查找所需档案。

• 多源采集灵活高效
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，实现信息系统集成。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持多种便捷手动数据补录方式，确保所有会计资料都能被有效采集。

• 智能制档高效精准
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，提高了制档的效率和准确性。

• 专用版式灵活定制
  合思档案提供专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

核心亮点：合思档案优势凸显

• 便捷调阅绿色合规
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

• 双模式检测保障安全
  合思档案具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 大数据支撑高效管理
  大数据解决方案是合思档案的又一强大优势。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，实现信息系统集成。

价值体现：合思档案助力企业腾飞

• 降本增效显著提升
  合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本。同时，提升了检索效率，保障了管理合规性，使企业能够更有效地“收紧钱袋子”。

• 全链路拉通补足短板
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现信息系统集成。这使得企业的财务数据能够在各个环节顺畅流通，提高了企业的整体运营效率。

• 数据活化创造价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，为决策提供有力支持，提升企业的竞争力。

• 资源重组效益最大化
  合思档案实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。它促进了企业资源的重组，实现了企业效益的最大化。

场景多样：合思档案适用性广泛

• 财务人员快速查档
  财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式，快速获取所需档案信息。合思档案为财务人员提供了便捷、高效的查档方式，提高了财务工作的效率。

• 业务人员便捷借阅
  业务人员可进行授权检索、授权借阅，方便获取相关档案资料。这使得业务人员在工作中能够及时获取所需信息，为业务的顺利开展提供了保障。

• 审计人员高效审计
  审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，高效完成审计工作。合思档案为审计工作提供了有力的支持，提高了审计工作的准确性和效率。

• 管理人员精准分析
  管理人员可通过统计报表、图表展示等方式，对档案数据进行分析和管理。这有助于管理人员及时了解企业的财务状况，做出科学的决策。

成功案例：合思档案实力见证

• 某企业降本增效典范
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化。企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。

• 某集团型企业标准化之路
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业数据整合之效
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

市场定位：合思档案独具优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，实现信息系统集成。

合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理符合国家政策要求。此外，合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的产品和服务。

如果您的企业也想开启高效的财务档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，关注微信公众号或小程序联系合思，还可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越价值。