在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，却如同横亘在企业面前的一道难关，亟待解决。
传统的纸质档案管理模式，在电子凭证数字化的大背景下，显得捉襟见肘。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，工作繁琐且效率低下。而且，纸质档案遗失的情况时有发生，一旦档案遗失，查找和补办的过程更是让人头疼不已。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的需求。
大量的纸质档案管理，对企业的空间和人力提出了巨大的要求，成本居高不下。像COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。例如高新兴科技集团，就因为电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，面临着合规风险。
在这样的背景下，合思档案应运而生。它的出现，为企业解决传统财务档案管理痛点提供了有效的解决方案，是企业实现会计文件数字化转型的得力助手。
合思档案：财务数智化的全面解决方案
合思档案是合思推出的一款电子会计档案管理平台，它全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了全方位的财务数智化服务。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。它拥有开放式接口，能够与外部系统互联，自主采集档案信息。通过智能关联技术，它可以自动组装制档，大大提高了档案处理的效率。在管理方面，合思档案具备精准的权限管控功能，档案目录可以灵活扩展，确保了档案数据的安全性和可管理性。在档案利用方面，它支持多维检索和一站式预览，让用户能够快速找到所需的档案信息。
自动化归档功能让企业告别了重复性的工作，提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以北京一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。
合思档案的成长历程丰富而辉煌。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场；2021年，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
探秘合思档案核心功能
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智能采集：高效抓取数据
合思档案的智能采集功能十分强大。它通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，实现了大文件的自动切割和数电票的自动化解析。这意味着企业可以快速、准确地采集各种档案信息，大大提高了数据采集的效率和准确性。 -
预归档服务：有序整理信息
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等多种功能。它能根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。在这个过程中，企业可以对档案信息进行初步的整理和筛选，为后续的管理和利用打下坚实的基础。 -
基础管理：安全存储与灵活扩展
基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等多个方面。合思档案具备精准的权限管控功能，确保档案数据的安全。档案目录可以灵活扩展，满足企业不同的管理需求。同时，水印管理、档号等都符合国标要求，保证了档案管理的规范性。 -
档案服务：多维利用与高效协同
档案服务提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能。多维检索可实现一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查。实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能，让企业能够更加高效地利用档案信息，实现业财融合和协同办公。
合思档案行业应用案例
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好想你：大幅降低人工与管理成本
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。这一系列的数据表明，合思档案能够帮助企业提高工作效率，降低管理成本。 -
COMMUNE幻师：节约成本与提升效率双赢
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅为企业节约了大量的成本，还提高了企业的运营效率，实现了经济效益和社会效益的双赢。 -
云海肴：全面无纸化管理与合规降本
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年。业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。这表明合思档案能够帮助企业实现数字化转型，提高企业的管理水平和竞争力。 -
金牌橱柜：精准提效与档案合规
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。这说明合思档案能够帮助企业提高档案管理的精准度和效率，确保档案的合规性。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案能够助力企业实现数字化和绿色化协同转型。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想抓住会计文件数字化转型的机遇，实现降本增效等目标，不妨选择合思档案。现在拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。欢迎企业咨询合作，还可免费试用合思档案，开启财务数智化新征程。
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