在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革，无疑为企业财务管理带来了新的机遇，但与此同时，企业在电子凭证接收、报销、入账、归档等诸多环节，尤其是出差报销数字化方面，仍面临着重重挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，敏锐地洞察到企业的痛点，精心推出了合思档案平台，旨在为企业解决电子会计档案管理难题，推动出差报销数字化进程。
电子会计档案管理痛点突显
出差报销数字化是企业财务数智化的重要组成部分，而电子凭证全流程无纸化则是实现这一目标的必由之路。然而，目前企业在电子会计档案管理方面，尤其是涉及出差报销数字化时，存在着诸多痛点。
档案管理成本居高不下是企业面临的首要问题。在传统的管理模式下，出差报销相关的凭证需要打印出来进行存储，这不仅消耗了大量的纸张、油墨等办公用品，还需要专门的存储空间来存放这些纸质档案，增加了存储成本。同时，人工整理、归档和管理这些档案也需要耗费大量的人力和时间，进一步提高了管理成本。
档案管理存在隐患也是不容忽视的问题。在电子凭证的管理过程中，电子源文件的保存往往不合规，缺乏系统化的控制。例如，出差报销的电子发票可能因为保存不当而丢失或损坏，导致无法正常入账和归档。此外，归档规范的缺失也使得企业在电子会计档案管理方面存在风险，可能会面临税务检查等方面的问题。
档案利用效率低下同样困扰着企业。在需要查询出差报销相关的档案时，由于缺乏有效的检索工具和系统，查询变得异常困难，往往需要耗费大量的时间和精力。而且，企业的不同系统之间缺乏有效的互联互通，无法实现跨系统调阅档案，进一步降低了档案的利用效率。
合思档案打通全流程环节
合思档案平台犹如一把钥匙，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为出差报销数字化提供了有力支持。
开放式接口互联实现自主采集。合思档案平台通过与企业的各种业务系统进行对接，实现了出差报销相关电子凭证的自主采集。无论是电子发票、行程单还是其他相关凭证，都可以通过接口自动采集到平台中，无需人工干预。同时，平台还具备大文件自动切割、数电票自动化解析等功能，能够对采集到的电子凭证进行高效处理。
智能关联自动组装是合思档案平台的一大亮点。平台能够对采集到的电子凭证进行智能关联，将出差报销的各项费用与相关的业务信息进行匹配，自动组装成完整的档案。在这个过程中，平台还会进行四性检测、业务检测，确保档案的准确性和合规性。此外，平台还支持自定义版式文件，满足企业不同的档案管理需求。
精准权限管控确保了档案的安全性。合思档案平台通过灵活扩展档案目录，对不同用户设置不同的权限，实现了对档案的精准权限管控。同时，平台还具备水印管理功能，档号符合国标要求，进一步提高了档案的安全性和规范性。
多维检索、一站式预览功能为档案的利用提供了极大的便利。在需要查询出差报销相关档案时，用户可以通过多维检索功能，快速定位到所需的档案。平台还支持在线借阅、异构系统联查等功能，用户可以在一个平台上实现对不同系统中档案的查询和调阅。此外，实物混序归档及可视化盘点档案数据功能，使得企业对出差报销相关的实物档案管理更加高效。
合思档案实现全生命周期管理
合思档案平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，在出差报销数字化方面发挥了重要作用。
便捷调阅不打印，让企业员工在查询出差报销相关档案时更加方便快捷。员工无需再打印纸质档案，只需在平台上进行查询和预览，即可获取所需的信息。这不仅提高了工作效率，还降低了纸张的消耗，符合企业低碳运营的理念。
混序归集免组装，使得企业在归档出差报销相关档案时更加高效。平台能够自动对采集到的电子凭证进行混序归集，无需人工进行组装和整理。这不仅节省了大量的人力和时间，还避免了人工操作可能带来的错误。
合思档案平台的全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。在智能采集环节，平台能够自动采集出差报销相关的电子凭证；在预归档服务环节，平台能够对采集到的电子凭证进行初步的整理和审核；在基础管理环节，平台能够对电子会计档案进行分类、存储和管理；在档案服务环节，平台能够为企业提供查询、借阅、统计等多种服务。
通过合思档案平台，企业可以实现自动化归档，告别重复性工作。平台能够自动对出差报销相关的电子凭证进行归档，无需人工干预，大大提高了工作效率。同时，档案利用也变得更加便捷高效，企业员工可以通过平台快速查询和调阅所需的档案。此外，档案数据同源、透明流转，便于企业对出差报销相关的费用进行监控和分析。
合思档案多行业成功应用
合思档案平台在多个行业都有成功应用案例，为企业的出差报销数字化提供了有力的证明。
好想你健康食品股份有限公司通过引入合思档案平台，实现了出差报销数字化的重大突破。在使用平台之前，公司的出差报销档案管理主要依靠人工，不仅效率低下，而且容易出现错误。使用合思档案平台后，公司减少了90%的人工耗时，预计每年减少综合成本20万元。同时，平台的智能检索和调阅功能，使得员工在查询出差报销相关档案时更加方便快捷，提高了工作效率。
COMMUNE幻师在应用合思档案平台后，也取得了显著的成效。在传统的管理模式下，公司的出差报销需要打印大量的纸质凭证，不仅浪费了纸张，还增加了管理成本。使用合思档案平台后，公司实现了纸张使用量减少88%，年节约成本5000万元。同时，平台的自动化归档和管理功能，使得公司的出差报销档案管理更加规范和高效。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案平台，实现了出差报销数字化与业财融合的提升。在使用平台之前，公司的业务系统和财务系统之间缺乏有效的沟通和协作，导致出差报销的流程繁琐，效率低下。使用合思档案平台后，公司实现了业财融合提升80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年。同时，平台的数据分析功能，使得公司能够对出差报销相关的费用进行深入分析，为企业的决策提供了有力支持。
合思档案平台已助力众多企业实现电子会计档案管理的降本增效、合规经营和低碳运营，在出差报销数字化方面发挥了重要作用。如果您的企业也想解决电子会计档案管理难题，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案平台。现在，您可以立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案平台，开启出差报销数字化的全新之旅。
