在企业数智化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为关键的一环。随着数电票的迅速扩张，企业在财务档案管理方面遭遇了诸多挑战。传统的纸质档案管理模式，犹如一位蹒跚的老者，难以跟上新时代的快节奏步伐。合思档案电子会计档案管理平台，恰似一颗璀璨的新星，在这变革的时代应运而生。
产品背景与行业痛点：传统档案管理的困境
在国家政策的大力推动下，数电票正逐步实现全面覆盖。这一变化，使得企业在收票和开票环节面临着全新的管理要求。数电票必须经过验签、解析，并以特定格式存档，XBRL文件也有相关的写入要求。
然而，当前约90%的企业在档案管理方面存在着重重问题。企业高管深受纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困扰。大量的纸质档案，不仅需要耗费巨额的存储成本，而且在需要数据支持决策时，往往难以快速准确地获取有效信息。
财务人员则不得不耗费大量的时间，手动整理和核对档案数据。每一张凭证、每一份报表，都需要他们逐字逐句地检查，这不仅效率低下，还容易出现人为错误。
业务人员也被繁琐的报销流程所束缚。从提交报销申请到最终审批通过，中间需要经过多个环节，耗费大量的时间和精力。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本以及高合规风险等问题。纸质凭证输出需要大量的耗材，存储空间的需求也越来越大；手工装册归档的工作量巨大，数据利用效率低下；电子会计凭证管理不善，纸质档案易损坏，这些都给企业带来了潜在的合规风险。在这样的背景下，企业的档案流转管理急需一场变革。
解决方案概述：合思档案的多角色赋能
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案及六大场景解决方案，全面涵盖了CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够帮助企业沉淀数据资产。通过对档案数据的有效管理和分析，企业可以更好地了解自身的财务状况和经营情况，为决策提供有力支持。同时，保障合规管理，避免因档案管理不善而带来的合规风险。助力决策数智化，让决策更加科学、准确。降本增效，减少纸质档案管理的成本，提高工作效率。在档案流转管理中，为企业高层提供了清晰的决策依据和高效的管理手段。
归档员/财务人员使用合思档案，可以提高工作效率。自动化的流程和智能的工具，让他们从繁琐的手工操作中解脱出来。实现数据透明流转，各个环节的数据都可以实时查看和跟踪，确保档案管理的准确性和及时性。轻松完成档案管理，无论是档案的收集、整理还是存储，都变得更加简单便捷。
外部审计人员通过合思档案，可以实现档案外审在线化。不再需要到企业现场查阅大量的纸质档案，通过在线平台就可以完成审计工作。一键查询借阅和权限管理，方便审计人员快速获取所需的档案信息，同时保障档案的安全性。减少沟通成本，提高审计工作的效率。
核心功能与优势：合思档案的卓越特质
- 功能模块丰富：合思档案涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等全流程管理。从发票的验收到报表的生成，每一个环节都有相应的功能模块支持。还具备大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统等。这些丰富的功能模块，为企业的档案流转管理提供了全方位的支持。
- 便捷调阅与归集：实现便捷调阅不打印，打破了物理空间的限制。无论何时何地，只要有网络，就可以快速查阅所需的档案信息。混序归集免组装，档案可以按照任意顺序进行归集，系统会自动进行整理和分类。提高检索效率，通过强大的搜索功能，能够快速定位到所需的档案。确保档案管理合规，严格按照相关法规和标准进行管理。
- 合规检测：应收尽收，确保所有的档案都能被正确地归档和管理。采用“四性检测 + 业务检测”双模式，满足财务档案管理的特殊要求。四性检测包括真实性、完整性、可用性和安全性检测，业务检测则针对企业的具体业务进行检测。确保归档即合规，让企业无需担心档案管理的合规问题。
- 广泛连接：能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。无论是企业内部的财务系统、业务系统，还是外部的供应商系统、客户系统，都可以与合思档案进行连接。成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，确保企业的所有数据都能得到有效的管理和利用。在档案流转管理中，实现了数据的无缝对接和共享。
- 自动归档：强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入。系统可以根据预设的规则，自动对档案进行组装和归档。实现自动组装、归档，提高工作效率，减少人为错误。
- 灵活迭代：满足接收管理数电票的能力，随着数电票的推广和应用，合思档案可以及时适应新的要求。且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对各种变化。无论是政策的调整还是企业业务的发展，合思档案都可以快速做出响应。
应用场景与案例：合思档案的实践成效
- 应用场景：合思档案涵盖了多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等全生命周期管理。在多源采集方面，能够通过多渠道采集会计资料，包括电子发票、纸质发票、单据等。电子凭证自动匹配组装，系统可以自动将电子凭证与相关的业务数据进行匹配和组装。多场景适配的档案管理，无论是企业的日常运营、项目管理还是财务审计，都可以进行有效的档案管理。电子与实物档案高度融合的应用，实现了电子档案和实物档案的统一管理和利用。在档案流转管理的各个环节，都发挥着重要的作用。
- 客户案例：多个不同行业的企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。某企业年单据量达到2.6亿，之前一直采用传统的手工档案管理方式，效率低下且容易出错。通过使用合思档案，实现了从传统手工到业财一体的档案管理转型。业务和财务数据穿透联查，管理自动化，流程精简，降本增效。档案流转管理更加高效和准确，为企业的发展提供了有力支持。
某集团型企业通过共享中心统建，使用合思档案实现了档案管理标准化落地。确保电子会计档案合规，低碳环保。减少了纸质档案的使用，降低了对环境的影响。在档案流转管理中，实现了集团内部档案的统一管理和共享。
某企业通过多系统数据互联，使用合思档案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总成本30W + /年。档案流转管理更加顺畅，数据的利用价值得到了充分发挥。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，电子会计档案管理都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，能够帮助企业解决档案管理难题，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。在档案流转管理方面，为企业提供了一站式的解决方案。
如果您也想体验高效、智能的档案流转管理，不妨免费试用合思档案，立即联系我们（电话：400 – 105 – 6505；网站：www.hosecloud.com），开启企业档案管理的数字化新时代。
