合思档案：开启会计文件数字化管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的考验，信息化建设的加强迫在眉睫。数电票的特殊管理要求，让企业亟需专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都在档案管理中遭遇困境。企业高管面对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则需耗费大量时间整理档案数据，手动匹配核对的工作枯燥又繁复；业务人员报销纸质票据的流程繁琐且耗时。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还伴随着高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用，更有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。

然而，国家政策为电子会计档案管理带来了新的机遇。明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来，同时，档案全生命周期管理闭环也成为关注焦点。在这样的背景下，合思档案应运而生，成为解决企业档案管理困境的关键方案。

合思档案解决方案：满足多元角色需求

• 为企业决策层保驾护航
  对于CEO/高管而言，合思档案犹如企业的智慧宝库。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在当前经济环境下，这无疑为企业的可持续发展注入了强大动力。

• 让财务人员轻松上阵
  归档员/财务人员在合思档案的助力下，能够告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源和全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员可以轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率。从此，财务工作变得更加高效、便捷。

• 助力外部审计高效开展
  对于外部审计工作，合思档案支持审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少了财务与审计的重复沟通，大大提高了审计工作的效率和质量。

合思档案不仅满足不同角色的需求，还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。

合思档案功能：全方位打造数字化档案管理体系

• 多源采集：灵活集成，全面获取数据
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了企业会计文件数字化管理的数据全面性。

• 智能制档：高效关联，保障数据质量
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，合思档案还提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：精细管控，灵活配置权限
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。它支持自定义档案目录分类，维护、新增档案字段，拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。这种精细的管理方式，确保了企业档案管理的规范性和安全性。

• 档案应用：便捷查询，实现数据资产化
  档案应用功能让企业能够充分发挥档案数据的价值。合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括虚拟库房可视化监控、档案盒管理、到单确认、扫码装盒、扫码上架等功能。

合思档案核心亮点：凸显独特优势

• 降本增效：节约成本，提升效率
  合思档案具有显著的降本增效作用。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，实现档案不打印，让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。在当今注重成本控制和效率提升的时代，这一优势无疑为企业带来了巨大的经济效益。

• 合规性强：紧跟政策，保障安全
  合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。其自主研发工具包具有强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足接收管理数电票的能力，应对政策变化。这确保了企业在档案管理方面的合规性，降低了合规风险。

• 连接能力：广泛集成，打破数据孤岛
  合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它打破了数据孤岛，实现了企业内部数据的整合和共享，为企业的数字化转型提供了有力支持。

• 迭代能力：灵活应变，持续升级
  合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对数电票时代的变化，满足企业不断发展的档案管理需求。随着企业业务的不断拓展和变化，合思档案能够不断升级和优化，为企业提供更优质的服务。

合思档案企业价值：推动业财融合与管理升级

• 实现业财融合：拉通全链路，提升管理能效
  合思档案实现了业财融合，补足了企业信息化建设的空白。它拉通了业财税档全链路，让前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。通过业财融合，企业能够更好地把握业务和财务的关系，做出更科学的决策。

• 提升管理效率：激活数据价值，支持决策
  合思档案帮助企业解决了内外交困的档案管理问题，让数据“活起来”。它真正利用档案数据，实现数据价值，为企业决策提供支持。通过高效的档案管理，企业能够快速获取所需信息，提高决策的准确性和及时性。

• 保障数据安全：多重防护，确保数据完整
  在数据安全方面，合思档案采用加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，确保档案数据的完整性和安全性。这为企业的核心数据提供了可靠的保障，让企业能够放心地进行档案管理。

• 助力合规经营：满足政策要求，降低风险
  合思档案助力企业合规经营，满足国家政策对电子会计档案管理的要求，降低合规风险，保障财务合规。在日益严格的监管环境下，这对于企业的稳定发展至关重要。

合思档案典型使用场景：展现广泛适用性

• 海量单据企业：高效管理，精准定位
  对于年单据量2.6亿的企业，合思档案可实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。它自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，大大提高了企业的档案管理效率。

• 集团型企业：统一标准，共享资源
  对于集团型企业，合思档案可实现共享中心统建档案管理系统，实现档案共享。统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。提升整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本。

• 多系统互联企业：整合数据，降低风险
  对于多系统数据互联的企业，合思档案可打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。实现业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，有效减低财务管控风险，节省总体成本。

• K12民办教育集团：智能归档，高效查询
  对于K12民办教育集团，合思档案可实现数据集成，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准。智能化制档，搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。

合思档案成功案例：见证卓越成效

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分展示了合思档案在提升工作效率和服务能力方面的显著效果。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

合思档案市场定位与差异化优势：树立行业标杆

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

它拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装等优势，打破物理空间限制，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

同时，合思档案具备多项计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，保障产品的安全性和可靠性。

在数智化时代，合思档案能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计文件数字化管理下会计档案价值的深度应用，帮助企业提升竞争力。随着数电票时代的发展，合思档案将持续迭代，不断提升自身能力，为企业提供更优质、更高效的档案管理服务，满足企业日益增长的需求。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，企业选择合思档案，将能够解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和可持续发展。立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序了解更多信息，还可免费试用，开启企业档案管理的数字化之旅。