在我国电子凭证改革加速推进的浪潮中，电子凭证全流程无纸化的时代大幕已然开启。在这场深刻的变革里，企业传统纸质档案管理模式逐渐显露出诸多弊端，面临着前所未有的挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，适时推出了合思档案，为企业解决档案管理难题提供了行之有效的方案，助力企业显著提升财务运营效率。
产品背景与行业痛点：传统档案管理的困境
在电子凭证数字化转型的时代背景下，企业传统纸质档案管理仿佛一艘在风浪中艰难前行的旧船，存在着诸多难以解决的痛点。
以好想你为例，其在档案管理方面遭遇了归档难、查找慢、成本高以及不合规等一系列问题。每到归档时期，大量的纸质文件堆积如山，工作人员需要花费大量的时间和精力进行整理和归档，效率极其低下。而在需要查找特定档案时，犹如大海捞针，往往要耗费数小时甚至数天的时间。同时，纸质档案的存储和管理需要占用大量的物理空间，增加了企业的运营成本。更为严重的是，由于纸质档案管理的不规范，还存在着合规风险，可能给企业带来不必要的损失。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困境，成本高、效率低、合规难成为了其档案管理的三大难题。高额的纸张采购费用、存储设备费用以及人工管理费用，让企业的成本压力与日俱增。而低效的档案管理流程，使得员工在处理业务时常常因为等待档案资料而浪费大量时间，严重影响了工作效率。此外，在合规方面，由于纸质档案容易丢失、损坏，难以满足监管部门的要求，给企业带来了潜在的法律风险。
云海肴也深受纸质档案管理之苦，纸质档案的打印和存储成本居高不下，资料查找困难成为了制约企业发展的重要因素。大量的纸质发票、合同等文件需要打印和保存，不仅增加了纸张和油墨的消耗，还需要专门的存储空间进行存放。而在需要查找这些档案时，由于缺乏有效的管理系统，往往需要花费大量的时间和精力，影响了企业的决策速度和运营效率。
众多企业在纸质档案管理上都耗费了大量的人力、物力和时间，却依然难以解决这些痛点问题，财务运营效率受到了严重的影响。在当前经济环境下，企业迫切需要一种更加高效、智能的档案管理解决方案。
解决方案概述：合思档案打通全流程
合思敏锐地洞察到了企业的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案致力于打破数据壁垒，实现数据同源。在传统的档案管理模式下，不同部门之间的数据往往是孤立的，难以实现共享和协同。而合思档案通过先进的技术手段，将各个业务系统的数据进行整合，实现了数据的实时同步和共享。这样一来，企业的财务人员可以更加方便地获取和使用相关数据，提高了财务运营效率。
同时，合思档案还具备自动组装档案的功能，方便审计。在审计过程中，审计人员需要查看大量的档案资料，传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案可以根据审计要求，自动将相关的档案资料进行组装和整理，生成规范的审计报告，大大提高了审计效率和准确性。
此外，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。企业可以将纸质档案进行数字化处理，存储在虚拟档案库房中，并通过二维码对实物档案进行标识和管理。这样一来，在需要查找档案时，只需要扫描二维码，就可以快速定位到相应的电子档案和实物档案，提高了档案管理的准确性和便捷性。
核心功能与优势：全生命周期管理档案
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节，为企业提升财务运营效率提供了有力保障。
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联，可自主采集各种类型的档案数据。无论是电子发票、合同，还是其他业务系统的数据，都可以通过接口进行快速采集。同时，对于大文件，合思档案可以自动进行切割，数电票可以实现自动化解析，提高了档案采集的效率和准确性。
在档案制档环节，合思档案具备智能关联和自动组装的功能。它可以根据档案之间的关联关系，自动将相关的档案进行组装和整理，生成规范的档案文件。同时，还可以进行四性检测和业务检测，确保档案的真实性、完整性、准确性和合规性。
在档案管理环节，合思档案可以实现精准权限管控，灵活扩展档案目录。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全性。同时，还可以根据企业的业务发展需求，灵活扩展档案目录，满足企业多样化的档案管理需求。
在档案利用环节，合思档案支持多维检索，一站式预览，在线借阅和异构系统联查等功能。企业的员工可以通过多种方式快速查找和获取所需的档案资料，提高了工作效率。同时，还可以在线进行档案借阅和归还，实现了档案的高效利用。
此外，合思档案还能实现自动化归档，告别重复性工作。它可以根据预设的规则，自动将相关的档案进行归档和整理，减少了人工干预，提高了归档效率。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，进一步提升了财务运营效率。
应用场景与案例：众多企业的成功实践
合思档案在多个行业的企业中得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
好想你通过引入合思档案，实现了档案管理的数字化转型，大大提升了财务运营效率。减少了90%的人工耗时，总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了企业的工作效率，还降低了运营成本，为企业的发展提供了有力支持。
COMMUNE幻师在使用合思档案后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过合思档案的自动化管理，企业实现了档案的高效利用，减少了人力和物力的浪费，提高了财务运营效率。
云海肴也借助合思档案实现了业财融合的提升，业财融合提升了80%，财务提效90%，年节省超30万元。合思档案帮助企业打通了业务和财务之间的壁垒，实现了数据的实时共享和协同，提高了企业的决策速度和运营效率。
除了以上企业，金牌橱柜、帆书、海亮教育等众多企业也都通过合思档案获得了显著的收益，有效提升了财务运营效率，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思档案。它能帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。现在就可以免费试用合思档案，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
