在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证改革正以势不可挡的态势驶入快车道。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这不仅是科技发展的必然结果，更是企业实现财务数智化转型的关键契机。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，重磅推出了合思档案管理平台，为企业的发票存档管理和财务数智化转型提供了强有力的支持。
市场形势：电子凭证改革风起云涌
2024年，电子凭证改革的步伐明显加快。11月1日，铁路旅客运输领域开始推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧随其后。这一系列举措犹如多米诺骨牌效应，标志着我国电子凭证改革进入了一个全新的阶段。电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。
它所带来的优势不言而喻。首先，优化管理流程。传统的发票存档管理方式繁琐且低效，而电子凭证的全面应用，使得企业的财务管理流程更加简洁、高效。其次，降低成本。纸质发票的印刷、存储和运输都需要耗费大量的人力、物力和财力，电子凭证的使用则大大减少了这些成本。最后，实现数字化和绿色化协同转型。电子凭证的使用不仅符合企业数字化发展的需求，也响应了国家绿色环保的号召，实现了经济效益和环境效益的双赢。
痛点分析：企业发票存档管理的困境
在电子凭证改革的大背景下，众多企业在发票存档管理方面仍然面临着诸多痛点。归档难是许多企业面临的首要问题。以好想你为例，财务部门在归档确认单据一致性时，往往需要耗费大量的时间和精力，工作效率极其低下。而且，传统的纸质档案容易遗失，一旦发生档案遗失的情况，将会给企业带来巨大的损失。
查找慢也是企业面临的一大难题。COMMUNE幻师在档案管理方面，由于采用传统的管理方式，档案查找非常困难，导致门店报销周期长，严重影响了企业的资金周转效率。金牌橱柜则面临着会计档案散落各系统的问题，档案利用困难，无法及时为企业的决策提供有效的支持。
成本高也是不容忽视的问题。除了上述提到的纸张、存储等成本外，人工成本也是一笔不小的开支。企业需要投入大量的人力来进行发票的整理、归档和查找工作，这无疑增加了企业的运营成本。此外，不合规问题也时有发生。一些企业在发票存档管理方面缺乏规范的制度和流程，容易出现档案管理不规范、数据不准确等问题，给企业带来了潜在的法律风险。
解决方案整体策略概述：合思档案打造一站式服务
为了解决企业在发票存档管理方面的痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台基于广泛连接的生态和无需报销的解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
合思档案就像是一个智能的财务管家，它能够将企业的电子凭证从采集、整理、存储到利用的全流程进行一站式管理。通过与外部生态如OCR识别、内部系统如EAI插件等的广泛连接，实现电子会计档案的智能采集。同时，平台还提供预归档服务，帮助企业提前对档案进行分类和整理，提高归档效率。在基础管理方面，平台具备强大的存储和检索功能，能够快速准确地找到企业所需的档案信息。此外，平台还提供档案服务，如辅助审计等，为企业的财务管理提供全方位的支持。
核心模块：全生命周期管理发票存档
合思档案具有诸多独特的特点，能够实现电子会计档案的全生命周期管理。便捷调阅不打印是其一大亮点。企业用户无需打印纸质档案，只需在平台上进行简单的操作，即可快速调阅所需的档案信息，大大提高了工作效率。混序归集免组装也是合思档案的重要特点之一。传统的档案管理方式需要对档案进行人工组装和排序，而合思档案能够自动对档案进行混序归集，无需人工干预，节省了大量的时间和精力。
在智能采集方面，合思档案通过与外部生态的广泛连接，能够实现对电子发票、合同等各类电子凭证的自动采集。OCR识别技术的应用，使得平台能够快速准确地识别电子凭证上的信息，并将其转化为可编辑的电子数据。内部系统如EAI插件的集成，使得平台能够与企业的其他业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换。
预归档服务则为企业提供了更加便捷的档案管理方式。平台能够自动对采集到的档案信息进行分类和整理，并生成预归档清单。企业用户可以根据预归档清单对档案进行审核和确认，确保档案信息的准确性和完整性。
基础管理模块包括存储、检索等功能。平台采用先进的存储技术，能够安全可靠地存储企业的电子会计档案。同时，强大的检索功能使得企业用户能够快速准确地找到所需的档案信息。无论是按照时间、类别还是关键词进行检索，平台都能够在瞬间给出检索结果。
档案服务模块则为企业的财务管理提供了更加深入的支持。辅助审计功能能够帮助企业快速准确地完成审计工作，提高审计效率。同时，平台还能够为企业提供数据分析和挖掘服务，帮助企业从海量的档案数据中提取有价值的信息，为企业的决策提供支持。
竞争优势：自动化与智能化引领发票存档管理新潮流
合思档案在发票存档管理方面具有显著的竞争优势。自动化归档告别重复性工作是其核心优势之一。传统的发票存档管理方式需要人工进行大量的重复性工作，如档案的整理、装订和存储等。而合思档案能够实现自动化归档，将这些重复性工作交给系统来完成，大大提高了工作效率。
档案利用便捷高效也是合思档案的重要优势。平台具备开放式接口互联功能，能够与企业的其他业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换。智能关联自动组装功能使得平台能够自动将相关的档案信息进行关联和组装，形成完整的档案文件。精准权限管控功能则确保了企业档案信息的安全性和保密性。只有具有相应权限的人员才能访问和操作档案信息，有效防止了档案信息的泄露。
多维检索一站式预览功能为企业用户提供了更加便捷的档案查询方式。用户可以通过多种方式进行检索，如按照时间、类别、关键词等进行检索。同时，平台还能够提供一站式预览功能，用户无需在多个系统之间切换，即可快速查看所需的档案信息。
档案数据同源、透明流转也是合思档案的重要优势。平台能够确保档案数据的准确性和一致性，避免了数据的重复录入和错误。同时，档案数据的透明流转使得企业的管理层能够实时了解档案的状态和使用情况，便于进行监控和分析。
成功案例：多行业见证合思档案的卓越成效
合思档案的卓越成效已经在多个行业得到了充分的验证。在食品行业，好想你通过使用合思档案管理平台，减少了90%的人工耗时，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了企业的工作效率，还为企业节省了大量的成本。
在餐酒吧行业，COMMUNE幻师使用合思档案管理平台后，纸张使用量减少了88%，年节约成本5000万元。这一显著的成效不仅体现了合思档案在降低成本方面的优势，也响应了国家绿色环保的号召。
在餐饮连锁行业，云海肴通过合思档案管理平台，实现了发票存档管理的规范化和标准化，提高了财务管理效率，为企业的快速发展提供了有力支持。
在家居行业，金牌橱柜使用合思档案管理平台后，解决了会计档案散落各系统的问题，实现了档案信息的集中管理和有效利用。这使得企业能够更加及时、准确地获取档案信息，为企业的决策提供了有力支持。
服务体系：专业保障助力企业发票存档管理
合思作为专精特新企业，拥有强大的服务体系。自成立以来，累计融资超15亿元，这为企业的研发和发展提供了坚实的资金保障。在北京、杭州、南昌设立研发中心，汇聚了一批顶尖的技术人才，不断推动平台的技术创新和升级。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为企业提供及时、高效的本地化服务。同时，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，确保企业能够随时随地享受到合思的优质服务。
合思档案凭借其先进的技术、完善的服务体系和丰富的成功案例，无疑是企业发票存档管理的理想选择。它能够有效解决企业财务档案管理的痛点，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，推动我国电子凭证数字化转型，打造数智化新局面。
