在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，众多企业都在积极探索财务数字化转型的有效路径。今天，我们要讲述的是一家知名国民经典零食品牌，它凭借合思的解决方案，成功实现了财务数字化转型，尤其是在电子档案合规管理方面取得了显著成效。
经典零食巨头风采
这家客户作为知名的国民经典零食品牌，在市场上已经畅销了30余年。其广泛的市场影响力和庞大的业务规模，使其成为零食行业的佼佼者。多年来，该品牌的零食产品深受消费者喜爱，遍布全国各地的货架。从城市的大型超市到乡村的小卖部，都能看到其产品的身影。其丰富多样的零食种类，满足了不同消费者的口味需求，成为了人们休闲时光的美味选择。
业务困境凸显
尽管在市场上取得了辉煌成就，但该客户在业务管理方面也面临着诸多挑战。
– 流程繁杂低效
其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。管理流程涉及多个系统，这使得整个运营过程变得繁杂且低效。不同系统之间的数据交互困难，导致信息流通不畅，增加了管理成本和时间成本。
– 差旅管理难题
差旅平台的对账方案不够灵活，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不借助Excel进行二次整理，人工记账的方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。
– 档案管理困境
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案容易出错，造成了高额的人力物力浪费。在传统的管理模式下，档案的存储和查阅效率低下，给企业的财务管理带来了很大的困扰。
合思方案登场
面对这些难题，合思为该客户提供了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
– 便捷申请体验
员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地简化了消费流程。只需通过简单的操作，即可完成差旅申请等业务。这种便捷的方式不仅提高了员工的工作效率，还提升了员工的满意度。
– 同屏比价优势
该方案实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。通过同屏比价功能，企业可以在众多供应商中选择最优的价格和服务，降低采购成本。同时，自动拆分对账和记账功能，减少了人为错误，提高了财务核算的准确性和效率。
– 多源采集亮点
合思方案支持多源采集，能够实现智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。无论档案来自何种渠道，都能进行有效的采集和管理，确保电子档案合规管理的全面性和准确性。
实施步骤明晰
合思解决方案的实施过程有条不紊。
– 差旅订购流程
员工首先进行差旅申请，经过业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购。这样的流程确保了差旅业务的规范性和可控性。
– 财务核算与记账
在财务核算和记账方面，通过对账结算中心，实现了线上统一开票、自动拆分结算、自动记账。对于线下业务，也提供了线下统一开票、线下结算、手工记账的方式，满足了不同业务场景的需求。
– 档案管理升级
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现了L3级无需报销录入发票等档案。这种分级管理的方式，提高了档案管理的效率和安全性，确保了电子档案合规管理的顺利实施。
显著成果展现
经过一段时间的实施，合思解决方案为该客户带来了显著的成果和效益。
– 成本节约显著
年度节约了200万 + 的差旅费用，有效降低了企业的运营成本。这不仅体现了合思方案在成本控制方面的优势，也为企业的可持续发展提供了有力支持。
– 效率大幅提升
财务入账效率提升了60%，大大缩短了财务处理的时间。这使得财务人员能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，提升了财务管理的价值。
– 业财有机连接
实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务数据的准确性和可靠性。
– 管理模式优化
实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。同时，凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障了数据安全的同时管理效率大幅提升。
客户高度认可
该客户对合思的解决方案给予了高度评价。他们认为合思的解决方案有效解决了其财务痛点，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高了60%，值得其他门店企业参考。这充分体现了合思解决方案在实际应用中的价值和优势，为电子档案合规管理提供了成功的范例。
在当前的经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和严格的监管要求。电子档案合规管理不仅是企业财务管理的重要组成部分，也是企业实现可持续发展的关键因素。合思的解决方案为企业提供了一种有效的途径，帮助企业解决财务难题，提升管理效率，实现降本增效。
