在我国电子凭证改革不断加速的大背景下，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革为企业的财务管理带来了新的机遇与挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，其精心打造的合思档案，宛如一把金钥匙，为众多企业解决了电子凭证接收、报销、入账、归档等一系列难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案所带来的变革与价值。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市公司。公司规模庞大，拥有1000 +员工、400 +全国门店，还有18家归档主体，品牌价值高达154.21亿元。然而，在辉煌的背后，公司在财务档案管理方面却面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要耗费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，稍有不慎就可能出现错误。而且，在传统的纸质档案管理模式下，档案遗失的情况时有发生，一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
其次是查找困难。纸质档案受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。这种低效的查找方式严重影响了工作效率，也制约了公司的发展。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，需要专门的档案室和档案柜来存放。同时，还需要投入大量的人力来进行档案的整理、保管和维护。这些都增加了公司的运营成本，降低了公司的经济效益。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在当今数字化时代，数据的安全性和合规性至关重要。如果公司的档案管理不符合相关的法规和要求，可能会面临严重的法律风险。
合思档案的精准破局之策
针对好想你公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案提供了一系列精准的解决方案，助力企业实现档案精准管理。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的档案信息。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在一个系统中进行查询和管理。这种便捷的操作方式大大提高了财务人员的工作效率，让他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅效率低下，而且容易出错。而合思档案的一键联查功能，让财务人员可以在瞬间获取所需的信息，大大提高了工作效率和准确性。
- 自动组装助力高效审计
合思档案实现了自动组装功能，为审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统可以自动将相关的档案数据进行组装和整理，生成审计所需的报表和文件。这种方式不仅提高了审计效率，还减少了人为因素的干扰，确保了审计结果的准确性和可靠性。
传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理大量的档案数据，不仅工作量大，而且容易出现错误。而合思档案的自动组装功能，让审计工作变得更加轻松和高效。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案数据，进行精准的审计和分析。
- 实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这种方式大大提高了实物档案的管理效率，减少了查找实物档案的时间和成本。
在传统的实物档案管理模式下，查找实物档案往往需要耗费大量的时间和精力。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，让实物档案的管理变得更加智能化和高效化。查阅者可以通过扫描二维码，快速获取实物档案的详细信息和存放位置。
显著成效见证档案精准管理价值
合思档案解决方案为好想你公司带来了显著的收益，让公司在档案精准管理方面取得了实质性的突破。
通过合思档案的应用，好想你公司减少了90%的人工耗时。在档案归档方面，财务人员不再需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，系统可以自动完成这些工作，大大提高了工作效率。在总部接收档案方面，管理耗时减少了80%。总部可以通过系统快速接收和处理各门店和归档主体的档案信息，实现了档案管理的集中化和高效化。在借阅管理方面，管理耗时减少了67%。查阅者可以通过系统快速查询和借阅所需的档案信息，无需再到档案室进行繁琐的查找和登记。
同时，合思档案还为好想你公司带来了可观的成本节约。预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括了人力成本的节约，还包括了档案管理所需的空间成本和物资成本的降低。在当前经济环境下，成本的节约对于企业的发展至关重要。
借鉴成功经验开启档案精准管理新征程
通过与合思的合作，好想你公司在财务档案管理方面实现了降本增效、合规经营。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，更多企业可以借鉴好想你公司的成功经验，选择合思档案，实现档案精准管理，开启财务数智化转型之路。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案的详细信息。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其为企业带来的便捷与价值，开启档案精准管理的新征程。
