在数字化浪潮奔涌向前的当下，数电票正以前所未有的速度扩张，这一趋势给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业不得不面对发票存档政策的种种要求，如须以 XML 格式存档、XBRL 文件要求写入财务入账信息等。在这样的时代背景下，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一座明亮的灯塔，为企业提供了应对“数字化凭证时代”财务档案管理要求的有效解决方案。
产品背景与行业痛点：发票存档政策下的企业困境
发票存档政策的不断完善和细化，给企业带来了诸多特殊的管理要求。企业在面对数电票管理时，必须严格遵循以 XML 格式存档等规定，这让企业的财务管理工作变得更加复杂。
在纸电混合时代，企业的各个层面都面临着不同的难题。企业高管在管理纸质档案时，面临着成本高的困扰。纸质档案的存储需要大量的空间，还需要投入人力进行整理和保管，这无疑增加了企业的运营成本。同时，纸质档案的数据难以进行分析和利用，企业难以从海量的纸质档案中提取有价值的信息，从而影响了企业的决策效率。
财务人员则陷入了档案整理的繁琐工作中。档案整理耗费时间，而且枯燥繁复，大量的发票、凭证等需要逐一核对和分类，这不仅占用了财务人员大量的精力，还容易出现错误。
业务人员在报销流程中也面临着难题。报销流程繁琐，需要提交各种纸质单据，经过层层审批，这让业务人员在处理报销事务时花费了大量的时间和精力。
除了上述问题，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质档案的存储和管理费用上；高隐形成本则包括因数据难以分析利用而导致的决策失误等；高合规风险则是由于企业难以满足发票存档政策的要求，可能面临税务等部门的处罚。
解决方案概述：合思档案的多元应对之策
面对发票存档政策带来的种种挑战，合思档案提供了一套全面而系统的解决方案。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这种多元化的方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求。无论是小型企业还是大型集团企业，都能在合思档案的解决方案中找到适合自己的管理模式。
合思档案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。这意味着企业的财务数据能够在各个系统之间流畅地流通，减少了人工干预，提高了数据的准确性和及时性。
针对不同的企业角色，合思档案也提供了针对性的解决方案。对于 CEO/高管，合思档案能够提供全面的数据分析和决策支持，帮助他们更好地了解企业的财务状况；对于归档员/财务，合思档案简化了档案整理和管理的流程，提高了工作效率；对于外部审计，合思档案提供了完整的财务档案数据，方便审计工作的开展。通过这些针对性的解决方案，合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和数字化转型。
核心功能与优势：合思档案的卓越实力展现
合思档案具有多方面的核心功能与优势，在发票存档政策的要求下，展现出了强大的适应性和竞争力。
在功能方面，合思档案涵盖了电子会计档案全生命周期管理。从智能采集开始，合思档案能够自动收集企业的各种财务数据，减少了人工采集的工作量和错误率。预归档服务则对采集到的数据进行初步的整理和分类，为后续的管理工作做好准备。基础管理环节对档案进行详细的登记和存储，确保档案的安全性和完整性。档案服务则为企业提供了便捷的档案查询和使用功能，方便企业随时调用所需的财务档案。此外，合思档案还具备统计分析和应用层功能，能够对财务数据进行深入的分析，为企业的决策提供有力支持。
合思档案的优势显著。首先，它实现了显著的降本增效。通过节约纸张和整理成本，企业能够减少不必要的开支；提升检索效率，让企业能够快速找到所需的财务档案，提高了工作效率。其次，合思档案能实现电子会计档案管理闭环，拉通业财税档全链路。这意味着企业的财务数据能够在各个环节之间实现无缝对接，避免了数据的丢失和错误。再次，合思档案让数据“活起来”，实现了数据价值。通过对财务数据的分析和挖掘，企业能够发现潜在的问题和机会，为企业的发展提供有力支持。最后，合思档案实现了资源重组，提升了管理能效。通过优化档案管理流程，企业能够更加合理地利用资源，提高管理水平。
合思档案的系统具备广泛连接、100%自动归档、符合国家发票存档政策要求、灵活承接和持续迭代等能力。这些能力让合思档案能够适应不同企业的需求，并且随着企业的发展和发票存档政策的变化不断进行优化和升级。
应用场景与案例：合思档案的实践验证
合思档案的应用场景丰富多样，能够满足档案不同阶段的管理要求。
在权限管理方面，合思档案能够根据企业的组织结构和职责分工，为不同的用户设置不同的权限，确保财务档案的安全性和保密性。在档案目录扩展方面，合思档案能够根据企业的业务需求，灵活扩展档案目录，方便企业对财务档案进行分类管理。在档案应用方面，合思档案能够为企业提供各种报表和分析工具，帮助企业更好地利用财务档案数据。
许多企业已经通过合思档案解决了发票存档政策下的财务档案管理难题。例如，一家年单据量 2.6 亿的企业，在发票存档政策的要求下，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效的问题。通过引入合思档案，该企业实现了档案管理的数字化转型，提高了工作效率和数据准确性。一家共享中心统建的集团型企业，利用合思档案实现了档案管理标准化落地，确保了集团内部财务档案管理的一致性和规范性。一家多系统数据互联的企业，通过合思档案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，提升了企业的管理水平和决策能力。中国最大的 K12 民办教育集团之一，在合思档案的帮助下，破解了低效的会计档案管理瓶颈，提高了财务管理效率。
无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。发票存档政策的不断完善，对企业的财务档案管理提出了更高的要求。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和显著的优势，能够帮助企业解决档案管理难题，实现数字化转型。如果您想深入了解合思档案如何助力企业应对发票存档政策挑战，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com ，还能免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
