在当今汹涌澎湃的数字化浪潮之中,企业正面临着财务数智化转型的迫切使命。传统的财务收支管理模式仿佛是一座陈旧的堡垒,存在着系统割裂、数据分散、流程繁琐等诸多弊病,如同沉重的枷锁,难以满足企业降本增效、合规经营的迫切要求。北京合思信息技术有限公司,宛如一颗璀璨的新星,作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司,凭借其敏捷的财务收支管理平台和独具创新的解决方案,为企业精准地解决了这些痛点,尤其是在员工差旅管理方面,展现出了卓越的实力。
产品背景:传统员工差旅管理的困境突围
随着企业业务的蓬勃发展和规模的不断壮大,传统的财务收支管理模式在员工差旅管理领域面临着重重挑战。
大量自研系统犹如一座座孤立的岛屿,难以实现有效的整合。传统的手工报销模式更是弊端丛生,员工在进行差旅报销时,需要在多个系统之间来回切换,操作体验极差,就像在迷宫中寻找出口一般艰难。手工录入不仅效率低下,而且很难保证合规性,犹如在波涛汹涌的大海中驾驶一艘没有导航的船只。
系统之间的割裂导致数据分散,信息滞后。员工差旅的相关数据被分散在各个不同的系统中,无法及时整合和共享,企业难以实时掌握员工差旅的真实情况。业务覆盖面广泛,报销模式复杂多样,不同的部门、不同的项目可能有不同的报销规则,这使得员工差旅管理变得更加困难。
集团型公司在员工差旅管理的预算管控、对公付款、发票管理等方面也存在着诸多痛点。成本增效困难,预算统计难以收口,就像一个没有盖子的容器,资金不断地流失却无法准确统计。对公付款与合同管理脱节,导致付款流程混乱,发票人工校验和账务处理的工作量巨大,财务人员如同背负着沉重的负担在艰难前行。
解决方案:构建员工差旅管理的智慧蓝图
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案,为客户打造了一个全方位的财务数智化服务体系,在员工差旅管理方面发挥了巨大的作用。
合思通过强大的系统集成能力,打破了数据孤岛的局面,实现了多系统数据的互联互通。就像搭建了一座四通八达的桥梁,让各个系统之间的信息能够自由流通。员工在进行差旅活动时,相关的数据能够实时同步到各个系统中,企业可以实时掌握员工的差旅情况。
无需报销的解决方案是合思在员工差旅管理方面的一大创新。它重塑了商旅出行流程,让员工彻底告别了垫资和开票的烦恼,极大地提升了员工的幸福感。员工只需专注于差旅业务本身,无需再为繁琐的报销流程而困扰。同时,财务部门可以实现统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档等功能,大大提高了财务工作的效率。
合思还具备强大的预算管控能力,能够整合第三方管控逻辑,实现跨系统的预算管理。在员工差旅管理中,企业可以对差旅预算进行事前规划、事中控制和事后分析,实时了解企业的经营数据,确保差旅费用在预算范围内合理使用。此外,合思还能进行对公付款和发票智能校验等功能,进一步提升了员工差旅管理的合规性和准确性。
核心功能:解锁员工差旅管理的高效密码
合思的核心功能在员工差旅管理中发挥着至关重要的作用。
多系统集成是合思的一大亮点。它可以将企业的HR系统、BPM系统、OA系统、ERP系统等与合思费控进行同步,实现数据的互通和操作体验的全面革新。在员工差旅管理中,员工的基本信息、考勤数据、审批流程等都可以在各个系统之间实时共享,大大提高了工作效率。员工在进行差旅申请时,系统可以自动获取员工的相关信息,减少了人工录入的工作量,同时也提高了信息的准确性。
无需报销的功能让员工真正感受到了数字化带来的便利。员工在差旅过程中的消费可以直接通过合思平台进行处理,无需再进行繁琐的报销操作。这不仅提高了报销效率,还降低了财务基础工作的压力。财务人员可以将更多的时间和精力放在数据分析和财务管理上,为企业提供更有价值的决策支持。
预算管控功能实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。在员工差旅管理中,企业可以根据不同的项目和部门制定合理的差旅预算,并在差旅过程中实时监控费用的使用情况。一旦费用超出预算,系统会及时发出预警,提醒相关人员进行调整。事后,企业可以对差旅费用进行详细的分析,总结经验教训,为未来的差旅管理提供参考。
发票智能校验功能支持发票的完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣等多种发票使用规范。在员工差旅管理中,员工可以轻松地将差旅过程中的发票进行上传和校验,系统可以自动识别发票的真伪和信息,大大提高了发票识别的效率。同时,系统还可以对发票进行分类和管理,方便财务人员进行账务处理。
自动生成凭证功能通过标准EAI插件对接企业的ERP系统,自动生成财务凭证,无需人工操作。在员工差旅管理中,员工的差旅费用可以自动生成相应的财务凭证,减少了人工录入的错误和工作量。财务人员可以更加准确、高效地完成账务处理工作,提高了财务工作的质量和效率。
应用场景与案例:员工差旅管理的成功典范
合思的解决方案在员工差旅管理方面有着广泛的应用场景,已经在多个行业和企业中取得了显著的成效。
在制造业,北京动力源科技股份有限公司通过使用合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台,实现了多系统集成,数据互通,操作体验全面革新。在员工差旅管理方面,员工的差旅报销周期从原来的数周缩短到了一周以内,效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。员工可以更加便捷地进行差旅申请和报销,企业可以实时掌握员工的差旅费用情况,实现了员工差旅管理的精细化和高效化。
在医药业,苏州泽璟生物制药股份有限公司使用合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 银企直联 + ERP互联,累计服务1700 + 场学术会议活动。在员工差旅管理方面,审批效率提升了50%,人力成本节约了30%。员工在参加学术会议时的差旅安排和费用报销更加便捷,企业可以对会议的费用进行有效的控制和管理,提高了企业的运营效率和经济效益。
在互联网科技业,亿嘉和科技股份有限公司应用合思费控解决方案后,实现了从申请到存档的全流程闭环管理。在员工差旅管理方面,员工的报销效率得到了极大的提升,财务自动生成凭证,节约了大量的时间。企业的管理人员可以实时查看经营仪表盘,战略决策更加准确。员工在差旅过程中的各项信息都可以在系统中进行实时跟踪和管理,企业可以根据实际情况及时调整差旅政策和预算,提高了企业的管理水平和竞争力。
合思的财务数智化解决方案已经在众多企业的员工差旅管理中得到了成功应用,取得了显著的成效。如果您的企业也面临着员工差旅管理的难题,不妨选择合思,让合思助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营,开启财务数智化转型的新篇章。现在就可以免费试用合思的解决方案,体验合思带来的数字化变革!