在企业的财务管理中，报销信息整理是一项至关重要却又常常令人头疼的工作。以好想你健康食品股份有限公司为例，合思凭借其专业的解决方案，助力企业解决了财务档案管理难题，其中报销信息整理也得到了极大的优化，实现了降本增效。
客户简介：红枣行业领军企业风采
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年。在2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工以及400 + 的全国门店数。这样一家规模庞大且极具影响力的企业，在财务管理方面有着极高的要求，尤其是报销信息整理工作，面临着诸多挑战。
业务背景现状痛点：报销信息整理困境重重
- 归档难：确认繁琐易遗失
在报销信息整理过程中，财务归档是一项艰巨的任务。财务人员在确认单据、发票、回单和凭证一致性时，需要耗费大量的时间。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关的发票、回单和凭证一一对应。然而，即使如此谨慎，仍容易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，不仅会影响报销的进度，还可能导致财务数据的不完整。 - 查找慢：时空限制效率低
纸质档案的管理方式使得报销信息查找面临着严重的时空限制。当需要查找某一份报销信息时，工作人员往往需要在大量的纸质档案中逐一寻找。这不仅耗时长，而且无法实现实时调阅。同时，由于纸质档案的唯一性，无法同时满足多人借阅的需求，也难以做到精准查找。这对于企业的日常运营和财务管理来说，无疑是一个巨大的障碍。 - 成本高：空间人力负担重
大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了很高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的空间成本。同时，为了管理这些档案，还需要配备专门的人员，进行档案的整理、存放和查找等工作，这又增加了企业的人力成本。在当前经济环境下，企业对于成本的控制越来越严格，这种高昂的档案管理成本显然是企业所不愿意承受的。 - 不合规：数据安全存隐患
纸质档案管理办法存在着诸多不足之处，无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着企业数字化转型的推进，对财务档案管理的合规性要求也越来越高。纸质档案管理方式显然无法满足这些要求，可能会给企业带来潜在的合规风险。
解决方案：报销信息整理新突破
- 打破壁垒数据同源：便捷利用提升效率
合思为好想你提供的解决方案，首先致力于打破数据壁垒，实现数据同源。通过建立统一的数据平台，财务人员可以便捷地利用报销信息。只需一键联查，就可以快速获取与报销相关的所有信息，包括单据、发票、回单和凭证等。这大大提升了报销信息整理的工作效率，减少了人工操作的时间和错误。 - 自动组装审计便捷：提升审计效率
在审计方面，合思的解决方案实现了自动组装和审计便捷。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动将相关的报销信息进行组装，形成完整的审计数据。审计人员可以直接在系统中进行审计，无需再翻阅大量的纸质档案。这不仅提升了审计效率，还提高了审计的准确性和可靠性。 - 实物高效管理：电子实物精准匹配
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子与实物的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位电子档案。同时，电子档案中也关联了实物档案的相关信息，方便查阅者进行查询和管理。在报销信息整理中，这种方式可以确保实物档案与电子档案的一致性，提高档案管理的准确性和效率。
实施过程步骤：打造电子会计档案管理平台
合思为好想你打造了电子会计档案管理平台，实现了财务数据的集中化管理。首先，打通各系统数据壁垒，建立数据同源机制。将不同系统中的报销信息进行整合，实现数据的共享和互通。
其次，设置自动归档规则，对档案数据进行分类和关联。根据报销信息的类型、时间等因素，系统会自动将其进行分类，并与相关的单据、发票等进行关联。这样，在需要查找报销信息时，就可以快速定位到相关的档案。
最后，搭建虚拟档案库房，为实物档案生成二维码并关联电子档案。通过虚拟档案库房，企业可以实现对实物档案的数字化管理，提高档案管理的效率和安全性。
取得成果效益：报销信息整理成效显著
- 人工耗时大幅减少
通过合思的解决方案，好想你在报销信息整理方面减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间进行单据的核对和整理，工作效率得到了极大的提升。 - 管理耗时显著降低
总部在接收报销信息时，减少了80%的管理耗时。借阅管理方面，也减少了67%的管理耗时。这使得企业的管理效率得到了显著提高，能够更加及时地处理报销信息。 - 综合成本有效降低
预计好想你每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于人工耗时的减少和管理效率的提高，使得企业在报销信息整理方面的成本得到了有效控制。
客户评价反馈：报销信息整理难题完美解决
好想你通过合思的解决方案，有效解决了报销信息整理的痛点。工作效率得到了提高，成本得到了降低，实现了档案管理的合规性和数字化转型。企业的财务管理更加规范、高效，为企业的发展提供了有力的支持。
如果您的企业也面临着类似的报销信息整理难题，不妨选择合思。合思能够助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身体验其带来的便捷与高效。立即联系我们，电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com。
