在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，一场深刻的变革正在财务领域悄然发生。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重要举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。
如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这一充满机遇与挑战的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，无疑为众多企业提供了极具价值的参考和借鉴。
接下来，让我们走进好想你健康食品股份有限公司，一同探寻合思档案如何助力该企业解决财务档案管理难题，实现报销成本控制和降本增效。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，凭借卓越的品质和不懈的努力，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，在财务档案管理方面，好想你逐渐面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。在财务归档过程中，工作人员需要花费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要人工核对，稍有疏忽就可能出现错误。而且，由于纸质档案的管理方式存在一定的局限性，档案遗失的情况难以避免。一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能给企业带来潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找所需的文件，耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，在急需档案资料时，往往会因为查找不便而耽误工作进度。
最后是成本居高不下。大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。这些都增加了企业的运营成本，给企业带来了沉重的负担。在报销成本控制方面，这种传统的档案管理方式显然已经无法满足企业的需求。
合思档案的精准破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案——合思档案。该方案充分发挥了合思档案的功能和优势，有效解决了好想你面临的各种问题，实现了报销成本控制的目标。
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。在以往，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅浪费时间，还容易出现错误。而现在，通过合思档案的一键联查功能，财务人员可以快速准确地获取所需信息，节省了大量的时间和精力。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，为企业的财务管理提供了有力的支持。在报销成本控制方面，高效的工作流程可以减少人力成本的支出，提高企业的经济效益。 -
自动组装档案提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，为企业的审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力，对纸质档案进行逐一核对和审查。而现在，通过合思档案的自动组装功能，审计人员可以快速获取所需的档案数据，进行准确的审计。同时，电子档案的存储和管理更加安全可靠，避免了纸质档案因丢失、损坏等原因而影响审计工作的进行。这不仅提高了审计效率，还降低了审计成本，为企业的合规经营提供了有力保障。在报销成本控制方面，高效的审计流程可以及时发现和纠正报销过程中的问题，避免不必要的费用支出。 -
实物高效管理精准定位查询
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。在档案管理过程中，为每一份实物档案都赋予了唯一的二维码，通过扫描二维码，就可以快速获取该档案的相关信息。同时，查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置，方便快捷地找到所需的实物档案。这种实物高效管理方式，不仅提高了档案的查找效率，还减少了档案遗失的风险。在传统的档案管理方式下，实物档案的查找和管理往往比较困难，容易出现混乱和丢失的情况。而现在，通过合思档案的实物高效管理功能，企业可以实现对实物档案的精准定位和查询，提高了档案管理的效率和质量。在报销成本控制方面，精准的档案管理可以避免因档案丢失或查找不便而导致的重复报销等问题，降低企业的报销成本。
显著成果见证方案卓越成效
合思档案的应用，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成果。通过一系列的数据对比，我们可以清晰地看到合思档案在报销成本控制和提升工作效率方面的卓越成效。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得人工耗时减少了90%。以往，财务人员需要花费大量的时间进行档案的整理、核对和查找工作，而现在，通过合思档案的自动化功能，这些工作可以快速高效地完成。这不仅节省了人力成本，还提高了工作效率，让财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。合思档案实现了数据的实时共享和传递，总部可以快速准确地获取各部门的财务信息，无需等待纸质档案的传递和整理。这大大缩短了信息传递的时间，提高了总部的管理效率。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。通过合思档案的电子借阅功能，借阅者可以在线申请借阅档案，系统自动审批和记录，无需人工干预。同时，查阅者可以通过电子档案快速获取所需信息，无需在档案室中寻找实物档案。这不仅提高了借阅管理的效率，还减少了档案的损坏和丢失风险。
在综合成本方面，预计每年可减少20万元。合思档案的应用，减少了纸质档案的使用和管理成本，包括档案室租赁费用、档案管理人员工资等。同时，提高了工作效率，减少了因人为错误和延误而导致的成本增加。这些成本的降低，直接提升了企业的经济效益，实现了报销成本控制的目标。
合思档案引领财务数智化未来
合思档案的成功应用，不仅帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理难题，实现了报销成本控制和降本增效，更彰显了其在财务数智化领域的强大实力和卓越价值。
合思档案助力企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。通过提高工作效率、降低成本、加强合规管理，为企业的可持续发展提供了有力保障。同时，电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思希望能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
未来，财务数智化将成为企业发展的核心竞争力之一。合思将继续秉承创新、专业、服务的理念，不断提升产品和服务质量，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。如果您的企业也想在财务数智化方面取得突破，实现报销成本控制和降本增效的目标，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案，亲身感受其卓越的功能和价值。
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