在数字时代的浪潮中，电子凭证在财务管理和会计领域的重要性愈发凸显。国家积极推动电子凭证数字化转型，2021年12月1日国家税务总局开展数电票试点工作，2023年5月财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一系列举措标志着会计管理模式正经历全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它有利于优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，能够有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺，仍然面临着凭证类型多、格式杂、协同难、易丢失等多重数字鸿沟，这些问题阻碍了单位会计数字化转型的进程。
合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，积极投身于助力企业解决电子凭证数字化转型难题的征程中。下面，我们就以世界500强旗下教育服务品牌为例，深入了解合思的报销管理最佳实践。
财务数字化困境：传统报销的重重枷锁
该知名企业在财务数字化方面遭遇了诸多挑战与痛点。首先，企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通。这导致结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。
其次，实物存档占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
再者，不断重复的纸质档案录入操作耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，这一系列工作都费时费力。
最后，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索、准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。在这样的困境下，企业急需一套有效的解决方案来打破传统报销的重重枷锁。
合思解决方案：全生命周期电子化会计档案管理
合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业的报销管理带来了全新的变革。
– 广泛连接异构系统
合思的档案数据来源广泛，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口40种 +，能广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。这种广泛的连接性，使得企业各个系统的数据能够高效整合，为后续的管理工作奠定了坚实的基础。
– 多样接口传输方式
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论企业的数据以何种形式存在，都能够通过合适的方式传输到合思的管理系统中，极大地提高了数据采集的灵活性和便捷性。
– 实现自动归档全流程
合思的方案实现了自动归档，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节。这一系列自动化的流程，减少了人工干预，提高了工作效率，同时也降低了人为错误的发生概率。
– 全面的会计类档案管理范围
会计类档案管理范围全面，内部包括凭证、订单、会计账薄、财务会计报告、应付采购单、审批单据、进项报销单、销项应收单、其他会计档案；外部包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票、影像文件、财政电子票据、电子客票、电子行程单、合同等。无论是内部的财务数据还是外部的业务凭证，都能够得到有效的管理和存储。
显著成果：数字化转型的成功典范
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果，成为了报销管理最佳实践的成功典范。
– 加速数字化转型
通过合思的方案，企业年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这一系列的改变，让企业在数字化转型的道路上迈出了坚实的步伐。
– 成为标杆试点企业
企业通过了财政部电子凭证试点，成为了地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这不仅证明了合思方案的有效性，也为企业在行业内树立了良好的形象。
– 节约成本与资源
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这将进一步提升企业的管理效率和经济效益。
– 高财务作业自动化率
财务作业自动化率达91.6%，其中合思费控占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。高自动化率的实现，让企业的财务工作更加高效、准确，为企业的发展提供了有力的支持。
报销管理最佳实践的价值与未来展望
合思的解决方案帮助企业解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规运营和低碳运营，提升了企业的财务管理水平和竞争力。这一报销管理最佳实践的价值不言而喻。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，随着数电票和智能化时代的到来，将有更多企业迈向高级无需报销级别，实现全场景、全链路智能化无需报销。各企业应积极顺应电子凭证数字化转型趋势，主动了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应未来合规要求。
合思凭借其专业的产品和服务，已赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果您的企业也面临财务数字化转型难题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com与合思联系，开启财务数字化转型之旅，还可以免费试用合思的解决方案，亲身体验报销管理最佳实践带来的变革。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
