在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在市场中扩张，企业也纷纷踏上数智化转型的征程。然而，传统纸质档案管理却如同一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。在这个背景下，企业迫切需要一款专业的档案电子化软件，来适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的严格要求。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一颗璀璨的新星，应运而生。
传统档案管理痛点大揭秘
- 成本黑洞：显性与隐性成本双高
传统档案管理的显性成本高得惊人。纸质凭证输出需要大量的耗材，纸张、油墨等费用日积月累，成为企业一笔不小的开支。而且，随着业务的不断拓展，档案数量急剧增加，对存储空间的需求也日益增大，租赁或购置档案存储场地的费用也在不断攀升。
除了显性成本，隐形成本同样不可小觑。手工装册归档工作繁琐且低效，财务人员需要花费大量的时间和精力在整理、装订和归档档案上，这不仅降低了工作效率，还增加了人力成本。更重要的是，传统档案管理方式使得数据难以有效利用，企业无法从海量的档案数据中提取有价值的信息，从而影响了决策的科学性和准确性。
- 合规风险：电子凭证管理难题与纸质档案隐患
在电子会计凭证日益普及的今天，企业却常常缺乏有效的管理手段。电子凭证的真实性、完整性和安全性难以保障，一旦出现问题，企业将面临巨大的合规风险。同时，纸质档案易损坏、易丢失，在保存和传输过程中，可能会因为各种意外情况导致档案受损，给企业带来不必要的损失。
企业高管、财务人员和业务人员在实际工作中，更是深受传统档案管理之苦。档案管理成本高、整理耗费时间、报销流程繁琐等问题，让他们的工作效率大打折扣，也影响了企业的整体运营效率。
合思档案：全方位解决方案登场
- 单套制与六大场景：满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案及六大场景解决方案，全面覆盖了CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色的需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，为决策提供有力的支持。通过对档案数据的深度分析，企业可以更好地了解自身的运营状况，制定更加科学合理的发展战略，实现决策的数智化，从而在激烈的市场竞争中占据优势。同时，合思档案还能帮助企业降本增效，减少不必要的开支，提高企业的经济效益。
对于归档员/财务人员而言，合思档案能够大大提高工作效率。自动化的归档流程，让他们从繁琐的手工操作中解脱出来，节省了大量的时间和精力。而且，数据的透明流转使得财务人员能够更加清晰地掌握档案的状态和流向，提高了工作的准确性和可靠性。
对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以通过线上平台快速查阅企业的电子档案，大大缩短了审计时间，提高了审计效率。同时，可溯源的特性使得审计过程更加严谨、规范，降低了审计风险。
合思档案核心功能与优势解析
- 强大能力：广泛连接与自动归档
合思档案具有广泛连接的能力，能够与企业现有的各种业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换。无论是发票、单据还是凭证，都能自动采集并归档，实现100%自动归档，大大提高了工作效率。
同时，合思档案严格符合国家政策要求，确保企业在使用过程中不会出现合规问题。而且，它还具备灵活承接持续迭代的能力，能够根据企业的发展和市场的变化，不断升级和优化功能，为企业提供长期稳定的服务。
- 丰富功能模块：全生命周期管理
合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证等多个方面。它具备电子会计档案全生命周期管理功能，从智能采集、预归档服务，到基础管理、档案服务，每一个环节都做到了精细化管理。
智能采集功能能够自动识别和采集各种类型的电子凭证，减少了人工录入的工作量和错误率。预归档服务可以对采集到的凭证进行初步的审核和整理，确保档案的准确性和完整性。基础管理功能则提供了档案的分类、存储、检索等基本操作，方便企业对档案进行管理。档案服务功能则为企业提供了档案的借阅、下载、打印等服务，满足了企业在不同场景下的使用需求。
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大数据解决方案：海量数据处理
合思档案拥有强大的大数据解决方案，能够实现百亿级单据量的匹配关联和海量数据的秒级查询。无论是查询某一张发票的详细信息，还是分析某一时间段内的业务数据，都能在瞬间得到结果。这使得企业能够更加快速地获取所需信息，为决策提供有力的支持。 -
特色解决方案：满足个性化需求
除了以上功能，合思档案还具备档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查等特色解决方案。档案扩展功能可以根据企业的需求，对档案的字段和属性进行自定义设置，满足企业个性化的管理需求。证据链完整性解决方案能够确保档案的每一个环节都有完整的记录和证明，为企业的合规经营提供有力保障。共享调阅功能使得企业内部不同部门之间可以方便地共享档案信息，提高了工作效率。数电票解决方案则专门针对数电票的管理进行了优化，确保企业能够顺利处理数电票业务。实物备查解决方案可以对与电子档案相关的实物进行管理和记录，实现了电子档案与实物档案的一体化管理。
此外，合思档案还拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够对档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行全面检测，同时对业务流程的合规性进行检测，确保企业的档案管理工作万无一失。
合思档案应用场景与案例展示
- 广泛应用：多行业多企业受益
合思档案在多个行业和企业中得到了广泛的应用，无论是事业单位及院校、央企，还是行业领军企业、国家试点企业，都对合思档案的功能和效果赞不绝口。
以年单据量2.6亿的企业为例，该企业之前一直采用传统手工档案管理方式，工作效率低下，成本高昂。引入合思档案后，企业实现了从传统手工到业财一体的档案管理实践。业财一体的管理模式使得企业的业务流程和财务流程更加紧密地结合在一起，实现了管理的自动化和流程的精简。同时，企业的成本也得到了有效控制，实现了降本增效的目标。
共享中心统建的集团型企业在使用合思档案后，实现了档案管理标准化的落地。通过统一的管理平台，企业提高了整理匹配效率，减少了存储空间和纸张打印成本。各下属企业的档案管理工作变得更加规范、高效，整体管理水平得到了显著提升。
多系统数据互联的企业利用合思档案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。企业的各个业务系统之间的数据可以实时共享和交换，形成了一个完整的业务证据链。同时，全生命周期管理功能使得企业能够对档案进行全程跟踪和管理，节省了大量的成本。
中国最大的K12民办教育集团之一在引入合思档案后，简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员不再需要花费大量的时间和精力在手工整理和归档档案上，而是可以将更多的时间用于财务分析和决策支持，为企业的发展提供了有力的保障。
选择合思档案，开启财务数字化转型之旅
无论是政策的推动、合规的要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的档案电子化软件，凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的实践经验，能够帮助企业解决档案管理的痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。
如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和便捷体验，开启企业财务数字化转型的新篇章。
