合思档案解决方案：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的商业世界，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理不得不直面新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用而烦恼；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配、核对确认的枯燥繁复工作中；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的繁琐流程，耗费了大量时间。同时，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件管理手段缺失、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

为应对这些挑战，合思档案解决方案应运而生。

合思档案：满足多元角色需求的智慧之选

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效与绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案可大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控与分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放与回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案功能概览：多维度助力档案管理

• 多源采集：数据汇聚的高速通道
  合思档案的多源采集功能支持接口互联与自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，让数据采集更加灵活。

• 智能制档：数据整合的智慧引擎
  智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射功能让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

• 档案管理：精准管控的安全堡垒
  档案管理具备权限管理功能，可精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。

• 档案应用：便捷查询的高效助手
  档案应用实现了多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查功能可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，方便进行差旅报销查询。

合思档案核心亮点：科技赋能档案管理

• 大数据处理：海量数据的极速引擎
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率，释放档案数据价值，也为差旅报销查询提供了高效的数据支持。

• 合规性检测：数据安全的坚实防线
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，确保差旅报销查询的数据合规。

• 档案扩展：灵活管理的无限可能
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足差旅报销查询等多样化需求。

• 证据链完整性：财务合规的有力保障
  通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让差旅报销查询更具可信度。

合思档案价值体现：降本增效，数据驱动决策

• 显著降本增效
  合思档案能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，更有效的“收紧钱袋子”，在差旅报销查询等方面也能节省大量时间和精力。

• 全链路拉通
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让差旅报销查询等业务在全链路中更加顺畅。

• 数据价值挖掘
  让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。在差旅报销查询过程中，能够从数据中获取更多有价值的信息，为企业决策提供支持。

• 资源重组优化
  实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在差旅报销查询相关业务中，能够优化流程，提高资源利用效率。

合思档案典型使用场景：多行业的成功实践

• 年单据量2.6亿企业的高效之选
  对于年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案。会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，方便进行差旅报销查询。

• 集团型企业的标准化之路
  集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，也为集团内部的差旅报销查询提供了统一的标准和便捷的方式。

• 多系统数据互联企业的整合之策
  多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一；业务检测方案能精细化至元数据层级的关联规则引擎，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，跨系统调阅完整业务链条的档案数据，满足差旅报销查询等跨系统业务需求。

• K12民办教育集团的智能升级
  K12民办教育集团存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案可梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案可搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置；电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，为学校的差旅报销查询等业务提供了智能化的解决方案。

合思档案成功案例：客户见证卓越品质

合思档案拥有众多成功案例，客户名录涵盖事业单位及院校、央企，如广东某高校、中交集团等；行业领军企业，如好想味、金牌厨柜等；国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK等。

海亮教育表示完成数字化拼图后，服务单位增加，作业人员仅少量增加，凭证自动化率提高。徐福记称合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院提到单套制有效支撑无纸化政策落地，减少成本，审计人员对系统便利性和安全性给予肯定。金牌橱柜表示与合思档案合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，在差旅报销查询等方面也体验到了高效与便捷。

合思档案市场定位与差异化优势：引领行业发展

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

它拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。同时，合思档案提供多种创新性解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案可保障财务合规；共享调阅解决方案可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，为差旅报销查询等业务提供了独特的优势。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的服务和解决方案。

如果您想体验合思档案带来的高效档案管理，特别是便捷的差旅报销查询功能，欢迎联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号、微信小程序了解更多，还可免费试用合思档案。