在当今电子凭证数字化转型不断加速、全流程无纸化时代已然来临的大背景下，财务文档管理正面临着前所未有的变革。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其自主研发的电子会计档案管理平台——合思档案，成功帮助众多企业攻克了财务文档管理的重重难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案所带来的显著成效。
红枣巨头的财务文档管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路稳步发展，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。企业规模颇为可观，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。然而，在财务文档管理方面，好想你却遭遇了诸多棘手的痛点。
在档案归档环节，财务人员需要耗费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证之间的一致性。每一笔业务的相关资料都需要逐一核对，稍有不慎就可能出现差错。而且，即使工作人员再怎么小心谨慎，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦重要的财务文档丢失，不仅会给后续的财务核算和审计工作带来极大的困扰，还可能引发潜在的法律风险。
纸质档案的查找问题也给企业带来了极大的不便。由于受到时间和空间的限制，工作人员无法实现实时调阅档案。当遇到紧急的财务查询需求时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找所需的文件。同时，纸质档案也无法满足多人同时借阅的需求，这在一定程度上影响了工作效率。此外，精准查找纸质档案更是难上加难，工作人员常常需要凭借记忆和经验去寻找特定的档案，不仅效率低下，而且容易出错。
大量的纸质档案管理对企业的空间和人力提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的办公成本。同时，为了管理这些纸质档案，企业还需要配备专门的档案管理人员，负责档案的整理、归档、保管和借阅等工作，这进一步增加了企业的人力成本。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
合思档案的精准破局之策
面对好想你在财务文档管理方面的诸多困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为企业量身定制了一套针对性的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等相关数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现数据的联查。无论是查询某一笔业务的详细信息，还是核对相关的财务凭证，都变得轻而易举。这不仅有效提升了财务人员的工作效率，还减少了因数据不一致而导致的错误和风险。 -
自动组装档案提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装功能。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动将相关的财务数据进行整合和分析，生成符合审计要求的档案报告。审计人员可以直接通过系统查阅电子档案，无需再花费大量的时间和精力去翻阅纸质档案。这大大提升了审计效率，缩短了审计周期，为企业节省了大量的时间和成本。 -
实物高效管理精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份纸质档案都对应着一个唯一的二维码，当工作人员需要查阅某一份档案时，只需在系统中查询电子档案，就可以快速定位到实物档案的位置。这不仅提高了档案的查找效率，还减少了因档案存放混乱而导致的丢失和损坏问题。同时，虚拟档案库房的建立也为企业节省了大量的空间成本。
显著收益见证合思档案实力
通过采用合思档案的解决方案，好想你在财务文档管理方面取得了显著的收益。
在人工耗时方面，合思档案的应用为企业带来了极大的改善。经过统计，企业减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间进行档案的整理、核对和查找工作，而是可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，这使得总部能够更加及时、准确地获取各分支机构的财务信息，提高了企业的整体管理效率。借阅管理的管理耗时减少了67%，大大提高了档案的借阅效率，为企业的日常运营提供了有力的支持。
从成本角度来看，合思档案的应用为企业带来了实实在在的经济效益。通过减少人工耗时、节省空间成本和降低审计成本等方式，预计企业每年可以减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省，可以将这些资金投入到企业的核心业务发展中，进一步提升企业的竞争力。
携手合思开启财务文档管理新征程
合思档案凭借其先进的技术和卓越的性能，成功助力好想你解决了财务文档管理的痛点，实现了降本增效的目标。在电子凭证数字化转型不断深入的今天，合思将继续凭借其领先的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务，帮助企业在数字化浪潮中实现可持续发展。
如果您的企业也面临着类似的财务文档管理难题，不妨立即行动起来。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案的详细信息，并免费试用合思档案，开启财务数智化转型之旅。让合思档案成为您企业财务文档管理的得力助手，共同迎接数字化时代的挑战和机遇。
