在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代正以势不可挡的姿态到来。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其卓越的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业在文档自动化处理方面提供了有力支持，成功解决了财务档案管理的诸多难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案的强大功效。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。其业务规模不断扩大，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，随着企业的快速发展，在文档自动化处理方面，财务档案管理逐渐暴露出一系列痛点。
大规模的业务和众多的归档主体，使得财务档案的归档工作变得异常繁琐。传统的归档方式效率低下，大量的文档需要人工逐一整理、分类和存储，不仅耗费了大量的时间和人力，还容易出现错误和遗漏。同时，在查找档案时，由于缺乏有效的管理系统，财务人员往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找所需的文件，查找效率极低。
此外，传统的档案管理方式还面临着成本高的问题。纸质档案的存储需要占用大量的物理空间，并且需要投入专门的人力和物力进行维护和保管。而且，在合规性方面，随着国家对企业财务档案管理的要求越来越严格，传统的管理方式难以满足相关法规和政策的要求，存在一定的合规风险。
合思档案的智慧解决方案
面对好想你在文档自动化处理和财务档案管理方面的诸多难题，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，提出了一套全面而有效的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案致力于打破数据之间的壁垒，实现数据的同源共享。通过先进的技术手段，将企业的各类财务数据进行整合和关联，让财务人员能够在一个平台上便捷地利用这些数据。在需要查找相关档案时，只需一键操作，即可实现档案的联查，大大提高了工作效率。
这种数据同源的方式，使得财务人员无需在不同的系统和平台之间来回切换，减少了查找和处理档案的时间成本。同时，也避免了因数据不一致而导致的错误和重复工作，提高了数据的准确性和可靠性。
- 自动组装档案 提升审计效能
合思档案实现了档案的自动化组装。以档案数据为标准，系统能够自动对档案进行分类、整理和组装，生成符合审计要求的档案文件。在进行内外审计时，审计人员可以直接利用这些自动化生成的档案文件，大大提升了审计效率。
通过文档自动化处理，减少了人工干预，降低了人为错误的发生概率。同时，系统还能够对档案数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的问题和风险，为企业的财务管理提供有力的支持。
- 虚实匹配管理 高效掌控实物
为了更好地管理实物档案，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，财务人员可以快速了解该档案的详细信息，包括存储位置、归档时间等。
这种虚实匹配的管理方式，使得实物档案的管理更加高效和精准。财务人员可以通过系统实时掌握实物档案的状态和流向，避免了实物档案的丢失和损坏。同时，也提高了档案的借阅和归还管理效率，减少了管理成本。
显著成效见证实力
在采用合思档案的解决方案后，好想你在文档自动化处理和财务档案管理方面取得了显著的成效。
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人工耗时大幅降低
通过文档自动化处理，好想你在财务档案管理的各个环节都减少了大量的人工耗时。在归档环节，原本需要大量人工操作的工作，现在由系统自动完成，减少了90%的人工耗时。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和工作质量。 -
总部管理耗时锐减
对于总部来说，接收和管理各部门的档案是一项繁琐的工作。合思档案的解决方案使得总部接收档案的管理耗时减少了80%。系统自动对档案进行分类和整理，总部管理人员可以通过平台快速了解各部门的档案情况，实现了集中化和高效化的管理。 -
借阅管理效率提升
在档案借阅管理方面，合思档案也发挥了重要作用。通过二维码技术和系统的实时监控，借阅管理的耗时减少了67%。员工可以通过系统在线申请借阅档案，审批流程更加便捷和高效。同时，系统还能够自动提醒员工归还档案，避免了档案的逾期归还。 -
综合成本显著降低
除了时间成本的降低，合思档案还为好想你带来了显著的综合成本节约。预计每年可减少综合成本20万元。这包括了纸张、存储设备、人力等方面的成本。通过文档自动化处理，实现了企业资源的优化配置，提高了企业的经济效益。
合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，帮助好想你成功解决了文档自动化处理和财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规经营。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续秉承创新精神，凭借其领先的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现数字化转型。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，现在还可以免费试用，让有限的资源发挥更有效的作用，开启企业文档自动化处理的新篇章。
