在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前推进，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其卓越的合思档案产品，成功助力众多企业攻克财务难题，实现档案归档规范。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案的解决方案及其显著成效。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。公司规模庞大，拥有超过1000名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理方面却遭遇了重重困境。
档案归档时，财务人员往往需要耗费大量的时间和精力，去逐一确认单据等的一致性。每一张单据都像是一个小小的谜题，需要仔细核对才能确保准确无误。这种繁琐的工作流程不仅效率低下，还容易出现疏漏，导致档案易遗失的情况时有发生。一旦重要档案丢失，就如同在茫茫大海中失去了导航的灯塔，给企业的财务管理带来极大的困扰。
纸质档案的查找更是如同一场艰难的寻宝之旅。由于缺乏高效的检索手段，当需要查阅某一份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质文件中苦苦寻觅，无法实现实时调阅。这不仅影响了工作效率，还可能因为无法及时获取所需信息，而给企业的决策带来延误。
大量纸质档案的管理对空间和人力提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了宝贵的办公空间。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，人力成本巨大。而且，传统的纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全方面存在着诸多隐患，难以满足日益严格的合规要求。
在这样的背景下，好想你迫切需要一种能够实现档案归档规范、提高管理效率、降低成本的解决方案。而合思档案的出现，为好想你带来了新的希望。
合思档案的智慧解决方案
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案为好想你提供的解决方案，首先着眼于打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合，为财务人员打造了一个便捷利用的平台。只需轻轻一键，就能实现档案的联查，有效提升了工作效率。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，还容易出现信息不一致的情况。而合思档案通过数据同源的方式，将所有相关数据集中存储和管理，使得财务人员可以在一个界面上轻松获取所需的信息。这种便捷的操作方式，就如同为财务人员配备了一个智能助手，让他们能够更加高效地完成工作。
同时，合思档案还实现了档案归档规范的标准化。系统会自动按照预设的规则对档案进行分类、整理和存储，确保每一份档案都有明确的归属和清晰的记录。这不仅提高了档案管理的准确性和规范性，还为后续的审计和查询工作提供了便利。
- 自动组装档案 提升审计效率
在审计环节，合思档案同样展现出了强大的优势。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了自动组装和高效审计。
传统的审计工作往往需要审计人员花费大量的时间和精力去翻阅纸质档案，进行数据的核对和分析。而合思档案通过自动组装的功能，将相关的档案数据按照审计要求进行整合和呈现，审计人员只需在系统中即可完成大部分的审计工作。这种方式不仅大大缩短了审计周期，还提高了审计的准确性和可靠性。
在档案归档规范方面，合思档案也起到了重要的保障作用。系统会对每一份档案的归档过程进行记录和监控，确保档案的真实性和完整性。同时，还可以为审计人员提供详细的审计线索和证据，方便他们进行深入的调查和分析。
- 实物高效管理 精准定位档案
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。
在传统的实物档案管理模式下，由于缺乏有效的标识和管理手段，实物档案的查找和定位往往是一个难题。而合思档案通过为每一份实物档案贴上二维码，并在系统中建立对应的电子档案记录，实现了实物档案的数字化管理。当需要查阅实物档案时，只需在系统中输入相关信息，即可快速获取实物档案的存放位置。这种精准的定位方式，就如同为实物档案安装了一个定位系统，让它们不再“迷失”在档案室的角落。
同时，合思档案还实现了档案归档规范在实物管理方面的延伸。系统会对实物档案的出入库进行严格的管理和记录，确保每一次的借阅和归还都有明确的登记和审批。这不仅提高了实物档案的安全性和保密性，还为企业的档案管理提供了更加科学、规范的保障。
显著成效：降本增效的有力见证
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的收益。在成本控制方面，取得了令人瞩目的成果。减少了90%的人工耗时，总部接收减少80%的管理耗时，借阅管理减少67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
人工耗时的大幅减少，意味着企业可以将更多的人力资源投入到更有价值的工作中去。财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的档案管理工作上，而是可以专注于财务分析、决策支持等核心业务，为企业的发展提供更有力的支持。
管理耗时的降低，也使得企业的管理效率得到了显著提升。总部可以更加及时地获取和处理档案信息，做出更加科学、合理的决策。同时，借阅管理的优化也提高了档案的利用率，使得企业的知识资产得到了更好的传承和利用。
在档案归档规范方面，合思档案的应用也使得好想你在财务管理上更加规范和合规。通过标准化的归档流程和严格的管理机制，确保了每一份档案都符合相关的法规和要求。这不仅为企业的长期发展奠定了坚实的基础，也提升了企业的形象和信誉。
携手合思 开启档案管理新篇章
合思档案凭借其强大的功能和完善的解决方案，帮助好想你等众多企业实现了财务档案管理的数字化转型，大幅提升了管理效率，降低了成本，同时也确保了档案归档规范的有效实施。未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其卓越的功能和显著的成效，开启企业档案管理的新篇章，实现档案归档规范的全面提升。
