合思档案：破解企业财务档案管理难题，助力报销成本控制

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新的考验，信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同层级人员都面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地问题发愁，且档案数据难以分析利用；财务人员面对海量档案数据，整理耗时，手动匹配核对工作枯燥繁复；业务人员则饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。同时，纸质档案存在诸多弊端，显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用；还有合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，但企业在数字化推行过程中，归档、储存环节的纸质文件储存和数据存储线下载体问题仍未解决，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，进而实现企业全面数字化，有效进行报销成本控制。

为应对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。

精准施策：合思档案适配多元人群

• 高管智囊：决策数智化的得力助手
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业数字化转型的关键利器。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，大幅提升企业财务档案利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，实现决策数智化。通过数字化手段，合思档案帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营，在报销成本控制方面发挥重要作用。

• 财务福音：效率提升的贴心伙伴
  对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，从而有更多精力投入到更有价值的工作中，有效控制报销成本。

• 审计利器：外审便捷的可靠保障
  对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的便利。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作效率，降低了审计成本，对报销成本控制起到积极作用。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为不同人群提供了全方位的档案管理支持。

功能全景：合思档案的多维能力展现

• 内部资源整合：会计资料的有序汇聚
  合思档案涵盖了企业内部产生的各类会计资料，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等。通过对这些内部资源的有效整合，实现了会计资料的集中管理，为企业财务数据的统一化和规范化提供了保障，有助于企业更好地进行报销成本控制。

• 外部系统对接：业财数据的无缝融合
  外部系统方面，合思档案涉及核算系统中的费控系统（含OCR识别、RPA技术、银行直联、影像设备）、资金系统、OA系统、CRM、SRM等。通过与这些外部系统的广泛连接，实现了业财数据的无缝融合，为企业提供了更全面、准确的财务信息，为报销成本控制提供了有力的数据支持。

• 业务层覆盖：关键财务数据的精准把控
  业务层涵盖银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。合思档案对这些业务层数据进行精准把控，确保财务数据的完整性和准确性，为企业的财务管理和报销成本控制提供了坚实的基础。

• 全生命周期管理：档案数据的全程护航
  电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等环节。智能采集通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等实现；预归档服务包含自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务提供身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层则有辅助审计、证据方案库等。通过全生命周期管理，合思档案确保了档案数据的安全、完整和有效利用，为企业的报销成本控制提供了全方位的保障。

核心亮点：合思档案的独特优势彰显

• 多源采集：数据获取的灵活高效
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活高效的数据采集方式，确保了企业能够全面、准确地获取财务数据，为报销成本控制提供了丰富的数据资源。

• 智能制档：档案关联的智能高效
  智能制档是合思档案的一大核心优势。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，方便财务人员进行操作和监控。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据真实、完整、安全、可用，提高了档案管理的效率和质量，有助于企业更好地控制报销成本。

• 档案管理：权限与目录的精细管控
  档案管理方面，合思档案实现了权限管理的精准管控。支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。通过精细的权限和目录管理，确保了档案数据的安全性和保密性，提高了档案管理的规范性和效率，对报销成本控制起到了积极的促进作用。

• 档案应用：多维检索与场景化服务
  档案应用方面，合思档案提供了多维检索功能，满足多场景查询需求。支持按凭证维度、业务维度自定义查询、按目录和全文检索以及批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，具有多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。这些丰富的档案应用功能，为企业提供了便捷、高效的档案查询和使用体验，有助于企业更好地进行报销成本控制。

价值凸显：合思档案为企业带来的显著效益

• 降本增效：成本节约与效率提升
  合思档案显著的降本增效效果体现在多个方面。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本。同时，提升了检索效率，保障了管理合规性。通过这些方式，企业能够更有效地“收紧钱袋子”，实现报销成本的有效控制。

• 业财连接：信息化建设的重要补充
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的财务数据更加流畅地在各个系统之间传递和共享，提高了企业的财务管理效率，为报销成本控制提供了有力的支持。

• 数据活化：挖掘档案数据价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的深入分析和挖掘，企业能够发现潜在的问题和机会，为企业的决策提供更科学的依据，从而更好地控制报销成本。

• 资源重组：实现企业效益最大化
  合思档案实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过资源重组，企业能够优化业务流程，提高运营效率，实现企业效益最大化，在报销成本控制方面取得显著成效。

场景适配：合思档案解决不同企业痛点

• 海量单据企业：电子化管理降本增效
  对于年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。带来了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，有效控制了报销成本。

• 集团型企业：标准化管理保障合规
  集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，达成了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策的管理成效，有助于集团型企业更好地控制报销成本。

• 多系统互联企业：数据集成节省成本
  多系统数据互联的企业有低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案提供数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，节省了成本，对报销成本控制起到了积极作用。

• 教育集团企业：智能化管理提高效率
  对于中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效的档案管理现状。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，有效控制了报销成本。

成功见证：客户眼中的合思档案

海亮教育表示，此前老板要求实现财务办公室无打印机才算真正无纸化。在使用合思档案完成所有作业、数字化拼图后，所服务单位从15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，在报销成本控制方面取得了显著成效。

徐福记称，公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，有效控制了报销成本。

中交水规院提到，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，对报销成本控制起到了积极作用。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，在报销成本控制方面取得了良好效果。

市场定位：合思档案的差异化优势

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，在报销成本控制方面具有显著的优势。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效，有效控制报销成本。随着数电票的快速扩张和国家政策对电子会计档案管理的支持，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续迭代和创新，为企业提供更优质的服务。

合思在全国多地设有服务地点，提供电话咨询400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序可供关注。企业如果想深入了解合思档案如何帮助控制报销成本，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。