在当今竞争激烈的商业环境中，企业的每一项决策和管理举措都关系着自身的发展与生存。特别是对于那些具有一定规模、业务复杂的企业来说，差旅及费用管控成为了日常运营中的一大挑战。接下来，我们将通过一家典型企业的案例，深入了解合思如何凭借专业的财务管理解决方案，帮助企业解决差旅和费用管理方面的难题。
客户简介：高端制造巨擘的差旅困局
本次案例中的客户是一家在高端制造行业颇具影响力的上市公司。企业规模庞大，拥有超过 3000 名员工，旗下还有 10 家以上的子公司。随着业务的不断拓展，公司的差旅需求呈现出旺盛且复杂的态势。频繁的商务出行成为了企业运营中不可或缺的一部分，但也随之带来了一系列亟待解决的问题。
业务背景、现状与痛点：差旅管理的重重迷雾
- 业务背景：后疫情时代的成本重压
疫情过后，各行业纷纷开启业务拓展的新篇章，差旅活动呈现出“井喷”式增长。然而，商务消费市场的价格也随之飙升，企业在享受业务拓展机遇的同时，不得不面对巨大的成本压力。在当前经济环境下，如何在拓展业务的同时有效控制成本，成为了企业管理者亟待解决的难题。 - 现状：低效流程下的多方困扰
员工报销体验不佳：员工在进行差旅报销时，需要在多个系统之间来回切换操作，且系统不支持移动端，这使得报销过程变得繁琐且耗时。此外，员工还需要个人垫资，填写纸质借款申请，报销时效漫长，严重影响了员工的工作积极性和体验感。
财务工作负担沉重：财务人员每天需要花费大量时间进行手工做账、手动验真查重以及超标核对等低价值工作。这些繁琐的工作不仅占用了财务人员的大量精力，还容易出现人为错误，导致财务工作效率低下。
老板决策缺乏数据支持：企业老板无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析。由于费用居高不下，且缺乏准确的数据基础，老板在进行管理决策时往往陷入困境，难以做出科学合理的决策。 - 痛点：成本与管控的双重困境
成本和费率上升：企业在业务拓展和成本控制之间陷入了两难境地，降本增效的压力巨大。商务消费价格的上涨使得企业的差旅成本不断攀升，而费率的上升也进一步压缩了企业的利润空间。
费用管控效率低：发票和单据处理耗时，企业缺少自动控制系统，导致费用管控效率低下。财务人员需要花费大量时间处理各种发票和单据，不仅容易出现错误，还无法及时发现和解决费用管控中的问题。
管控难度大：企业在事前管控方面存在不足，数据整合困难，口径不统一。这导致订单超标现象严重，发票合规风险突出，给企业带来了潜在的法律风险和经济损失。
解决方案：合思的一站式财务管理利器
面对客户企业的重重难题，合思为其提供了一套全面的财务管理解决方案，包括合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品。这些产品相互协作，形成了一个完整的差旅及费用管控体系，为企业提供了全方位的支持。
– 核心功能：精准管控，高效运营
预算预占用：通过预算预占用功能，企业可以在员工进行差旅申请时，提前对预算进行占用，确保费用支出在预算范围内。这有助于企业实现对费用的精准管控，避免超预算支出。
费用标准校验：系统会自动对员工的差旅费用进行标准校验，确保费用支出符合企业的规定。一旦发现超标情况，系统会及时提醒员工进行调整，有效避免了超标费用的发生。
行程重叠校验：合思系统可以对员工的行程进行重叠校验，避免出现重复预订或不合理的行程安排。这不仅可以提高企业的差旅资源利用率，还可以降低企业的差旅成本。
订单占预算：员工在进行差旅消费时，系统会自动将订单金额占用相应的预算。这使得企业可以实时掌握预算使用情况，及时调整预算安排，确保费用支出的合理性。
差标校验：系统会根据企业设定的差旅标准，对员工的差旅费用进行校验。一旦发现费用超出标准，系统会自动进行提醒和控制，确保员工的差旅费用符合企业的规定。
对账结算中心：合思提供了对账结算中心，企业可以在月底进行一次对账，实现入账自动化操作。这大大提高了财务工作效率，减少了财务人员的工作量。
统一结算、统一开票：通过合思商城，企业可以实现统一结算和统一开票。员工在合思商城进行消费时，无需个人垫资，系统会自动完成结算和开票流程，为员工提供了便捷的消费体验。
自动生成凭证：合思系统可以自动生成凭证，减少了财务人员的手工录入工作。这不仅提高了财务工作效率，还降低了人为错误的发生概率。
合思 BI·差旅分析：合思提供了多种差旅数据分析看板，帮助企业洞察差旅行为，优化差旅标准。通过对差旅数据的深入分析，企业可以发现差旅管理中的问题和潜在的优化空间，从而制定更加科学合理的差旅政策。
– 具体方案：便捷高效，全程无忧
员工移动端申请：员工可以通过移动端进行差旅申请，随时随地提交申请信息。这不仅提高了申请效率，还方便了员工的操作。
合思商城消费免垫资开票：员工在合思商城进行消费时，无需个人垫资，系统会自动完成结算和开票流程。合思商城的供应商覆盖面广，员工可以在商城中选择丰富的商品和服务，满足不同的差旅需求。
财务月底一次对账，入账自动化操作：财务人员可以在月底进行一次对账，系统会自动完成入账操作。这大大提高了财务工作效率，减少了财务人员的工作量。
提供多种差旅数据分析看板：合思为企业提供了多种差旅数据分析看板，帮助企业洞察差旅行为，优化差旅标准。通过对差旅数据的深入分析，企业可以发现差旅管理中的问题和潜在的优化空间，从而制定更加科学合理的差旅政策。
实施过程与步骤：稳步推进，成功落地
- 系统对接：无缝融合，开启合作之旅
企业与合思签约后，首先将企业原有系统与合思平台进行对接。合思的技术团队会与企业的 IT 部门密切合作，确保系统对接的顺利进行。通过系统对接，企业可以实现数据的无缝传输和共享，为后续的系统实施和应用奠定基础。 - 参数配置：量身定制，满足个性需求
在系统对接完成后，合思的专业顾问会根据企业的实际情况，配置系统参数，如预算控制规则、消费标准等。这些参数的配置将根据企业的业务需求和管理要求进行量身定制，确保系统能够满足企业的个性化需求。 - 员工培训：提升技能，适应新系统
为了确保员工能够熟练使用新的系统，合思会对员工进行全面的培训。培训内容包括系统操作流程、功能使用方法等。通过培训，员工可以快速掌握新系统的使用技巧，提高工作效率和质量。 - 试点推广：循序渐进，全面覆盖
在完成系统对接、参数配置和员工培训后，企业将逐步推进系统上线。首先从部分业务开始试点，通过试点运行，及时发现和解决系统中存在的问题。在试点成功后，再将系统全面推广到企业的各个部门和业务环节，实现系统的全面覆盖。
取得的成果与效益：显著提升，共赢未来
- 效率提升：报销与财务工作的双重飞跃
员工报销效率提升 300%：通过合思的财务管理解决方案，员工报销流程得到了极大的优化。员工可以通过移动端快速提交报销申请，系统自动进行审核和处理，报销时效大大缩短。这使得员工可以将更多的时间和精力投入到工作中，提高了工作效率和积极性。
财务人力成本降低 50%：合思系统的自动化功能大大减轻了财务人员的工作负担。财务人员无需再进行手工做账、手动验真查重以及超标核对等低价值工作，而是可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等高价值工作中。这不仅提高了财务工作效率，还降低了财务人力成本。 - 合规管控：杜绝风险，保障企业安全
实现了差旅费用的合规管控：合思系统通过预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验等功能，实现了对差旅费用的全面合规管控。系统可以自动识别和杜绝替票、虚假报销、重复报销等情况，有效避免了企业的财务风险和法律风险。 - 满意度提高：员工与财务的共同认可
员工满意度大幅提高，财务投诉率降低：合思的财务管理解决方案改善了员工的报销体验，提高了员工的满意度。同时，财务人员的工作负担减轻，工作效率提高，也使得财务人员的工作满意度得到了提升。随着员工和财务人员满意度的提高，财务投诉率也大幅降低。 - 成本节省：优化支出，提升利润空间
节省了企业差旅成本：通过合思商城的统一采购和价格谈判，企业可以获得更优惠的商务消费价格。酒店单晚房费单价平均降低，超标订单数降低，这使得企业的差旅成本得到了有效控制，利润空间得到了进一步提升。
客户评价与反馈：高度认可，携手前行
客户表示与合思合作真正实现了“有求必应、一拍即合”。面对企业的复杂需求，合思能够第一时间解决。在工作方法及管理理念上，双方团队能够产生共鸣，共同为企业的发展努力。客户对合思的专业能力和服务质量给予了高度评价，并表示将继续与合思保持长期合作。
结尾：专业之选，开启免费试用之旅
合思在费控及差旅管理领域拥有丰富的专业经验和强大的技术实力。通过本次案例可以看出，合思的财务管理解决方案能够帮助企业有效解决差旅和费用管理方面的难题，实现降本增效、合规经营和可持续发展。如果您的企业也面临着类似的问题，不妨选择合思的财务管理解决方案。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身感受其带来的便捷和价值。让合思与您携手共进，共创美好未来！
