在数字经济浪潮风起云涌的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业迈向财务数智化的关键一跃。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技公司，以其先进前沿的技术和独具创新的解决方案，宛如一盏明灯，为众多企业照亮了解决电子凭证管理难题的道路，成功助力它们实现了财务数字化转型。接下来，让我们以某知名头部数字阅读品牌为例，一同深入探寻合思的解决方案及其所带来的显著成效，尤其是在发票管理流程方面的卓越表现。
客户困境：发票管理流程的重重迷雾
该知名头部数字阅读品牌在财务领域面临着诸多棘手的痛点，而这些痛点在发票管理流程中体现得尤为明显。
首先，数据犹如一盘散沙，分散在企业内部的多个系统之中，业务流程支离破碎，数据整合犹如攀登陡峭的山峰，困难重重。这直接导致费用管控如同空中楼阁，无法有效落地，预算超标情况就像脱缰的野马，时有发生。在发票管理流程中，这种数据的分散使得发票信息难以统一管理和追踪，增加了错误和漏洞的风险。
其次，每个财务月均需要处理单据量高达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都要经历打印粘贴的繁琐步骤。财务人员就像陷入了一个无尽的循环，长期被困在大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在发票管理流程里，这意味着大量的时间和精力被耗费在发票的打印、粘贴和整理上，而无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。
再者，全业务数据都要打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，这无疑造成了每月大量的纸张浪费。在发票管理流程中，纸张的大量使用不仅增加了成本，还使得发票的存储和查找变得异常困难。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史发票资料时，就像在茫茫大海中寻找一颗针，需要在海量纸质文件中翻找，根本无法适应企业快速扩张的需求。
合思方案：发票管理流程的破局之道
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，旨在助力企业完成业财平台建设，而这一方案对发票管理流程的优化起到了至关重要的作用。
该方案就像一把精准的手术刀，能够确保财务的准确性。通过先进的技术手段，对发票信息进行精确识别和验证，保证每一张发票的真实性和合法性，使企业在审计过程中能够顺利通过，符合上市要求。在发票管理流程中，这意味着企业可以告别因发票问题而带来的审计风险，为企业的健康发展保驾护航。
同时，该方案还极大地提升了财务的及时性。结账时间从原来的T + 15大幅提升到T + 7，年底预计还能达到T + 5。在发票管理流程中，这意味着发票的处理速度大大加快，企业能够更快地完成财务结算，及时掌握财务状况，为企业的决策提供更及时的数据支持。
显著成果：发票管理流程的全面升级
- 增效：发票管理流程的高效运转
在增效方面，合思的解决方案让企业在发票管理流程中实现了质的飞跃。企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通。通过系统的实时监控和提醒功能，发票的付款状态一目了然，大大提高了工作效率。
档案整理效率也得到了显著提升。合思的方案消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗的工时。在发票管理流程中，这意味着发票的整理和归档变得更加高效和有序，财务人员可以快速找到所需的发票信息，节省了大量的时间和精力。
此外，合思还帮助企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。员工可以通过系统快速检索和调阅发票档案，无需再像以前那样在纸质文件中苦苦寻找。同时，通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在发票管理流程中，这意味着即使是需要查看实物发票，也能快速准确地找到，提高了工作的准确性和及时性。
- 降本：发票管理流程的成本优化
在降本方面，合思的解决方案同样表现出色。在发票管理流程中，减少了差旅超标情况，有效改善和提升了预算超额的情况。通过对发票的实时监控和分析，企业可以及时发现和纠正不合理的费用支出，避免了不必要的成本浪费。
同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。在发票管理流程中，系统自动完成发票的录入、分类和记账工作，大大减轻了财务人员的工作负担，提高了工作效率。
此外，还减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。在发票管理流程中，电子发票的使用和管理取代了传统的纸质发票，不仅降低了纸张成本，还减少了印刷、存储和运输等方面的成本。同时，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。企业不再需要大量的仓库来存放纸质发票档案，节省了宝贵的空间资源。
- 合规：发票管理流程的合法保障
在合规方面，合思的解决方案为企业的发票管理流程提供了坚实的保障。发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。通过对发票的自动识别和验证，系统可以快速判断发票的真伪和合法性，避免了虚假发票的入账，降低了企业的税务风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。在发票管理流程中，每一张发票的审批流程都可以在系统中清晰地查看，确保了审批的公正性和透明度。同时，系统还可以对员工的借款和核销情况进行实时监控，避免了借款逾期和核销不及时的情况发生。
保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在发票管理流程中，系统对发票档案进行加密存储和备份，确保了发票信息的安全性和完整性。同时，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的合规经营提供了有力的支持。
- 先进性：发票管理流程的数字化转型
在先进性方面，合思的解决方案引领企业的发票管理流程迈向了数字化转型的新高度。灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。在发票管理流程中，员工可以直接使用企业指定的支付方式进行消费，发票信息自动同步到系统中，无需再进行繁琐的报销流程，提高了员工的工作体验和满意度。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在发票管理流程中，员工可以通过手机APP等便捷方式提交发票和费用申请，系统自动进行审核和处理，提高了工作效率。同时，企业可以根据员工的消费习惯和需求，提供个性化的费用管理方案，体现了企业对员工的关怀和尊重。
此外，合思的解决方案紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。在发票管理流程中，电子发票的广泛应用减少了纸张的使用，降低了企业的碳排放，为企业的可持续发展做出了贡献。同时，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，在发票管理流程中，形成了一个完整的数字化闭环，提高了企业的财务管理水平和竞争力。
综上所述，合思的解决方案成功帮助该知名头部数字阅读品牌克服了财务数字化转型中的重重困难，尤其是在发票管理流程方面取得了显著的优化和提升，实现了财务全流程数字化闭环，取得了显著的经济效益和环境效益。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续凭借其强大的技术实力和丰富的实践经验，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，尤其是在优化发票管理流程方面，将为企业带来更多的价值和惊喜。
如果您的企业也面临着类似的财务难题，尤其是在发票管理流程方面存在诸多困扰，不妨立即联系合思，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，还可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新征程，让您的发票管理流程焕发出全新的活力。
