在我国电子凭证改革的高速推进下，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借其推出的合思档案管理平台，成功为众多企业化解了电子凭证处理的难题。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何助力企业达成财务数智化转型，实现高效报销管理。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路稳健发展，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。公司规模宏大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，却遭遇了重重困难。
首先是归档难题。在传统模式下，财务人员需要耗费大量时间来确认单据的一致性。每一张单据都需要仔细核对，从金额到日期，从业务内容到审批流程，一个环节出错都可能导致整个报销流程受阻。而且，纸质档案极易遗失，一旦丢失，不仅需要重新整理相关资料，还可能影响企业的财务核算和审计工作，严重影响了高效报销管理。
其次是查找缓慢。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。特别是在进行财务审计或报销审核时，这种查找的不便性更加凸显，极大地降低了工作效率，与高效报销管理的要求背道而驰。
再者是成本高昂。大量纸质档案的管理需要占用大量的空间，企业不得不花费资金租赁专门的档案室，购置档案柜等存储设备。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，人力成本居高不下。这些高昂的成本给企业带来了不小的负担，影响了企业的经济效益。
最后是合规风险。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，导致数据丢失或无法读取。而且，在数字化时代，电子数据的安全和合规性要求越来越高，传统的纸质档案管理方式显然无法满足这些要求，给企业带来了潜在的合规风险，不利于高效报销管理的实现。
合思档案的精准破局之策
面对好想你所面临的这些业务痛点，合思档案提供了一系列行之有效的解决方案，为企业实现高效报销管理提供了有力支持。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据同源。通过与企业现有的财务系统、报销系统等进行对接，将所有相关数据整合到一个平台上。财务人员在进行报销审核或档案查询时，只需一键操作，即可联查相关的单据、凭证、审批记录等信息，大大提升了工作效率。例如，当财务人员审核一笔报销费用时，可以快速查看该费用对应的发票、合同、审批流程等详细信息，无需在多个系统之间来回切换，真正实现了高效报销管理。 -
自动组装审计助力高效核查
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计提供了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以直接在系统中查阅电子档案，进行数据比对和分析。系统会自动对档案进行分类、排序和标注，使得审计工作更加高效、准确。同时，系统还可以生成详细的审计报告，为企业的财务管理提供有力的支持，进一步提升了高效报销管理的水平。 -
实物高效管理精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，在入库时，工作人员只需扫描二维码，即可将实物档案的信息与电子档案进行关联。当查阅者需要查询实物档案时，只需在系统中输入相关信息，即可快速定位实物档案的位置。这种管理方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案丢失和损坏的风险，为高效报销管理提供了坚实的保障。
合思档案带来的显著效益提升
合思档案解决方案的实施，为好想你带来了显著的收益，真正实现了高效报销管理。
在人工耗时方面，减少了90%。以往财务人员在报销审核和档案管理上需要花费大量的时间和精力，而现在通过合思档案的自动化处理和便捷查询功能，大大缩短了工作时间。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这些时间的节省，使得财务人员能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算规划等，提高了企业的财务管理水平。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理，降低了档案室租赁、档案柜购置以及人力等方面的成本。同时，由于提高了工作效率，减少了因档案管理不善而导致的潜在损失，进一步提升了企业的经济效益。
通过合思档案的应用，好想你实现了财务档案管理的高效化、合规化和低成本化，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。高效报销管理不再是一句口号，而是实实在在地体现在企业的日常运营中。
合思档案成功助力好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效和合规经营，真正做到了高效报销管理。在当前数字化转型加速的大背景下，电子凭证数字化转型的步伐越来越快。合思将继续发挥其专业优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，帮助企业在数字化浪潮中实现可持续发展。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思档案，开启免费试用，踏上财务数智化转型之旅，实现高效报销管理的目标。
