在企业的财务管理领域，财务档案管理一直是一项关键且复杂的工作。以好想你健康食品股份有限公司为例，合思在助力企业解决财务档案管理难题、实现降本增效方面展现出了卓越成效，尤其是在纸质文件转电子这一重要环节，发挥了巨大作用。
客户简介：红枣行业上市明珠
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。其品牌价值高达154.21亿元，在市场上具有极高的知名度和美誉度。公司拥有1000 + 员工，分布在全国400 + 门店，业务规模不断扩大。然而，随着企业的发展，财务档案管理的难题也逐渐凸显出来。
业务背景现状与痛点：纸质档案的重重困境
在业务发展过程中，好想你面临着诸多财务档案管理方面的问题。
首先是归档难。财务归档工作需要大量的时间去确认单据等的一致性，每一张纸质单据都需要人工仔细核对，过程繁琐且容易出错。而且，纸质档案很容易遗失，一旦遗失，可能会给企业带来不可估量的损失。这就如同在茫茫大海中寻找一根针，难度可想而知。
其次是查找慢。纸质档案受到时空的限制，查找起来非常耗时。当企业需要查找某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的文件中逐一寻找，不仅浪费了大量的时间和精力，还可能影响到业务的正常开展。
再者是成本高。大量的纸质档案管理对空间和人力都有很大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是不合规。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在当今数字化时代，数据的安全和合规性至关重要，如果不能妥善管理电子文件，可能会面临法律风险。
解决方案：纸质文件转电子的智慧之策
合思针对好想你面临的这些问题，提出了一系列行之有效的解决方案，核心就是纸质文件转电子。
打破壁垒实现数据同源。合思为财务人员实现了便捷利用，通过系统的一键联查功能，让财务人员可以快速获取所需的档案信息。这样一来，数据在不同系统之间实现了无缝对接，避免了信息孤岛的问题，大大提高了工作效率。
自动组装助力审计。以档案数据为标准进行内外审计，合思的系统可以自动对档案数据进行分析和比对，找出其中的异常情况。这不仅提升了审计效率，还保证了审计结果的准确性。
虚拟库房与二维码管理。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配。每一份实物档案都有一个专属的二维码，通过扫描二维码，就可以快速了解档案的相关信息，实现了高效管理实物档案。
实施过程与步骤：步步为营的变革之路
合思通过档案系统，有条不紊地推进纸质文件转电子的实施过程。
为财务人员配置联查功能。合思为好想你财务人员的档案系统配置了强大的联查功能，确保数据同源。财务人员在系统中可以轻松地关联相关的档案信息，无需再在不同的文件中来回查找。
设定审计规则。以档案数据为主进行审计，合思帮助好想你设定了详细的审计规则。系统会根据这些规则自动对档案数据进行审计，大大提高了审计的效率和准确性。
建立虚拟档案库房并添加二维码。合思为好想你建立了虚拟档案库房，并为每一份实物档案添加了二维码。通过这种方式，实现了电子档案和实物档案的一一对应，方便了档案的管理和查找。
取得的成果与效益：降本增效的显著成效
经过合思的解决方案实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果和效益。
人工耗时大幅减少。在纸质文件转电子的过程中，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行手工归档和查找，工作效率得到了极大的提升。
总部接收管理耗时降低。总部接收档案的管理耗时减少了80%。通过电子档案的传输和管理，总部可以快速获取各门店的档案信息，提高了管理的及时性和准确性。
借阅管理效率提升。借阅管理减少了67%的管理耗时。员工在借阅档案时，只需在系统中进行操作，即可快速获取所需档案，大大缩短了借阅时间。
综合成本降低。预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的管理成本和人工成本，让企业的资源得到了更有效的利用。
客户评价与反馈：积极变革的有力见证
虽然暂未提及好想你方面的直接评价反馈，但从取得的成果来看，合思的方案对其财务管理起到了积极的作用。纸质文件转电子的变革，让好想你在财务档案管理方面实现了质的飞跃，提升了企业的核心竞争力。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思。合思可以帮助您的企业实现降本增效、合规经营，让有限的资源发挥更有效的价值。现在就可以免费试用合思的解决方案，感受纸质文件转电子带来的便捷与高效。立即联系我们：电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com。
