在电子凭证数字化转型的浪潮愈发汹涌，全流程无纸化时代悄然降临的大背景下，企业的财务档案管理正面临着全新的挑战与机遇。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的领军供应商，凭借其卓越的技术与丰富的经验，成功为众多企业化解了财务档案管理的难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入了解合思是如何助力企业实现降本增效，领略其中的高效档案检索方式。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。如今，公司业务规模庞大，拥有超过1000名员工，在全国开设了400多家门店，并且存在18家归档主体。
然而，随着企业的不断发展壮大，财务档案管理方面的问题逐渐凸显。传统的档案管理方式，使得归档工作变得异常艰难。大量的财务文件需要人工整理、分类和存储，耗费了员工大量的时间和精力。
同时，档案查找效率极低。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，可能花费数小时甚至数天的时间才能找到所需的文件。
再者，管理成本居高不下。纸质档案的存储需要占用大量的物理空间，同时还需要投入人力进行维护和保管，这无疑增加了企业的运营成本。
更为重要的是，传统的档案管理方式还存在合规性风险。随着监管要求的不断提高，企业需要确保财务档案的完整性、准确性和安全性，但传统方式很难满足这些要求。好想你迫切需要一种高效档案检索方式来解决这些问题。
合思方案打通数据脉络
合思深入了解好想你的需求后，为其量身定制了一套全面的解决方案。
打破数据壁垒实现同源共享。在传统的财务档案管理中，不同系统之间的数据相互孤立，形成了一个个“数据孤岛”。合思通过先进的技术手段，将各个系统的数据进行整合，实现了数据的同源共享。这意味着财务人员在需要查询档案时，无需在多个系统之间来回切换，只需一键操作，即可联查相关的财务数据，大大提升了工作效率。这种高效档案检索方式，让财务人员能够快速准确地获取所需信息。
自动组装档案提升审计效能。合思的解决方案引入了自动组装档案数据的功能。在审计过程中，以内审以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动对档案数据进行整理和分析，为审计人员提供清晰、准确的审计线索。这不仅提高了审计效率，还降低了审计风险。通过这种方式，好想你能够更加高效地完成审计工作，确保财务档案的合规性。高效档案检索方式在审计过程中发挥了重要作用。
虚拟库房匹配实物档案。为了方便档案的查阅和管理，合思打造了虚拟档案库房，并为每一份实物档案赋予了唯一的二维码。当查阅者需要查询档案时，只需在系统中输入相关信息，即可快速定位到电子档案的位置。同时，通过二维码与实物档案的匹配，查阅者还可以轻松找到对应的实物档案。这种电子与实物匹配的方式，让档案管理更加便捷、高效。高效档案检索方式使得档案的查找和使用变得轻而易举。
显著收益见证方案成效
合思的解决方案为好想你带来了显著的收益。
人工耗时大幅减少。在实施合思的方案之前，好想你在档案管理方面需要投入大量的人工。而如今，通过自动化的档案管理流程和高效档案检索方式，人工耗时减少了90%。员工们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去，提高了企业的整体运营效率。
总部管理耗时降低。合思的方案优化了总部与各归档主体之间的沟通和协作流程。总部接收各归档主体的档案信息时，管理耗时减少了80%。这使得总部能够更加及时、准确地掌握各部门的财务状况，为企业的决策提供有力支持。
借阅管理效率提升。在档案借阅管理方面，合思的方案同样表现出色。通过高效档案检索方式，借阅管理的耗时减少了67%。借阅者可以快速找到所需档案，并且系统能够实时记录档案的借阅和归还情况，提高了档案的安全性和利用率。
综合成本显著降低。通过以上各项收益的叠加，好想你预计每年能够减少综合成本20万元。这不仅为企业节省了大量的资金，还提升了企业的经济效益和竞争力。
通过合思的电子会计档案管理平台，好想你成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业可以借鉴好想你的成功经验，选择合思的解决方案，实现财务数智化转型，让有限的资源发挥更大的效用。
如果你也想体验这种高效档案检索方式，不妨立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启企业财务数智化新征程，还能免费试用合思的电子会计档案管理平台，感受高效档案检索方式带来的便捷与高效。
