在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，合思凭借其卓越的解决方案，助力企业实现了财务数字化转型，有效解决了企业在差旅报销等方面的痛点，带来了显著的效益，全面革新了差旅报销标准。
客户简介：电源行业上市先锋的专精之路
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，它有着辉煌的发展历程，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。该公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借其在行业内的出色表现，于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源在行业中不断探索创新，然而在财务数字化管理方面，却面临着诸多亟待解决的难题。
业务背景现状与痛点：差旅报销标准困境待解
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随着业务的发展，问题逐渐显现。
整体流程复杂，系统壁垒高。多个系统之间缺乏有效的协同，导致操作体验差。员工在进行差旅报销等操作时，申请单需在各系统间频繁切换提交，极大地影响了工作效率。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，发票验真等工作也需手工进行，大量的基础工作耗费了他们大量的时间和精力。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。报销信息在多个系统中分散管理，使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，管理者难以实时掌握准确的数据，无法及时做出科学的决策。
业务覆盖面广、报销模式复杂也是一大痛点。业务人员高频出差，报销事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。支付方式多样，进一步增加了财务管理的难度。
组织架构复杂，各主体流程繁复。总部和分公司出差申请方式不同，操作重复，信息一致性难以保证，这也在一定程度上影响了差旅报销标准的执行和管理。
解决方案：合思重塑差旅报销标准
- 系统集成：数据互通的桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的数据壁垒，为企业构建了一个数据互通的桥梁，让差旅报销标准的执行有了更坚实的数据基础。 - 无需报销：革新报销体验
合思推出的无需报销模式，为员工和财务人员带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差旅报销标准的管控，确保消费即合规。财务人员统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，还提高了报销的准确性和合规性，让差旅报销标准得到了更好的贯彻。 - 强大系统连接能力：打破数据流转壁垒
合思运用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。待审批信息自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，打破了数据流转的壁垒。这使得企业在执行差旅报销标准时，能够更加高效地获取和处理相关数据，实现了信息的实时共享和协同。
实施过程与步骤：稳步推进差旅报销标准变革
- 数据对接先行
合思团队首先将HR系统和BPM系统的数据与合思费控进行同步对接。这是整个实施过程的基础，通过数据的准确同步，为后续的流程优化和模式变革奠定了坚实的基础。在对接过程中，团队克服了数据格式不一致、系统兼容性等问题，确保了数据的准确传输和共享。 - 推广无需报销模式
在数据对接完成后，逐步推进无需报销模式的应用。为了让员工更好地适应新的消费和报销流程，合思提供了详细的培训和指导。通过举办培训课程、发放操作手册等方式，帮助员工了解无需报销模式的优势和操作方法。同时，在推广过程中，不断收集员工的反馈意见，对流程进行优化和调整，确保新的模式能够顺利落地。 - 持续优化系统连接
为了确保业务数据跨系统同步的高效性，合思团队不断对系统连接进行优化。他们密切关注系统的运行情况，及时发现并解决数据传输延迟、信息不准确等问题。通过持续的优化，提高了系统的稳定性和可靠性，使得差旅报销标准的执行更加顺畅。
取得的成果与效益：差旅报销标准优化显成效
- 操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这一显著的变化，让员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。 - 成本节约显著
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员从繁琐的手工录入、统计等基础工作中解放出来，能够将更多的精力投入到财务管理和决策支持等核心工作中。 - 员工体验提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，大大缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松便捷，也使得差旅报销标准的执行更加透明和公正。 - 财务管控加强
财务人员在审批时有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，降低了基础工作压力，提高了财务管理的效率和准确性，确保了差旅报销标准的严格执行。 - 管理决策高效
管理者实现了事中预算、事中控制、事后分析的全程管控，能够实时了解企业经营数据，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。差旅报销标准的执行情况也能够更加直观地反映在数据报表中，为管理者提供了有力的决策支持。
客户评价与反馈：合思服务赢得认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的认可和信任，也证明了合思在助力企业财务数字化转型、优化差旅报销标准方面的卓越能力。
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