在当今电子凭证数字化转型的汹涌浪潮中，企业财务管理领域正迎来全新的机遇与挑战。出差费用核算作为企业财务管理的重要一环，其效率和准确性直接影响着企业的财务状况。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业且卓越的解决方案，已经助力众多企业成功实现了财务数字化转型。接下来，我们将以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，深入探究合思是如何帮助企业解决包括出差费用核算在内的财务难题的。
教育品牌出差费用核算困境重重
某世界 500 强旗下教育服务品牌，在出差费用核算等财务管理方面遭遇了诸多棘手的挑战。
企业内部业务和财务系统众多，且彼此相互独立。这就导致数据之间无法顺畅互通，尤其是在出差费用核算时，结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的处理更是耗费大量时间和精力，打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了纸张的极大浪费。
实物存档同样是一个大问题。大量的出差费用相关档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，实物档案容易损坏，一旦出现问题，企业将面临合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。在出差费用核算过程中，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重影响了企业出差费用核算的效率和准确性，也制约了企业财务管理的整体水平。
合思打造全生命周期电子化会计档案管理妙方
面对该企业在出差费用核算等财务管理方面的困境，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
– 广泛连接异构系统实现档案尽收
档案数据来源极为广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及企业内部众多与出差费用核算相关的系统。通过 40 多种自动封装接口，合思广泛连接了异构系统，真正实现了档案的应收尽收。接口的传输方式也多种多样，有影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等，确保了出差费用相关数据能够全面、准确地录入系统。
– 强大自动归档功能覆盖全流程
合思的自动归档功能十分强大，全面涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节。在出差费用核算方面，无论是内部的出差申请单、费用报销凭证，还是外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能得到妥善的管理。
– 全面管理会计类档案
会计类档案管理范围全面且细致，包括内部的出差相关凭证、订单、会计账薄等，以及外部的与出差费用核算紧密相关的纸质发票及影像、银行电子回单等。同时，强大的规则引擎可以自定义搭建，亿级数据能够实现秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，还能自主采集结构化字段信息，让与出差费用核算相关的财务档案更加“轻量”，提高了管理效率。
合思方案让出差费用核算焕然一新
通过合思的解决方案，该企业在出差费用核算等财务管理方面取得了显著的成果。
– 实现线上单套制管理提高效率
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，其中出差费用核算相关的档案也在其中。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，这极大地简化了包括出差费用核算在内的会计管理流程，显著提高了工作效率。
– 多维度穿透查询借阅简便高效
档案实现了多维度穿透查询，在出差费用核算相关档案的借阅方面，以电子借阅为主，简便高效。员工可以快速查询到出差费用的详细信息，提高了工作的准确性和效率。
– 成为标杆企业提升管理效能
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。在出差费用核算等方面，实现了财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
– 节约成本提升档案资产利用率
财务会计档案电子化改造后，不仅在出差费用核算方面更加高效，还大幅节约了物理存储空间和维护成本。同时，档案资产的利用率得到了显著提高，为企业的财务管理带来了积极的影响。
合思凭借其专业的解决方案，帮助某世界 500 强旗下教育服务品牌成功解决了包括出差费用核算在内的财务数字化转型中的难题，实现了财务全流程数字化闭环。在未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品服务，助力更多企业实现数字化转型，提升包括出差费用核算在内的财务管理水平。如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨拨打 400 – 105 – 6505 与合思联系，还能免费试用我们的产品，开启财务数字化转型之旅。
