在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型如同疾驰的列车，正以前所未有的速度驶入快车道。电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临，为企业的财务管理带来了全新的机遇与挑战。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其创新的技术和卓越的服务，推出了合思档案这一强大的工具，助力众多企业在财务档案管理领域实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。接下来，就让我们通过好想你健康食品股份有限公司这一典型案例，深入探寻企业档案管理最佳实践，领略合思档案的非凡魅力。
红枣巨头的档案管理困境
企业档案管理最佳实践，对于不同规模和行业的企业而言，都有着至关重要的意义。好想你健康食品股份有限公司，这家成立于1992年的红枣行业巨头，于2011年在深交所中小板成功上市，拥有154.21亿元的品牌价值。公司规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了困扰公司的一大难题。
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着诸多痛点。首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间和精力来确认单据等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保与相关的业务信息和财务数据准确匹配。而且，由于采用纸质档案管理方式，档案极易遗失。一旦档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能导致企业面临合规风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅。当财务人员或审计人员需要查阅特定的档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻。有时甚至需要花费数天的时间才能找到所需的档案，这无疑大大降低了工作效率，影响了企业的决策速度。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用巨大的存储空间，企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，这无疑增加了企业的运营成本。同时，纸质档案的管理还需要耗费大量的人力，从档案的整理、归档到日常的保管和维护，都需要专人负责，进一步加重了企业的负担。
最后是合规性问题。随着国家对企业财务档案管理的要求越来越严格，纸质档案管理办法已经无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。一旦出现数据丢失或损坏的情况，企业可能会面临严重的法律风险。
合思档案的定制化解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其丰富的行业经验和强大的技术实力，为其量身定制了一套针对性的解决方案。这一方案不仅体现了企业档案管理最佳实践的理念，更为好想你带来了全新的管理体验。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案首先致力于打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将企业的财务数据进行整合和集中管理，确保财务人员能够实现便捷利用。在合思档案系统中，财务人员只需轻轻一点，就可以实现一键联查。无论是原始单据、记账凭证还是相关的财务报表，都可以在系统中快速找到，大大提升了工作效率。这就好比在一个庞大的图书馆中，合思档案为财务人员提供了一本精准的索引，让他们能够迅速找到所需的资料。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统能够自动将相关的财务数据和档案信息进行组装，形成完整的审计档案。在内外审计过程中，审计人员可以直接在系统中查阅和分析档案数据，无需再花费大量的时间去翻阅纸质档案。这不仅提升了审计效率，还减少了人为因素的干扰，确保了审计结果的准确性和公正性。 -
实物高效管理 精准定位查询
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。同时，虚拟档案库房可以对实物档案进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。这就好比为每一份实物档案都安装了一个“定位器”，让查阅者可以轻松找到所需的档案。
显著成效见证合思实力
通过合思档案的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效。这一成功案例再次证明了企业档案管理最佳实践的重要性和有效性。
在人工耗时方面，合思档案为好想你带来了巨大的节省。减少了90%的人工耗时，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。在总部接收环节，管理耗时减少了80%，大大提高了总部对档案信息的处理效率。在借阅管理方面，也减少了67%的管理耗时，让档案借阅更加便捷高效。
从成本角度来看，合思档案预计为好想你每年减少综合成本20万元。这不仅包括了纸质档案管理所需的存储空间成本和人力成本，还包括了由于档案管理不善可能带来的潜在风险成本。通过采用合思档案，好想你实现了真正意义上的降本增效。
合思档案引领企业未来之路
从好想你健康食品股份有限公司的成功案例中可以清晰地看到，合思档案在解决企业财务档案管理痛点、提升效率、降低成本等方面具有显著成效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案无疑是企业档案管理最佳实践的典范。
合思档案以其先进的技术和创新的理念，为企业提供了一个全面、高效、安全的财务档案管理解决方案。它不仅满足了企业当前的管理需求，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。随着数字化时代的不断发展，企业对财务档案管理的要求也越来越高。合思档案将持续创新和升级，不断提升自身的服务能力和技术水平，助力更多企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思档案，让有限的资源发挥更有效的作用。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的服务。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，开启企业档案管理的新时代。
