在数字化的汹涌浪潮中，各行业都在经历着深刻的变革。电子凭证数字化转型，已然成为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的关键所在。北京合思信息技术有限公司凭借其先进的财务收支管理平台以及独具特色的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经助力众多企业在这场转型浪潮中脱颖而出，取得了令人瞩目的成效。接下来，我们将以某知名头部数字阅读品牌为例，深入探寻合思是如何帮助企业应对重重挑战，顺利实现财务数字化转型的。
数字阅读企业的财务困境
该知名头部数字阅读品牌在财务方面遭遇了诸多棘手的难题。
首先是数据分散的问题。企业的数据分散在内部多个系统之中，业务流程犹如一盘散沙，处于断裂状态。这使得数据整合变得异常困难，费用管控根本无法有效落地。预算超标就像家常便饭，频繁出现，严重影响了企业的财务管理效率。
其次是工作效率低下。每个财务月，该企业均需处理单据量多达 500 + 张。而且全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，这一过程不仅繁琐，还耗费了大量的人力和时间，人效极为低下。
再者是资源浪费严重。企业全业务数据都要打印纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作。这不仅造成了大量纸张的浪费，还带来了高昂的成本。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员不得不面对海量的纸质文件，在其中艰难翻找，这种方式根本无法适应企业快速扩张的需求。在这样的情况下，企业急需一种高效、环保的解决方案，而无纸化办公无疑成为了破局的关键。
合思的无纸化办公解决方案
面对该企业的种种问题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，有力地推动了企业的无纸化办公进程，助力企业完成业财平台建设。
在员工消费环节，实现了便捷申请。员工无需垫资，无需开票，无需报销，无需打印。这一系列的“无需”，让员工的消费流程变得简单快捷，大大提高了工作效率，真正实现了无纸化办公。
在财务核算记账环节，通过对账结算中心，实现了线上统一开票、自动拆分结算、自动记账。这不仅提高了财务核算的准确性和效率，还减少了人工操作带来的错误和风险，为企业的财务管理提供了有力保障。
在档案管理环节，达到了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档。这种先进的档案管理方式，使得档案的存储和查阅更加便捷高效，减少了档案管理的成本和工作量，同时也提高了档案的安全性和完整性。
无纸化办公带来的显著成效
通过实施合思的解决方案，该企业在无纸化办公方面取得了显著的成果，实现了增效、降本、合规和先进性的全面提升。
- 增效：提升财务工作效率
企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通。这使得财务工作更加高效，能够及时准确地处理各项业务。
档案整理效率得到了极大提升。消除了凭证、单据、发票、银行回单维度整理所耗工时，让档案整理工作变得更加轻松快捷。
形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。工作人员可以通过数字化系统快速查找所需档案，大大节省了时间和精力。
通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。即使面对大量的实物档案，也能迅速找到所需资料，提高了工作的准确性和效率。
- 降本：节约企业运营成本
减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。企业通过对费用的有效管控，避免了不必要的开支，节约了资金。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。自动化的财务核算和档案管理系统，让企业减少了对人工的依赖，降低了人力成本。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。无纸化办公的实施，让企业告别了大量的纸张使用，不仅节约了资源，还降低了成本。
减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。数字化的档案管理方式，让企业不再需要大量的存储空间来存放纸质档案，节省了空间资源。
- 合规：保障企业财务安全
发票 OCR 识别验真，有效保障了企业费用合规。通过先进的技术手段，对发票进行准确识别和验证，避免了虚假发票的出现，保障了企业的财务安全。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。企业可以实时监控审批流程，确保每一笔借款和核销都符合规定，避免了财务风险。
保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。合思的解决方案采用了先进的技术，确保财务档案的原生性和完整性，避免了档案丢失或损坏的风险。
高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业在合规经营方面得到了有力保障，避免了因违规而带来的法律风险。
- 先进性：引领企业发展潮流
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。这一先进的消费模式，让员工的工作更加便捷，提高了员工的满意度和工作积极性。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。合思的解决方案将数字化技术与企业管理相结合，让企业的管理更加人性化，提高了企业的管理水平。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。无纸化办公的实施，符合国家的环保政策，为企业的可持续发展做出了贡献。
实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。企业在财务管理的各个环节都实现了数字化，提高了企业的整体运营效率和竞争力。
合思的解决方案为该知名头部数字阅读品牌带来了全方位的提升，成功实现了财务全流程数字化闭环。这不仅充分证明了合思在电子凭证数字化转型领域的专业能力和解决方案的有效性，也为其他企业提供了极具借鉴价值的成功范例。
在电子凭证会计数据标准不断推广应用的大趋势下，企业应积极拥抱数字化转型，选择像合思这样专业可靠的合作伙伴，共同迈向更加高效、绿色、合规的财务管理新时代。如果您的企业也渴望在财务数字化转型中取得突破，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解合思的更多服务，还可以免费试用，开启属于您的数字化转型之旅。
