合思助力企业差旅档案管理数智化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，数字经济已成为推动经济社会发展的核心力量。习近平总书记在党的二十大报告中高瞻远瞩地强调：要加快建设数字中国，加快发展数字经济，推动经济社会发展绿色化、低碳化。与此同时，电子凭证领域也正经历着一场深刻的变革。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），旨在推动电子凭证开具、接收、报销、入账、归档全流程标准化、无纸化处理，实现会计工作数字化转型。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，便深耕于财务数智化领域，是一家为企事业单位提供专业财务数智化产品和服务的科技公司。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业深挖净利润，推动企业财务数智化转型，尤其是在差旅档案管理方面，有着卓越的表现。

市场形势：电子凭证数字化转型浪潮汹涌

电子凭证会计数据标准的应用如同一场及时雨，有效降低了资源消耗，对推动会计数字化转型效果显著。财政部在 2023 年 4 月和 2024 年 1 月陆续下发通知，进一步扩大试点范围，并要求试点单位在 2024 年 6 月前实现试点电子凭证的常态化处理和运行。

自电子凭证会计数据标准试点以来，随着数电票在全国实现试点全覆盖，数电票开具量呈现出井喷式增长，远超传统格式的增值税电子发票开具量。截至 2023 年底，数电票在发票开具总量上占比超过 80%。从合思财务收支管理平台统计数据来看，2021 年至 2023 年期间，电子发票占比（电子发票/所有发票）从 56.36%跃升到 68.82%，其中数电票占比（数电票/电子发票）从 0 跃升到 20%，发票电子化上涨趋势明显。中共中央办公厅和国务院办公厅于 2021 年发布《关于进一步深化税收征管改革的意见》，明确提出到 2025 年基本实现发票领域的全面电子化，这表明政府在推动电子凭证数字化方面有着明确且坚定的战略目标。在这样的大环境下，差旅档案管理的数字化转型也势在必行。

痛点分析：企业差旅档案管理困境重重

在电子凭证数字化转型的道路上，企业在差旅档案管理方面面临着诸多问题和挑战。电子凭证存在逆数字化、伪数字化和非数字化现象。例如，将电子凭证打印成纸质文件入账、转换成图片文件入账、需手工查验合法真实等，这些做法不仅导致会计核算易出现数据错误和安全漏洞，使数据安全存在极大风险隐患，而且查验成本偏高。

调研显示，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，部分企业尚未意识到差旅档案管理数字化转型的紧迫性。仍有 34.2%受访者在使用不符合要求的 JPG 格式的发票，企业面临电子凭证报销、入账和归档数字化转型的难题。

当前处于纸质凭证向电子凭证转型时期，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段。61.9%的受访者选择“主要以纸质报销单和电子发票（凭证）文件打印件手工入账”，存在合规风险。且 30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这无疑为企业带来了审计和税务风险。

多数企业的报销流程和财务运作模式滞后。52.75%的受访者选择自己垫资订票，事后凭发票报销，48.77%的受访者仍停留在手工录入发票数据阶段，60.35%的受访者需要同时提交电子与纸质打印件，传统模式极大滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐，也让差旅档案管理的效率低下。

解决方案整体策略概述：合思打造差旅档案管理新蓝图

合思针对企业在差旅档案管理等方面的痛点，提出了一套全面且行之有效的解决方案。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，该平台能够推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，让差旅档案管理更加高效、便捷。

合思以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动企业内外数据共享。最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面，为差旅档案管理带来质的飞跃。

合思助力企业实现从传统手工到业财一体的财务共享，打造快速审批、无需取票、无需垫资的报销新体验，完成业财平台建设，实现财务全流程数字化闭环，从而让差旅档案管理更加科学、规范。

核心模块：合思平台赋能差旅档案管理

合思财务收支管理平台拥有多个强大的功能模块，为差旅档案管理提供了有力支持。
差旅申请功能，员工可在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据，方便快捷。这不仅提高了员工的工作效率，也为差旅档案的电子化管理奠定了基础。
商旅线上订购功能，支持机票、酒店等预订服务，为员工商务旅行安排提供便利。同时，相关的订单信息能够自动整合到差旅档案中，实现信息的实时更新和管理。
发票采集功能，能自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误，提高工作效率。这有助于确保差旅档案中发票信息的准确性和完整性。
自动记账功能，根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻财务人员的工作量。这使得差旅费用的核算更加精准，也让差旅档案的财务管理更加规范。

竞争优势：合思引领差旅档案管理新潮流

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具备强大的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够不断投入资源进行技术创新，为差旅档案管理提供更先进的解决方案。
合思拥有广泛的服务网络，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这能够为客户提供及时、全面的服务，确保差旅档案管理过程中遇到的问题能够得到快速解决。
合思的财务收支管理平台具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这满足了企业多样化的业务需求，让差旅档案管理能够与企业的其他业务环节紧密结合。
合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，具有高度的灵活性和适应性。无论是大型企业还是中小企业，都能在合思找到适合自己的差旅档案管理方案。

成功案例：合思助力企业差旅档案管理转型典范

某国民经典零食品牌，覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理难度大。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理和智能关联，差旅档案管理更加高效有序。
某企业主营业务建设覆盖面广，出差频繁员工垫资压力大，日均处理订单量大，内部多系统并行数据不互通，过度依赖自研系统存在诸多问题。与合思合作后，“无需报销”提高业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本，差旅档案管理也得到了极大的优化。
某知名头部数字阅读品牌，数据分散内部多系统，财务月均处理单据量大，全业务数据打印成本高，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，实现增效、降本、合规、先进等多方面成效，提升了财务管理水平和企业运营效率，差旅档案管理也更加规范和完善。
某世界 500 强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多，数据不互通，实物存档成本高，纸质档案录入操作耗时长、易出错，档案查阅不便。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%，差旅档案管理实现了质的飞跃。

服务体系：合思保障差旅档案管理无忧

合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括顾问咨询和技术支持等。无论是在差旅档案管理系统的安装调试阶段，还是在日常使用过程中，客户都能得到专业的指导和帮助。
合思为新客户提供为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，让客户能够亲身体验产品的功能和优势，尤其是在差旅档案管理方面的独特之处。
合思提供丰富的培训资源，包括视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程，帮助用户快速掌握产品的使用方法，提高差旅档案管理的效率。
合思设有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答，确保客户的使用体验，让差旅档案管理始终顺畅无阻。

结尾：合思引领差旅档案管理未来

合思通过提供全方位的财务数智化服务，帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的痛点和难题，尤其是在差旅档案管理方面，实现降本增效、合规经营和低碳运营。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求，推动行业的进步和发展。

合思秉承绿色环保的理念，致力于降低运营过程中的碳足迹排放量，将环境保护和社会责任融入公司的发展规划之中，努力构建一个更加美好的未来。同时，合思在全球范围内设立分支机构和服务网点，拓展海外市场和影响力，具有广阔的发展前景。

如果您想体验合思在差旅档案管理方面的卓越功能和服务，不妨点击免费试用，开启企业差旅档案管理的数智化新篇章。