在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。企业的财务档案管理正经历着深刻的变革，如何在这场变革中实现高效、合规的管理，成为众多企业面临的重要课题。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其卓越的合思档案产品，为众多企业带来了全新的解决方案，尤其在报销政策合规方面表现出色。下面，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案的独特价值。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，在红枣行业深耕多年，并于2011年成功在深交所中小板上市。作为行业内的佼佼者，该公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，旗下员工超1000人，全国门店数达400多家，18家归档主体，2万多个零售网点，年凭证数更是多达3.6万份。
然而，在辉煌的背后，好想你在财务档案管理方面却遭遇了重重难题，这些难题也对报销政策合规造成了阻碍。
首先是归档难题。财务人员在处理档案时，需要耗费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关凭证准确匹配。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，一旦档案遗失，不仅会影响报销流程的顺利进行，还可能导致报销政策合规出现漏洞。
其次是查找效率低下。纸质档案受到时空的限制，无法实现实时调阅和精准查找。当需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。这不仅降低了工作效率，还可能因为无法及时获取档案信息而影响报销政策的合规执行。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，同时还需要投入大量的人力进行整理、存储和维护。这些成本对于企业来说是一笔不小的开支，而且随着企业的发展，档案数量的不断增加，管理成本还会进一步上升。
最后是合规性风险。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在报销政策合规的要求下，电子文件的完整性和安全性至关重要。一旦电子文件出现丢失或损坏，可能会导致报销数据无法准确核对，从而违反报销政策的合规性。
合思档案的精准破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多难题，合思档案提供了一套针对性强且行之有效的解决方案，有力地保障了报销政策合规。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。对于财务人员来说，这意味着可以实现便捷利用和一键联查。在处理报销业务时，财务人员可以快速准确地获取相关的单据、发票、回单和凭证信息，无需再花费大量时间进行人工核对。这不仅大大提升了工作效率，还确保了报销数据的准确性和一致性，为报销政策合规提供了坚实的基础。
通过合思档案的一键联查功能，财务人员可以在瞬间调出与报销业务相关的所有档案信息，包括电子凭证、原始单据等。无论是内部审计还是外部审计，都可以以档案数据为标准，快速准确地进行核对和审查。这种高效的审计方式，大大提升了审计效率，同时也降低了因数据不准确而导致的合规风险。
- 自动组装档案 优化审计流程
合思档案实现了档案的自动组装，为审计工作带来了极大的便利。在传统的财务档案管理中，审计人员需要花费大量时间对纸质档案进行整理和核对。而合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计流程的优化。
在审计过程中，合思档案可以自动将相关的档案数据进行组装，形成完整的审计报告。审计人员可以直接根据档案数据进行审查，无需再依赖纸质档案。这不仅提高了审计的准确性和效率，还降低了审计成本。同时，这种以电子数据为主的审计方式，也更符合报销政策合规的要求，确保了审计结果的可靠性。
- 实物高效管理 精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。在传统的纸质档案管理中，实物档案的查找和管理是一个难题。而合思档案通过二维码技术，为每一份实物档案赋予了唯一的标识。
当查阅者需要查询某一份档案时，只需在系统中输入相关信息，即可快速定位到实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还降低了档案遗失的风险。同时，虚拟档案库房的建立，实现了档案的数字化管理，方便企业对档案进行统一的存储和维护，进一步保障了报销政策合规。
显著成果见证合思实力
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来的改变是显而易见的，尤其在报销政策合规方面取得了显著成效。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得人工操作大幅减少。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%，整体人工耗时减少了90%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持，同时也降低了人为因素导致的报销政策合规风险。
在成本节约方面，合思档案预计为好想你每年减少综合成本20万元。这不仅包括了纸质档案管理所需的空间和人力成本，还包括了因提高工作效率而带来的间接成本节约。通过降低成本，企业可以将更多的资源投入到核心业务中，提升企业的竞争力。
在报销政策合规方面，合思档案的严格管理和精准匹配，确保了每一笔报销业务都符合企业的报销政策。电子档案的完整性和安全性得到了有效保障，避免了因档案管理不善而导致的合规问题。这使得企业在面对内部审计和外部监管时，能够更加从容自信。
携手合思 开启财务数智化新征程
综上所述，合思档案凭借其强大的功能和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理的痛点，实现了报销政策合规和降本增效的双重目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案无疑是企业实现财务数智化转型的得力助手。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，希望确保报销政策合规，不妨选择合思档案。合思档案将以其先进的技术和专业的服务，为您的企业提供全方位的支持。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与高效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，开启企业财务数智化转型的新篇章。
