在数字时代的浪潮中，电子凭证在财务管理和会计领域的地位愈发重要。自2021年12月1日国家税务总局开展数电票试点工作，到2023年5月财政部发布电子凭证会计数据标准，这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在这场数字化转型的征程中，面临着诸多难题，尤其是在财务档案整理方面。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，正助力企业解决这些财务痛点，推动企业在电子凭证数字化转型的道路上稳步前行。
世界500强旗下教育服务品牌的财务档案整理困境
某世界500强旗下的教育服务品牌，在行业内颇具影响力。但随着企业的不断发展，其在财务档案整理方面的问题逐渐凸显。
该企业拥有多个业务和财务系统，且这些系统相互独立，数据无法实现互通。这就导致在进行财务档案整理时，结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物档案的管理更是让企业头疼不已。实物存档需要占用大量的物理空间，并且需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
在财务档案整理的操作过程中，不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿以及报表的装订要求高，整个过程费时费力。
另外，实物凭证与业务分散存放，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，也无法多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低。
合思的全生命周期电子化会计档案管理方案
面对该企业在财务档案整理方面的诸多难题，合思提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。
档案数据来源广泛是该方案的一大亮点。它涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS以及实物档案等多个方面。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可0成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式也十分多样，包括影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等，为企业提供了多种选择，方便快捷。
该方案具备强大的自动归档功能。其中包括智能组单，能够自动对相关档案进行组合；四性检测，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性；电子档案管理和实物档案管理，实现了对不同类型档案的全面管理；档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等功能，确保了档案管理的全流程规范化。
会计类档案管理范围广泛，内部涵盖了凭证、订单、会计账薄等，外部则包括纸质发票及影像、银行电子回单等。合思的方案真正实现了对企业财务档案的全方位管理。
合思方案带来的显著成果
合思的解决方案为该企业在财务档案整理方面带来了显著的成果。
年均60万+的会计凭证和36万+的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
值得一提的是，该企业通过了财政部电子凭证试点，成为了地方财政局标杆试点企业代表，这无疑是对合思解决方案的高度认可。
合思推动企业财务数字化转型
合思在企业财务数字化转型中发挥着至关重要的作用。通过其财务收支管理平台和解决方案，帮助企业解决了财务数字化转型中的诸多难题，尤其是在财务档案整理方面，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，它将推动无需报销迈向L5级。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级。
合思拥有丰富的功能和服务，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等。它还具备强大的集成能力、灵活的定价模式和良好的口碑，能够为不同企业提供个性化的解决方案。
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