在当今数字化浪潮席卷的时代，世界500强旗下的教育服务品牌也在积极寻求财务数字化转型之路。然而，这条转型之路并非一帆风顺，该企业在财务数字化进程中遭遇了诸多棘手问题。企业内部业务系统和财务系统繁多，且彼此独立，犹如一座座孤岛，数据无法顺畅互通。结构化数据的提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。而合思凭借其专业的解决方案，为该企业在财务文档安全方面带来了新的转机。
客户业务背景：财务困境凸显文档安全隐患
该教育服务品牌业务广泛，随着企业的不断发展，业务和财务系统日益复杂。众多的业务、财务系统相互独立，数据无法有效整合。在处理电子发票时，财务人员需要花费大量时间进行打印、查重和验伪，不仅效率低下，还不符合环保理念。实物存档更是成为了企业的一大负担，大量的物理空间被占用，专人管理成本高昂。而且，档案损坏问题严重影响了财务文档安全，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，财务人员需要投入大量精力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，多人借阅更是难以实现，导致档案资产利用率极低，进一步威胁到财务文档安全。
合思解决方案：全生命周期守护财务文档安全
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，全面保障财务文档安全。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA等多种渠道。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收，从源头上保障财务文档安全。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，为数据的传输提供了多种选择，确保数据准确、及时地进入系统，进一步维护财务文档安全。
在档案管理方面，实现了自动归档，包括智能组单、四性检测等环节。涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个方面，形成了一个完整的档案管理体系，全方位保障财务文档安全。会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等，确保所有重要的财务文档都能得到妥善管理，保障财务文档安全。
方案实施过程：精准步骤保障财务文档安全
合思解决方案的实施过程严谨有序，每一步都紧密围绕财务文档安全展开。首先，通过自动封装接口连接异构系统，收集档案数据，包括电子档案和实物档案数字化副本等。这些数据是企业财务信息的重要组成部分，确保其安全收集是保障财务文档安全的第一步。
利用接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，将数据传输到系统中。在传输过程中，严格把控数据的准确性和完整性，确保财务文档安全不受影响。
系统接收到数据后，进行智能组单、四性检测等操作，完成自动归档。这一系列操作确保了档案的规范性和安全性，为后续的查询和使用提供了便利，保障财务文档安全。
最后，建立权限监控机制，对档案数据的访问和使用进行严格管理。只有经过授权的人员才能访问相关档案，有效防止数据泄露和滥用，进一步保障财务文档安全。
解决方案成果：显著效益提升财务文档安全保障
通过合思解决方案的实施，该企业在财务文档安全方面取得了显著成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，大大提高了工作效率，同时也提升了财务文档安全保障水平。
档案多维度穿透查询功能，让档案查阅变得简便高效，以电子借阅为主的方式，减少了实物档案的借阅和损坏风险，保障了财务文档安全。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，这意味着企业在保障财务文档安全的同时，也实现了人力资源的优化配置。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案存储而烦恼，降低了档案损坏和丢失的风险，进一步保障了财务文档安全。
客户评价反馈：高度认可彰显财务文档安全价值
企业财务相关负责人对合思解决方案给予了高度评价。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这体现了企业对合思解决方案的认可和对未来发展的信心，也证明了合思在保障财务文档安全方面的价值。通过合思的解决方案，企业不仅解决了财务数字化转型中的难题，还提升了财务文档安全保障水平，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
行动号召：选择合思守护财务文档安全
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，在保障财务文档安全方面具有显著优势。它具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率，从多个环节保障财务文档安全。
合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这使得企业在管理财务文档时更加便捷，能够及时获取准确的数据，保障财务文档安全。
合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，专业的客户成功团队提供全方位服务保障，确保企业在使用过程中遇到的问题能够得到及时解决，进一步保障财务文档安全。
合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果您的企业也面临着财务数字化转型的问题，希望提升财务文档安全保障水平，不妨选择合思。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身感受它为您的企业带来的改变。
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