在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以一家知名头部数字阅读品牌为例，它在行业内颇具影响力，却在财务领域面临诸多痛点。而合思凭借其专业的解决方案，成功助力该企业实现了财务数字化转型，有效保障了财务档案安全。
知名客户的行业风采
这家知名头部数字阅读品牌，宛如数字阅读领域的一颗璀璨明星，在行业中拥有着广泛的影响力。其业务涵盖了丰富多样的数字阅读内容，深受广大读者的喜爱和追捧。然而，在企业快速发展的背后，财务方面的问题逐渐凸显出来，成为制约企业进一步发展的瓶颈。
业务困局凸显痛点
-
数据孤岛与费用管控难题
企业的数据如同散落在各处的珍珠，分散在内部多个系统之中。业务流程也因此断裂，数据整合变得异常困难。这就导致费用管控难以有效落地，预算超标情况频繁发生。每到财务结算时，财务人员面对杂乱无章的数据，常常感到无从下手，费用支出如同脱缰的野马，难以有效控制。这不仅影响了企业的资金使用效率，也给企业的财务档案安全带来了潜在风险。因为数据的分散和不准确，可能导致财务档案记录的错误和缺失，从而影响财务信息的真实性和完整性。 -
低效工作与人力成本浪费
每个财务月，企业财务人员需要处理500多张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，这是一项繁琐且机械的工作。财务人员长时间陷入这样低价值的工作中，人效极低。大量的时间和精力被耗费在简单重复的操作上，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。同时，这种低效的工作方式也增加了人力成本，对企业的发展造成了不利影响。而且，在大量的手工操作过程中，难免会出现错误，这也给财务档案安全带来了隐患。一旦出现错误，可能需要花费更多的时间和精力去查找和纠正，甚至可能导致财务档案的混乱。 -
纸张浪费与环保压力
全业务数据都需要打印成本，形成纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程。这造成了每月大量的纸张浪费，给企业带来了不必要的成本支出。在当前环保意识日益增强的背景下，这种浪费行为也与企业的可持续发展理念背道而驰。同时，大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，增加了档案管理的难度和成本。而且，纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，不利于财务档案安全的保障。一旦发生火灾、水灾等自然灾害，纸质档案可能会遭受严重的损失，导致财务信息的丢失。 -
档案管理困境与企业扩张需求矛盾
票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务人员需要借阅历史资料时，不得不面对海量的纸质文件，在其中艰难地翻找所需信息。这种落后的档案管理方式已经无法适应企业快速扩张的需求。随着企业业务的不断拓展，财务档案的数量也在急剧增加，如果不及时改进档案管理方式，将会严重影响企业的运营效率和决策速度。而且，档案信息的不完整和不准确，也会给企业的财务审计和合规管理带来挑战，威胁到财务档案安全。
合思解决方案破局
-
无需报销模式构建业财平台
合思为该企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案助力企业完成了业财平台建设，犹如为企业打造了一座坚固的财务堡垒，保证了财务准确性和及时性。通过这一方案，企业的财务数据能够实现实时更新和共享，财务人员可以及时掌握企业的财务状况，做出更加准确的决策。同时，该方案也符合审计要求和上市标准，为企业的长远发展奠定了坚实的基础。在这个过程中，合思充分保障了财务档案安全，通过先进的技术手段对财务档案进行加密存储和备份，确保财务信息不会丢失和泄露。 -
结账时间大提速
在合思解决方案的助力下，企业的结账时间从原来的T + 15大幅提升到T + 7，年底预计将达到T + 5。这一显著的提升极大地提高了企业的财务工作效率，使企业能够更加及时地掌握财务状况，做出合理的决策。快速的结账时间也有助于企业及时发现和解决财务问题，避免财务风险的积累。同时，这也体现了合思解决方案在保障财务档案安全方面的优势，及时准确的财务信息记录和处理，能够有效减少财务档案中的错误和漏洞。
实施过程巧妙嵌入
- 构建生态嵌入系统
合思利用其平台优势，构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态。然后将解决方案巧妙地嵌入企业财务系统，就像给企业的财务系统注入了一剂强心针，使其焕发出新的活力。通过这种方式，企业的各个业务环节能够实现无缝衔接，数据能够在不同系统之间自由流通，提高了企业的整体运营效率。同时，合思的平台也采用了先进的安全技术，保障了财务档案安全，防止财务信息在传输和存储过程中被泄露和篡改。
成果效益显著提升
-
增效：财务工作效率飞升
实时掌握付款进度，让企业能够更加合理地安排资金使用。档案整理效率得到了极大提升，形成了财务数字档案室。在数字档案室中，借阅和查找财务档案变得轻而易举，大大节省了时间和精力。员工可以通过系统快速检索到所需的财务档案信息，提高了工作效率。而且，数字档案室的建立也有助于保障财务档案安全，通过权限管理和加密技术，只有授权人员才能访问和操作财务档案，防止了财务信息的非法获取和篡改。 -
降本：成本支出大幅缩减
减少差旅超标、手工记账和人工整理档案的人力成本，让企业在财务支出上实现了有效的控制。同时，减少了纸张浪费和档案空间占用，降低了企业的运营成本。这不仅符合企业的经济效益要求，也体现了企业的社会责任。在保障财务档案安全方面，降低成本也为企业提供了更多的资源用于加强财务档案的安全管理，例如购买更先进的安全设备和软件。 -
合规：严格遵循法规要求
发票OCR识别验真，确保了发票的真实性和合法性。审批流转路径清晰可视，使得每一笔财务交易都能够得到有效的监管。保证财务档案原生性存储，贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。这一系列措施不仅保障了企业的合规运营，也为财务档案安全提供了坚实的法律保障。企业的财务档案在合规的框架下进行管理，能够有效避免法律风险，确保财务信息的合法性和有效性。 -
先进：紧跟时代步伐转型
灵活覆盖因公消费全场景，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”全面数字化转型。这一转型不仅提升了企业的财务工作效率，也紧跟双碳目标号召，体现了企业的社会责任感。全面数字化转型也有助于保障财务档案安全，数字化的财务档案更加易于存储、管理和备份，能够有效防止财务档案的丢失和损坏。同时，数字化的管理方式也便于企业进行财务档案的审计和监督，提高了财务信息的透明度和可信度。
客户认可展望未来
从取得的成果效益来看，企业明显降低了差旅成本和档案管理成本。这充分说明客户对合思的解决方案给予了高度认可，并对未来的发展寄予了期望。企业期望进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。这也为合思在未来的合作中提供了更多的发展空间，双方可以共同探索更加优化的财务解决方案，进一步保障财务档案安全。
如果您的企业也面临类似的财务痛点，不妨选择合思敏捷的财务收支管理平台。它将为您提供专业、高效、个性化的解决方案，助力企业实现财务数字化转型，提升竞争力。现在您可以免费试用合思的财务收支管理平台，亲身体验其为企业带来的便利和价值，同时保障财务档案安全。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
