在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理模式正经历着深刻的变革。档案数字化实施成为了众多企业提升管理效率、降低成本的关键举措。以合思的客户好想你健康食品股份有限公司为例，我们可以清晰地看到档案数字化实施为企业解决财务档案管理难题、实现降本增效带来的巨大价值。
红枣巨头风采卓然
好想你健康食品股份有限公司宛如一颗在红枣行业闪耀的明星。它成立于1992年，经过多年的深耕细作，于2011年成功在深交所中小板上市。作为红枣行业的上市公司，好想你凭借卓越的品质和强大的品牌影响力，品牌价值高达154.21亿元。企业拥有1000 + 员工，400 + 全国门店数，其规模和实力不容小觑。在行业中，好想你一直以高品质的红枣产品赢得消费者的信赖，成为了红枣行业的领军企业。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的财务档案管理模式逐渐成为了制约其进一步发展的瓶颈。
传统模式困境重重
在业务背景方面，好想你作为红枣行业上市企业，业务规模庞大，财务档案数量众多。但现状却是采用传统的纸质财务档案管理模式，这种模式犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多痛点。
归档难是传统模式的一大难题。财务人员需要花费大量的时间去确认单据等的一致性，每一张单据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案容易遗失，一旦档案丢失，将会给企业带来巨大的损失。这不仅增加了财务人员的工作负担，还影响了工作效率。
查找慢也是传统模式的一个显著问题。受时空限制，财务人员无法实时调阅档案。在需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找，有时甚至可能找不到所需的档案。这对于企业的决策和运营带来了极大的不便，影响了企业的响应速度和竞争力。
成本高同样不容忽视。传统的纸质档案管理对空间和人力要求巨大。企业需要专门的档案室来存放档案，这不仅需要支付高额的租金，还需要投入大量的人力进行档案的整理和保管。而且，随着时间的推移，档案数量不断增加，所需的空间和人力成本也在不断上升。
不合规问题更是传统模式的致命弱点。在数字化时代，无法保证电子原文件的长期保存和数据安全是企业面临的一个重要风险。纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，一旦发生意外，企业的财务档案可能会遭受不可挽回的损失。同时，纸质档案的管理也难以满足国家相关法规和政策的要求，给企业带来了合规风险。
合思方案破茧而出
合思针对好想你面临的财务档案管理难题，提供了一套全面的解决方案，为企业的档案数字化实施带来了新的希望。
打破壁垒数据同源，合思的解决方案实现了一键联查，极大地提升了财务人员的工作效率。通过将不同系统的数据进行整合，财务人员可以在一个平台上快速查询到所需的财务信息，无需在多个系统中来回切换。这不仅节省了时间，还减少了错误的发生，提高了工作的准确性和效率。
自动组装精准审计，合思以档案数据为审计标准，提升了审计效率。在审计过程中，系统可以自动对档案数据进行分析和比对，快速发现潜在的问题和风险。这不仅提高了审计的准确性和效率，还降低了审计成本。
虚实匹配高效管理，合思借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物档案的匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，财务人员可以快速了解档案的详细信息，包括档案的存放位置、借阅情况等。这使得实物档案的管理更加高效、便捷，提高了档案的利用率和安全性。
成果显著效益凸显
在档案数字化实施的过程中，好想你取得了显著的成果和效益。
减少90%人工耗时，通过合思的解决方案，财务人员在档案管理方面的工作效率得到了极大的提升。原本需要花费大量时间进行的档案归档、查找等工作，现在可以在短时间内完成，大大减轻了财务人员的工作负担。
总部接收减少80%管理耗时，在档案的接收和管理方面，总部的工作效率也得到了显著提高。通过数字化管理，总部可以实时掌握各门店的档案情况，无需再进行繁琐的人工统计和核对，节省了大量的时间和精力。
借阅管理减少67%管理耗时，在档案的借阅管理方面，合思的解决方案也发挥了重要作用。通过数字化管理，借阅流程更加便捷、高效，减少了借阅管理的时间和成本。
预计减少综合成本20万元/年，档案数字化实施不仅提高了工作效率，还降低了企业的综合成本。通过减少人工耗时、降低空间和人力成本等方式，企业预计每年可以减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。
携手合思开启新程
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思，像好想你一样实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思专注于档案数字化实施，凭借先进的技术和丰富的经验，为企业提供全方位的解决方案。让有限的资源发挥更大的作用，让企业的财务管理更加高效、便捷。
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