在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇重重困境。合思作为专业的财务数字化解决方案提供商，为动力源量身定制解决方案，助力其解决痛点，实现了新的发展。
动力源困境：数字化转型的迷途羔羊
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，与预期的数字化转型效果差距甚远。
多系统操作体验犹如一场噩梦。员工申请单需在各系统间频繁切换提交，报销数据还得财务手工录入。发票验真、查重等工作只能依靠手工进行，假票、错票、重票的情况防不胜防。差标核对等基础性工作耗费了大量时间，让员工和财务人员都疲惫不堪。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者还无法实时掌握数据信息，仿佛在黑暗中摸索前行。
业务覆盖面广、报销模式复杂更是让动力源雪上加霜。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐至极。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下，动力源的财务数字化转型迫在眉睫，文件归档管理也陷入了混乱无序的状态。
合思良方：破解难题的智慧密钥
面对动力源的困境，合思迅速给出了一套全面的解决方案，犹如一盏明灯，照亮了动力源财务数字化转型的道路。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就好比将分散在各处的珍珠串成了一条美丽的项链，让数据更加有序，也为文件归档管理提供了准确的数据基础。
无需报销的解决方案更是一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，不仅提高了工作效率，也让文件归档管理更加规范、高效。
合思的系统连接能力也十分强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。就像搭建了一座畅通无阻的桥梁，让数据在各个系统之间自由流动，也为文件归档管理提供了便利。
携手共进：方案实施的步步为营
合思团队与动力源紧密合作，就像并肩作战的战友，共同开启了这场财务数字化转型的征程。他们历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段，共同克服了项目中遇到的重重困难。
在系统集成过程中，合思团队逐步完成HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步工作，确保数据的准确性和及时性。每一个数据的同步都经过了严格的校验和审核，就像工匠雕琢一件精美的艺术品，容不得半点马虎。这不仅为后续的财务管理工作提供了坚实的数据支撑，也为文件归档管理的准确性奠定了基础。
针对无需报销的解决方案，合思团队进行了详细的流程设计和培训。他们深入到员工和财务人员中间，耐心地讲解新的流程和操作方式，让大家熟悉并掌握。通过实际操作演练和案例分析，员工和财务人员逐渐适应了新的工作模式，文件归档管理也在这个过程中得到了优化。
成效显著：转型之路的硕果累累
经过一番努力，合思的解决方案在动力源取得了显著的成效。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原本的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这就好比原本拥堵不堪的道路变得畅通无阻，员工再也不用为繁琐的报销流程而烦恼。同时，文件归档管理也变得更加高效，相关报销文件能够及时、准确地归档。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。文件归档管理也从繁琐的手工操作转变为自动化流程，提高了工作质量和效率。
动力源实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，他们可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在这个过程中，文件归档管理为数据分析和决策提供了有力的支持。
高度赞誉：客户认可的最佳证明
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思的信任和认可，也证明了合思解决方案的有效性和可靠性。同时，文件归档管理在合思的解决方案下也得到了动力源的肯定，为企业的财务管理提供了有力的保障。
行动号召：开启数字化转型新征程
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在文件归档管理方面，合思也能帮助您的企业建立起一套规范、高效的管理体系，让您的财务管理更加轻松、便捷。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业财务数字化转型的新征程！
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