在数字化的时代浪潮中,企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。随着信息技术的飞速发展,传统的档案管理方式已难以满足企业日益增长的需求,如何实现财务档案的高效、合规管理,成为了众多企业亟待解决的问题。合思档案作为一款领先的单套制电子会计档案管理平台,凭借其强大的功能和卓越的性能,为企业提供了全面、高效、合规的文档自动化管理解决方案,助力企业在数字化转型的道路上稳步前行。
合思档案:科技赋能的财务数智化先锋
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品。该公司自2014年创立以来,一直专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借多年的技术积累和行业经验,合思档案基于广泛连接的生态和先进的技术,为企业提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
在当前经济环境下,企业面临着内外交困的档案管理问题,传统的档案管理方式不仅效率低下,而且成本高昂,还容易出现合规风险。合思档案的出现,为企业解决了这些难题,帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营,真正实现了文档自动化管理。
核心功能:打造高效文档自动化管理体系
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多源采集:数据汇聚的智慧之门
合思档案支持接口互联和手动采集两种方式,如同一位神通广大的使者,可连接各类异构业财系统,广泛采集数据。它支持多种格式的会计资料采集,无论是电子发票、财务报表,还是其他业务数据,都能轻松纳入管理范围,满足不同场景的采数需求。通过多源采集功能,企业能够将分散在各个系统中的数据集中整合,为后续的档案管理奠定坚实的基础,实现文档自动化管理的第一步。 -
智能制档:精准高效的档案生成
合思档案的智能制档功能堪称一绝。通过规则引擎,它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装,大大减少了人工匹配的工作量。想象一下,以往需要大量人力和时间才能完成的凭证匹配工作,现在只需系统自动处理,即可快速准确地完成。同时,采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,如同一位严谨的质检专家,保障归档数据真实、完整、安全、可用。这不仅提高了档案生成的效率,还确保了档案的质量,为企业的文档自动化管理提供了有力保障。 -
档案管理:灵活适配的全方位管控
合思档案具备权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能,能够多场景适配,满足档案不同阶段的管理要求。权限管理功能可以根据企业的组织架构和人员职责,精确分配不同用户对档案的访问和操作权限,确保档案信息的安全。档案目录的灵活扩展功能则允许企业根据自身业务需求,自定义档案分类和目录结构,使档案管理更加符合企业的实际情况。系统规范预置档号功能则为档案的检索和管理提供了便利,提高了档案管理的效率,实现了文档自动化管理的全方位管控。 -
档案应用:全场景数字化利用的利器
合思档案支持多维检索、一站式预览和穿透联查,实现了电子与实物档案的高度融合,满足了档案全场景数字化利用的需求。多维检索功能就像一个智能搜索引擎,用户可以根据档案的各种属性,如时间、类型、关键字等,快速准确地找到所需档案。一站式预览功能让用户无需在多个系统或文件中切换,即可直接查看档案的详细内容。穿透联查功能则允许用户从一份档案出发,关联查询与之相关的其他档案和业务数据,形成完整的业务证据链。这些功能的实现,使得企业能够更加高效地利用档案资源,为企业的决策提供有力支持,进一步提升了文档自动化管理的水平。
优势凸显:对比传统,合思档案脱颖而出
与传统纸质档案管理方式相比,合思档案具有显著的优势。在成本方面,合思档案可节约纸张成本70%、整理成本75%,大大降低了企业的显性和隐形成本。传统的纸质档案需要大量的纸张进行打印和存储,同时还需要耗费大量的人力进行整理和保管。而合思档案采用电子档案管理方式,不仅节省了纸张成本,还减少了人工整理的工作量,降低了企业的运营成本,实现了文档自动化管理的成本优势。
在效率方面,合思档案的检索效率提升了90%,实现了100%自动归档,最大程度减少了人工介入。传统的纸质档案检索需要人工在大量的档案中查找,效率低下且容易出错。而合思档案的多维检索功能可以快速准确地找到所需档案,大大提高了检索效率。同时,自动归档功能让档案的归档工作无需人工干预,系统自动完成,提高了工作效率,为企业节省了大量的时间和精力。
在合规方面,合思档案符合国家政策要求,满足电子会计档案合规性管理,实现了归档即合规。随着国家对电子会计档案管理的政策要求越来越严格,企业需要确保档案管理的合规性。合思档案紧跟政策步伐,采用先进的技术和规范的管理流程,确保企业的电子会计档案符合相关法规要求,避免了合规风险,为企业的稳定发展提供了保障,是企业文档自动化管理的合规之选。
应用案例:真实见证合思档案的卓越价值
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年单据量2.6亿企业:实现业财一体与降本增效
某年单据量高达2.6亿的企业,在引入合思档案之前,面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。传统的档案管理方式无法满足企业大量单据的处理需求,导致档案管理混乱,工作效率低下。合思档案的出现,为该企业带来了全新的解决方案。通过合思档案的多源采集、智能制档和档案管理等功能,该企业实现了业财一体,将业务数据与财务数据进行了有效整合,实现了管理自动化和流程精简。同时,合思档案的应用还帮助企业降低了成本,提高了工作效率,实现了文档自动化管理的显著成效。 -
集团型企业:标准化落地与合规低碳运营
集团型企业通常面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。某集团型企业在采用合思档案后,通过合思档案的权限管理、档案目录灵活扩展等功能,实现了档案管理的标准化落地。企业可以统一制定档案管理标准和流程,确保各个分支机构的档案管理工作规范一致。同时,合思档案的电子会计档案管理方式符合国家政策要求,实现了电子会计档案的合规管理。此外,电子档案的应用还减少了纸张的使用,实现了低碳环保,为企业的可持续发展做出了贡献,充分体现了文档自动化管理的优势。 -
多系统数据互联企业:数据共享与全生命周期管理
对于多系统数据互联的企业来说,档案管理低效、数据未有效整理利用是常见的问题。某多系统数据互联企业引入合思档案后,通过合思档案的多源采集功能,将各个系统中的数据进行了统一采集和存储,实现了数据的统一储存。同时,合思档案的穿透联查功能让企业能够形成完整的业务证据链,实现了数据的有效利用和共享。此外,合思档案还支持档案的全生命周期管理,从档案的生成、存储到利用和销毁,都进行了规范的管理,预估为企业节省总体成本30W +/年,实现了文档自动化管理的全流程优化。 -
K12民办教育集团:高效管理与工作效率提升
K12民办教育集团在档案采集、存储、整理和利用等环节往往存在低效问题。某K12民办教育集团采用合思档案后,通过合思档案的智能制档和档案应用功能,形成了多向、网状的管理结构。合思档案的多维检索和一站式预览功能让档案的查找和使用更加便捷,提高了工作效率。同时,合思档案的自动化管理功能减少了人工干预,降低了出错率,为教育集团的档案管理工作带来了极大的便利,实现了文档自动化管理在教育行业的成功应用。
合思档案以其全面的功能、显著的优势和丰富的应用案例,为企业提供了一套行之有效的电子会计档案管理解决方案,真正实现了企业的文档自动化管理。在政策推动、合规要求和企业降本增效的大背景下,电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念,不断迭代升级产品,为企业提供更优质、更高效的服务,助力企业在数字化转型的道路上取得更大的成功。