在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票的迅速扩张如同一场不可阻挡的变革风暴，正深刻地影响着企业的运营模式。与此同时，企业数字化转型的需求也愈发迫切，传统的纸质档案管理方式宛如一艘老旧的船只，在波涛汹涌的数字化海洋中显得力不从心，难以满足企业发展的需求。北京合思信息技术有限公司敏锐地捕捉到这一市场痛点，重磅推出合思档案，为企业量身打造电子会计档案管理解决方案，助力企业从容应对档案管理挑战，开启数字化管理的新篇章。
数电票时代档案管理新挑战
在数电票时代的大背景下，企业面临着档案管理的全新挑战。从政策层面来看，2025年将完成数电票的全覆盖，电子发票的接收和开具在政策上逐步实现合法合规。然而，数电票的管理要求极为特殊，比如必须以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等。这些特殊要求给企业的档案管理带来了前所未有的难度。
在纸电混合时代，企业更是遇到了诸多棘手问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困扰。纸质档案的存储需要大量的物理空间，每年的纸张、存储设备等费用支出不菲。而且，由于纸质档案的数据分散，难以进行有效的整合和分析，使得企业高管在决策时缺乏准确的数据支持。
财务人员则需耗费大量时间整理档案数据，工作枯燥繁复。他们需要手动将纸质票据录入系统，进行分类、编号、装订等操作，不仅效率低下，还容易出现错误。业务人员也深受报销流程繁琐之苦，需要填写大量的表格，提交各种票据，等待漫长的审批过程，大大影响了工作效率。
同时，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸张、存储设备、人力等方面的支出；高隐形成本则包括数据丢失、错误带来的损失以及查找档案所浪费的时间；高合规风险则是指企业如果不按照政策要求进行档案管理，可能会面临罚款、税务审计等风险。
合思档案解决方案全景展示
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够全方位满足不同角色的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助企业沉淀数据资产。通过对档案数据的整合和分析，企业可以深入了解自身的运营状况，发现潜在的问题和机会，为企业决策提供有力支持。同时，合思档案还能保障合规管理，确保企业的档案管理符合国家政策要求，降低合规风险。助力企业决策数智化，实现降本增效，让企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的神器。它可以实现档案数据同源，减少数据录入的工作量，避免数据错误。财务人员只需将电子票据上传到系统，系统就可以自动完成分类、编号、装订等操作，轻松完成档案管理。而且，系统还支持数据的实时更新和共享，方便财务人员随时查询和使用档案数据。
对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过系统在线查询企业的档案数据，进行审计工作，无需到企业现场进行实地检查。同时，系统还可以记录档案的操作历史，实现档案的可溯源，减少沟通成本，提高审计效率。
合思档案核心功能与卓越优势
合思档案具有多种核心功能和显著优势。在功能方面，它涵盖了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务和统计分析等。
在采集方面，合思档案支持多源采集，有接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。企业可以根据自身的需求选择合适的采集方式，实现档案数据的快速、准确采集。智能制档可实现电子凭证数据自动匹配组装，具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。系统可以自动对电子凭证进行真实性、完整性、准确性和合规性检测，以及业务逻辑检测，确保档案数据的质量。
档案管理支持权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号。企业可以根据不同的岗位和职责设置不同的权限，确保档案数据的安全性。档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，满足企业多样化的管理需求。系统规范预置档号可以提高档案管理的规范性和标准化程度。
档案应用可实现多维检索、一站式预览和多场景应用。企业可以通过关键词、时间、类别等多种方式进行档案检索，快速找到所需的档案数据。一站式预览功能可以让企业在一个界面上查看档案的详细信息，无需在多个系统之间切换。多场景应用则可以满足企业在不同业务场景下对档案数据的需求，如报销、审计、决策等。
合思档案的优势在于降本增效，它能节约纸张和整理成本，提升检索效率，确保管理合规。通过电子档案管理，企业可以减少纸张的使用，降低存储成本。同时，系统的智能检索功能可以让企业在短时间内找到所需的档案数据，提高工作效率。而且，合思档案符合国家政策要求，具备灵活承接和持续迭代的能力。它可以连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，确保企业的档案管理符合最新的政策要求。
合思档案应用场景与成功案例
合思档案在不同类型企业中都有成功应用案例。如年单据量2.6亿的企业，在引入合思档案之前，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。大量的纸质票据和电子票据混合在一起，难以进行统一管理。手工作业不仅效率低下，还容易出现错误。引入合思档案后，实现了业财一体、管理自动化和降本增效。系统可以自动采集、整理和存储档案数据，实现了档案管理的自动化。同时，业财一体的功能可以让企业的财务数据和业务数据实现实时共享，提高了企业的运营效率。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，通过合思档案的单套制管理方案，实现了档案管理标准化落地。在过去，该企业的档案管理存在着标准不统一、流程不规范的问题，导致档案数据的质量参差不齐。合思档案的单套制管理方案可以对档案数据进行统一的标准和流程管理，提高了档案管理的规范性和标准化程度。同时，系统还提升了整理匹配效率，减少了存储空间和纸张打印成本。
还有多系统数据互联的企业，在引入合思档案之前，各个业务系统之间的数据无法实现共享，形成了数据孤岛。这使得企业在进行决策时缺乏全面、准确的数据支持。合思档案可以打破数据孤岛，实现业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。系统可以将各个业务系统的数据进行整合和分析，为企业提供全面、准确的数据支持。同时，全生命周期管理功能可以对档案数据进行从产生到销毁的全过程管理，确保档案数据的安全性和完整性。
合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和显著的优势，已在众多企业中取得良好的应用效果。无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，选择合思档案都是企业数字化建设的明智之选。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，即可免费试用合思档案，开启企业档案管理的数字化之旅。
