在当今数字化浪潮席卷的时代，国家正大力推进电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，企业在电子凭证数字化转型的道路上并非一帆风顺，面临着诸多挑战。电子凭证全面数字化应用存在着凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等多重数字鸿沟，这些问题严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。在这样的大背景下，企业既面临着适应变革的挑战，也蕴含着提升财务管理效率、降低成本的机遇。合思作为一家专注于财务管理解决方案的企业，正是为帮助客户应对这些挑战而提供专业的解决方案。
数字阅读巨头的财务档案整理困境
以某知名头部数字阅读品牌为例，该企业在财务管理方面遭遇了重重痛点。在数据管理上，企业的数据分散在内部多个系统之中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况频繁出现。对于财务档案整理工作而言，数据的分散使得相关信息难以统一收集和整理，增加了工作的复杂性和难度。
该企业每个财务月均需处理单据量达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需进行打印粘贴。大量的打印粘贴工作让财务人员长期陷入低价值、机械性的操作中，人效极为低下。在财务档案整理环节，这种低效率的操作方式不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误和遗漏。
同时，全业务数据均需打印纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等流程，这造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中苦苦翻找，这种方式根本无法适应企业快速扩张的需求。在财务档案整理方面，纸质档案的管理不仅占用大量空间，还存在安全隐患，难以满足企业对档案管理高效、准确的要求。
合思量身定制的财务档案整理解决方案
合思针对该客户的问题，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
在发票管理方面，方案中包含发票OCR识别验真功能。通过先进的OCR技术，能够快速准确地识别发票信息，并进行验真，有效保障企业费用合规。这对于财务档案整理来说，确保了发票信息的真实性和准确性，为后续的入账和归档工作提供了可靠的基础。
审批流转路径清晰可视，企业可以有效管理员工借款与核销。在财务档案整理过程中，清晰的审批记录能够方便财务人员对相关业务进行追溯和核对，确保财务数据的完整性和准确性。
该方案实现了财务准确性，能够帮助企业通过审计，符合上市要求。同时，在财务及时性方面也有显著提升，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。这意味着企业能够更快地完成财务结算和档案整理工作，提高了财务管理的效率。
方案还灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。这一模式不仅提升了员工的工作体验，也使得财务数据能够实时、准确地收集和整理，为财务档案整理工作提供了便利。
合思方案带来的财务档案整理显著成果
- 增效成果
合思的解决方案在增效方面表现出色。企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通。这使得财务档案整理工作更加高效，减少了沟通成本和时间浪费。
在档案整理效率上，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。通过数字化的管理方式，财务档案能够快速、准确地进行分类和整理，大大提高了工作效率。
- 降本成果
在降本方面，方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。这意味着企业在费用支出上更加合理，减少了不必要的成本浪费。在财务档案整理过程中，费用的合理控制也使得相关档案的整理更加清晰和规范。
同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。传统的手工记账和档案整理方式不仅效率低下，还容易出现错误。数字化的解决方案实现了自动化记账和档案管理，降低了人力成本。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。电子凭证的应用取代了大量的纸质凭证，减少了纸张的使用和相关的印刷、存储成本。而且，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。这对于企业来说，不仅降低了成本，还提高了档案管理的安全性和便捷性。
- 合规成果
在合规方面，发票OCR识别验真功能有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。这些措施确保了企业的财务活动符合相关法律法规和内部管理制度的要求，为财务档案整理提供了合规保障。
方案保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，使得企业的财务档案整理工作更加规范和合法。
- 先进成果
合思的解决方案具有先进性。灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。这种模式不仅提升了员工的工作体验，也推动了企业财务管理的数字化转型。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展做出了贡献。在财务档案整理方面，数字化转型使得档案管理更加高效、环保和安全。
合思解决方案优势与财务档案整理未来展望
合思的财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。这对于财务档案整理工作来说，提供了更加全面、高效的解决方案。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、自动记账等，还提供定制化服务、持续更新升级等保障，已经赢得了众多客户的信赖和好评。
如果您的企业也想在财务档案整理方面实现数字化转型，提升财务管理效率，降低成本，欢迎拨打400 – 105 – 6505与合思联系，或者访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用我们的解决方案，共同开启财务数字化转型之旅。
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